Можно ли зарплатные карты перечислять командировочные
Содержание статьи
Правила перечисления командировочных на карту сотрудника. Образец платежного поручения
Работодатель обязан оплатить командировку и вправе переводить командировочные суммы на зарплатную карту сотрудников.
Однако такое условие должно быть оговорено документально.
В настоящей статье разберемся, как правильно сделать перевод.
Можно ли перечислить на зарплатную карточку сотруднику?
Чтобы перевод на зарплатную карту считался законным, должны соблюдаться условия:
- В договоре с банком оговорена возможность перечисления командировочных сумм на карточку. Когда такого пункта нет, все переводимые суммы относят к заработной плате, они подлежат обложению налогами.
- В платежном поручении правильно указано назначение платежа.
- Ошибки и опечатки в платежках не допускаются.
Если условия соблюдены, ничто не мешает работодателю перечислить командировочные суммы работнику за банковскую карту.
Если перевод не будет обозначен командировкой, придется платить подоходный налог.
Либо банковская организация его совсем не пропустит, и командированное лицо останется без денег.
Порядок выдачи аванса на командировку.
Как передать деньги — порядок перечисления
Ряд действий для возможности перечисления командировочных средств на зарплатную карту:
- Оформляются нормативные акты, регулирующие командировки и выплаты по ним.
- Каждый работник должен под подпись ознакомиться с актами.
-
Перед отправкой в командировку работник пишет заявление с обозначением данных:- согласие на перечисление средств на карту;
- согласие на контроль за состоянием счетом.
Приказ должен содержать обязательную информацию:
- наименование компании;
- Ф.И.О., должность и структурное подразделение командируемого сотрудника;
- период командировки;
- дата издания приказа;
- подпись руководителя;
- виза ознакомления с приказом самого сотрудника.
После издания приказа и ознакомления с ним сотрудника организация перечисяет положенные командировочные суммы.
Они должны выплачиваться до отъезда в командировку. Однако не всегда денег хватает, тогда платежным поручением переводится компенсация за излишне израсходованные средства.
На основании специального положения на карту сотруднику суточные, компенсация расходов за проезд и аренду жилья.
Важно! Обязательное условие — в поле назначение платежа платежного поручения должно содержать фразу — «командировочные нужды».
Назначение платежа в платежном поручении
Чтобы правильно заполнить платежное поручение по перечислению сумм на командировку, требуется придерживаться алгоритма действий:
- иметь реквизиты счета, на который будут переводиться средства, для контроля отправки денег на нужные реквизиты;
- назначение платежа обязательно прописывается как «подотчетные суммы на командировочные расходы»
Именно правильное отображение назначения платежа позволит обезопасить компанию от претензий при проведении проверок.
Формулировать назначение платежа можно по-разному. Главное, чтобы была фраза о подотчете.
Пример 1
«Перечисление средств под отчет на банковский счет сотрудника Кузина А.А. согласно приказу от 25.01.2019 №20. Без НДС»
Пример 2
«Компенсация перерасхода командировочных сумм сотруднику Петрову П. П. по авансовому отчету от 26.02.2019 г №45. Без НДС»
Пример заполнения
Ошибки и описки в документе недопустимы. Платежное поручение рекомендуется заполнять правильно. При допущении ошибок банк может отменить или просто не провести перевод.
Также неверно составленная платежка является основанием для наложения штрафной санкции налоговиками.
Важно! Правильное обозначение назначения платежа станет убедительным доказательством того, что перечисленные средства не относятся к доходу сотрудника.
Выводы
По представленной теме сделаем несколько основных выводов:
- Командировочные средства разрешено переводить на зарплатную карту сотрудника.
- Внутренние положения компании должны содержать порядок перечисления безналичных средств на команировку.
- Работник должен быть ознакомлен с внутренними положениями организации под подпись.
- Средства перечисляются работнику на основании приказа о командировки.
- Безналичный перевод осуществляется с
- мощью платежного поручения.
- Назначение платежа в платежке должно содержать информацию о компенсации командировочных расходов или выдаче средств под отчет. Иначе с выплаченных средств придется платить налоги: НДФЛ и страховые взносы.
- Неправильно оформленная платежка грозит штрафными санкциями организации.
Источник
,
- ,
82398 2013
: 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554 10 2013 .
: , , .
, . , . , , .
!
, , . .
, , . , . , ( 24 2008 . 14-27/513). , . .
: ,
: . , , . , , , .
, , , . . (. ).
, .
- :
- 2021
- 2021 : , ,
- : 2021
- 2021:
:
- ,
(0)
:
,
- ,
- .
!
, . , .
—
Источник
Перечисляем деньги под отчет на банковскую карту сотрудника
Перечисление под отчет денег на карточку работника намного удобнее по сравнению с наличными расчетами: не нужно оформлять кассовые документы, ездить в банк для снятия наличных денежных средств.
Однако, как показывает практика, эти удобства перечеркиваются списанием поступивших денег в уплату долгов работника (например, кредитов), блокировкой карточки работника.
Подотчетные деньги компания может перечислить на зарплатную либо личную банковскую карту работника.
В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды (приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы). Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ (распоряжение, решение), подписанное руководителем компании. Необходимости оформлять работнику заявление на выдачу денежных средств под отчет нет.
При этом выдача (перечисление на банковскую карту) подотчетных сумм может осуществляться и при наличии задолженности у подотчетного лица.
Законодательством не установлен конкретный срок, в течение которого работник должен отчитаться о потраченных подотчетных суммах. Согласно п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, работник обязан предоставить в бухгалтерию отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы. Если такого приказа в компании нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (Письмо ФНС РФ от 24.01.2005 г. № 04-1-02/704).
Важно! Денежные средства, выдаваемые под отчет своим сотрудникам, могут перечисляться на банковские карты сотрудников для осуществления операций, связанных:
- с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
- с командировочными расходами;
- с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов (Письмо Минфина РФ от 21.07.2017 г. № 09-01-07/46781).
Как правило, подотчетные деньги перечислить на банковскую карту, на которую компания перечисляет заработную плату работника.
Для перечисления подотчетных денег на банковскую карту работника, в компании издается приказ, образец которого приведен ниже:
_____________________________________________________________________
АО «Лютик»
ПРИКАЗ №2/1
о перечислении подотчетных сумм на банковскую карту работника
9 января 2019 г. г. Москва
В целях приобретения хозяйственных товаров
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Перечислить на банковскую карту работника Цветочкина Т.Е. 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей для приобретения хозяйственных товаров по следующим реквизитам:
номер карты 845044442000008882, счет номер 40817425550000567044 в Банк ПАО ОТП, БИК банка 044573474.
2. Ответственным за исполнение приказа назначить начальника финансового отдела П.Г. Ромашкину.
Генеральный директор Д.И. Лютиков
_________________________________________________________________________
Как отмечают финансисты, «…учитывая положения ст.8 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 г. № 03-11-11/42288)».
В Учетной политике можно сделать ссылку на утвержденное компанией Положение о расчетах с подотчетными лицами.
Фрагмент Положения:
АО «Лютик»
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Приложение №1
_____________ Д.И. Лютиков
«01» января 2019 г.
О порядке выдачи денежных средств под отчет, представлении, проверки и утверждения авансовых отчетов АО «Лютик»
Приложение №1 к приказу №48 от 01.01.2019 г.
ПОЛОЖЕНИЕ о расчетах с подотчетными лицами
Настоящее Положение разработано в соответствии:
- с Указом ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 г. № 3210-У;
- Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ;
- Приказом Минфина России «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 г. №94н;
- Трудовым кодексом РФ.
Целью Положения является обеспечение правильности учета и контроль при расчетах с подотчетными лицами АО «Лютик».
Порядок выдачи денежных средств под отчет
Денежные средства под отчет перечисляются либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.
Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет, устанавливаются Приказом компании.
Денежные средства перечисляются под отчет независимо от наличия задолженности подотчетного лица по предыдущим подотчетным суммам.
Физические лица, подписавшие с АО «Лютик» договор гражданско-правого характера на выполнение работ или оказание услуг в период действия этого договора, также имеют право получать денежные средства под отчет из кассы АО «Лютик».
Основание для выдачи денежных средств под отчет
Денежные средства под отчет перечисляются на основании приказа АО «Лютик», подписанного руководителем. Ответственным за подготовку приказа является административно-хозяйственный отдел.
Приказ должен содержать следующие сведения:
- дата;
- фамилия имя отчество (ФИО) подотчетного лица;
- сумма аванса;
- срок, на который перечисляется аванс;
- подпись руководителя или уполномоченного лица по доверенности.
Способы выдачи подотчетных сумм
Подотчет выдается работнику безналичным перечислением с расчетного счета АО «Лютик» на зарплатную карту сотрудника (Письмо Минфина РФ от 21.07.2017 г. № 09-01-07/46781).
Проблемы с блокировкой банковской карты
В последнее время встречаются судебные разбирательства, связанные с блокировкой банковской карты, на которую перечисляются подотчетные деньги.
Блокировка карты является процедурой технического ограничения на совершение операций с её использованием, предусматривающая отказ банка в предоставлении авторизации (получения от банка разрешения, необходимого для использования операции с картой, и обязывающая банк исполнить распоряжение ее держателя), то есть ограничение дистанционной возможности управления счетом.
Это связано с тем, что банк обязан документально фиксировать информацию, полученную в результате реализации правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, в случаях выявления необычных операций.
По этой причине банк вправе запросить, а клиенты обязаны предоставить в банк необходимую информацию (п. 14 ст. 7 Закона от 07.08.2011 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», п. 4.1 Положения о требованиях к правилам внутреннего контроля кредитной организации в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, утв. Банком РФ от 02.03.2012 г. № 375-П).
Важно! При этом действующее законодательство в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма не ограничивает кредитные организации в части объема запрашиваемых у клиентов документов.
В свою очередь, клиенты обязаны предоставлять организациям, осуществляющим операции с денежными средствами или иным имуществом, информацию, необходимую для исполнения указанными организациями требований данного федерального закона, включая информацию о своих выгодоприобретателях и бенефициарных владельцах (п. 14 ст.7 Закона № 115-ФЗ).
Например, в одном из рассмотренных судебных дел, в период с ноября 2016 г. по январь 2017 г. на счет банковской карты физического лица производились регулярные зачисления крупных денежных сумм. Перечисления осуществлялись ровными суммами, с назначением платежа «В под отчет на хозяйственные нужды». Общая сумма денежных средств, перечисленных на счет, составила: 2 платежа по 250 тысяч рублей, 17 платежей по 100 тысяч рублей.
Банком запрошены пояснения по операциям зачисления денежных средств, а также документы, подтверждающие экономический смысл проведенных операций.
В ответ на запрос Банка клиентом предоставлены следующие документы: приказ о приеме на работу на должность главного бухгалтера, трудовой договор, квитанции к приходным кассовым ордерам с назначением «возврат от подотчетного лица». Иные документы, подтверждающие оприходование денежных средств в кассу организации, не были представлены. Пояснения о причинах многократного возврата в кассу предприятия полученных в под отчет денежных средств клиентом представлены не были.
Из анализа представленных документов Банком был сделан вывод, что операции клиента не имели явного экономического смысла. Представленная информация и документы не позволили исключить подозрения в сомнительном характере проведенных клиентом операций. С учетом всей имеющейся в распоряжении Банка информации было принято решение о признании операций клиента подозрительными.
Впоследствии, в судебном заседании работница подтвердила, что данные денежные средства в наличной форме ею использовались для расплаты с контрагентами по хозяйственным договорам. Если контрагент не мог принять оплату, деньги она сдавала в кассу, но делала это только для банка, продержав их некоторое время у себя.
Судом действия ПАО «Сбербанк» признаны законными (Решение Буденновского городского суда (Ставропольский край) от 07.06.2018 г. №2-563/2018).
Но если представить своевременно в банк все документы и пояснить суть операций, то оснований для блокировки карты не будет. Как отмечено в Определении Московского городского суда от 07.09.2016 г. № 4г-10455/2016 «…физическое лицо не занимается предпринимательской деятельностью и перечисление денежных средств на его личную карту не может считаться предпринимательской деятельностью, равно как и доводы об отсутствии запрета на перечисление организацией подотчетных сумм на личные карты сотрудников, поскольку они основаны на неверном толковании норм материального права и не подтверждены доказательствами».
Что нужно написать в платежном поручении на перечисление подотчетных денег?
Для того чтобы исключить возможные проблемы с банком, при перечислении подотчетных сумм на карточку работника в платежном поручении необходимо в поле 24 «Назначение платежа» указать «Перечисление средств под отчет на оплату хозяйственных расходов».
Такая формулировка позволить исключить налоговые риски, ведь при налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные, на банковские карты сотрудников, налоговые органы могут квалифицировать как заработную плату. Соответственно на эти суммы, по мнению налоговых органов, могут быть начислены НДФЛ и страховые взносы.
Источник
2020
3186820 2020
2020 — — . . , . , .
‑. «» ,
«»,
2020
, . . , .
, . . , . (. 15.1 ). , : .
! .
15
:
- ;
- .
. , , « , ». , , .
«»
, . , , . . .
, , , . , ( 21.07.2017 09-01-07/46781, 25.08.2014 03-11-11/42288).
— . , .
, :
1 2020 . 20 « » ( 21.02.2019 12-). , . , .
(. 1 5286-). «1». «2» , . , .
«3» — (. 2 . 101 229-). , (. 2 5286-). , .
20 . , , 24 « » . .
, , . «-», . . , «-00». , , , «», . «////15 000-00//».
, , .
1 2020 . — . , 20. 24 . , — .
2020
, . , . , .
, , . , .
, . , , 6.3 11.03.2014 3210- .
, , . , . , (. 6.3 . 6 11.03.2014 3210-).
,
«» —
, : 8 800 505 87 17
- :
- 2018
- : 10
:
- , ,
(0)
:
,
- 12.04.
- —
- ,
- ,
- 2021
!
, . , .
—
Источник