Можно ли в счетах фактурах использовать буквы
Содержание статьи
Нюансы нумерации счетов-фактур не по порядку в 2021 году
«Нумерация счетов-фактур не по порядку 2021» — почему этот запрос встречается в поисковых системах? Является ли нарушением ошибка в нумерации и влечет ли за собой какие-либо санкции? Об этом вы узнаете из нашей статьи.
Чем руководствоваться при нумерации счетов-фактур
Перечень обязательных реквизитов отгрузочного, авансового и корректировочного счетов-фактур содержится в пп. 5, 5.1 и 5.2 ст. 169 НК РФ соответственно. Одним из таких реквизитов является порядковый номер. При этом порядка нумерации счетов-фактур сам Налоговый кодекс не устанавливает и отсылает нас к подзаконному акту — постановлению Правительства РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ). Для 2020 года подобным документом является постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
Однако в части вопросов нумерации счетов-фактур ничего не изменилось. Таким образом, со времени вступления в силу постановления № 1137 принципиальных новшеств по нумерации в его тексте не было. Некоторые уточнения имели место летом 2014 года (постановление Правительства РФ от 30.07.2014 № 735), когда был определен вид разделительного знака, используемого в счетах-фактурах обособленных подразделений, участников товариществ и доверительных управляющих. Таким знаком стала косая черта (дробь, слеш) — «/» (ранее говорилось просто о разделительной черте, но не уточнялось, слеш имеется в виду или тире).
Основные тезисы нумерации счетов-фактур привели эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению.
О последних изменениях, которые существенно меняли форму и правила заполнения счета-фактуры, читайте здесь.
Каковы правила нумерации счетов-фактур
Основное (и единственное) правило — номера присваиваются в хронологическом порядке по мере составления/выставления счетов-фактур (подп. «а» п. 1 правил заполнения счета-фактуры, подп. «а» п. 1 правил заполнения корректировочного счета-фактуры).
Период возобновления нумерации организация может установить в учетной политике самостоятельно в зависимости от количества оформляемых ею документов. Например, возобновлять нумерацию можно с начала очередного года, квартала, месяца. Единственное, против чего высказывались чиновники, — это ежедневная нумерация счетов-фактур с первого номера (письмо Минфина России от 11.10.2013 № 03-07-09/42466).
Номера счетов-фактур могут состоять не только из цифр: допускается использование буквенных префиксов и цифровых индексов. Последние в обязательном порядке проставляются в счетах-фактурах:
- обособленных подразделений (номер документа через слеш дополняется цифровым индексом ОП, закрепленным в учетной политике);
- участников товариществ или доверительных управляющих (также через слеш указывается принятый в компании индекс операции по конкретному договору).
Подробнее о реквизитах счета-фактуры и их значимости для этого документа читайте в этой статье.
Можно ли отдельно нумеровать авансовые или корректировочные счета-фактуры
Прямое указание на единую хронологию всех составляемых налогоплательщиком счетов-фактур появилось в 2012 году с выходом постановления № 1137. В действовавшем ранее постановлении Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 таких норм не было, поэтому зачастую бухгалтеры счета-фактуры на отгрузку и на предоплату нумеровали отдельно — так было удобно. Теперь этого делать не стоит, чтобы не вызвать нареканий со стороны проверяющих.
Однозначно против отдельной нумерации авансовых счетов-фактур выступает Минфин России (письма от 16.10.2012 № 03-07-11/427 и 10.08.2012 № 03-07-11/284). Если есть желание или потребность как-то выделять счета-фактуры на аванс, допустимо использовать буквенный префикс (например, А или АВ) к номеру, который укладывается в единую хронологию.
Об оформлении счетов-фактур на аванс подробнее читайте в статье «Правила выставления счета-фактуры на аванс в 2020 — 2021 годах».
Что касается счетов-фактур корректировочных, то в правилах заполнения четко говорится, что им порядковые номера присваиваются в общем хронологическом порядке. Этот порядок нужно соблюдать.
Номера идут не по порядку: накажут ли продавца
Ошибки случаются у всех, и нарушение нумерации счетов-фактур, увы, не редкость. Наиболее часто встречаются пропуски номеров или несоблюдение хронологии (у более позднего по дате счета-фактуры номер меньше, чем у предыдущих, или наоборот). Задвоение — случай более редкий, т. к. в основном все работают с бухгалтерскими программами и присвоить один номер разным документам попросту не позволяет ПО.
Привести нарушенную нумерацию в хронологический порядок чрезвычайно сложно, поскольку в результате перетасовки счетов-фактур «поползут» номера более поздних документов, которые уже переданы покупателям. Поэтому встает вопрос: а надо ли это делать?
Отвечаем: необязательно, т. к. ответственности за нарушение правил нумерации счетов-фактур для продавца налоговое законодательство не предусматривает. В ст. 120 НК РФ говорится о штрафе за отсутствие счетов-фактур, но применить ее к ситуации с «выпавшими» номерами нельзя. Говорить об отсутствии счетов-фактур можно лишь тогда, когда есть обязанность по их выставлению, но она не выполнена, — пропуск номера сюда не относится. Однако все это не означает, что правило единой хронологии можно игнорировать.
Отразится ли скачущая нумерация на покупателе
Скорее всего, не отразится. Ошибка в номере счета-фактуры не препятствует идентификации продавца, покупателя, наименования товаров (работ, услуг) и их стоимости, ставки и суммы НДС, а значит, оснований для отказа покупателю в вычете не дает (п. 2 п. 169 НК РФ). Во всяком случае, подобные претензии контролеров уже давно легко оспариваются. По мнению некоторых судов, даже отсутствие номера в счете-фактуре не должно лишать вычета по НДС (постановления ФАС Центрального округа от 08.04.2013 по делу № А14-7612/2011, ФАС Московского округа от 10.08.2011 по делу № А41-41420/09).
О других нефатальных ошибках в счете-фактуре читайте в материале «Какие ошибки в заполнении счета-фактуры не критичны для вычета НДС?».
Итоги
Одним из обязательных реквизитов каждого из типов счета-фактуры является его порядковый номер. Слово «порядковый» предполагает нумерацию по порядку по мере оформления документов. Однако соблюсти ее получается не всегда, а попытка упорядочивания отражается на нумерации документов, выставленных позже тех, на номере которых произошел сбой. Ответственность за скачущие или отсутствующие номера не предусмотрена. Вычету ошибки в номере не препятствуют.
Источники:
- Налоговый кодекс РФ
- Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137
Источник
Нумерация счетов-фактур в 2021 году
Нумерация по счетам-фактурам в течение нескольких лет приводит к тому, что цифры на бумагах становятся все больше и больше. Это не очень удобно при ведении учета, так как приходится оперировать объемными номерами. По этой причине некоторые предприятия, как правило, крупные, начинают нумерацию с единицы каждый месяц, год или квартал. Однако согласно Письму Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427 политика организации в этой сфере имеет некоторые нюансы. В том же документе не было разъяснено, как именно вести нумерацию. По этой причине данная операция до сих пор вызывает массу вопросов.
Законодательная база
Стандартные реквизиты счетов-фактур по отгрузке, авансам и корректировке изложены в пунктах 5, 5.1 и 5.2 НК РФ. Порядковый номер также считается реквизитом. Однако в законе нет порядка нумерации. Особенности этой операции прописаны в Постановлении РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. В частности, отсылка к этому нормативному акту содержится в пункте 8 статьи 169 НК РФ.
Порядок нумерации не редактируется уже много лет. Одни из последних новшеств были внесены в 2014 году: в постановлении был указан разделительный символ, который используется при составлении документации. Данный закон касается следующих структур:
- Обособленных подразделений.
- Доверительных менеджеров.
- Лиц, участвующих в товариществе.
В частности, для разделения нужно использовать знак «/».
Правила нумерации
Главное правило нумерации – присвоение цифр в хронологическом порядке: номера указываются по мере выставления. Возобновлять нумерацию разрешается. Это неизбежно, если компания работает долгое время. Обязательно нужно отразить периоды возобновления в учетной политике компании. Период может быть следующим:
- Месяц.
- Квартал.
- Год.
Однако постановление правительства ограничивает возобновление нумерации: ежедневно начинать ее сначала нельзя. Это будет считаться нарушением.
Периодичность обновления зависит от документооборота конкретного предприятия. Чем больше бумаг заполняется, тем чаще происходит возобновление номеров.
Разновидности номеров счетов-фактур
Номера могут состоять как из цифр, так и букв. Буквенные обозначения обязательно должны быть при документообороте в следующих структурах:
- Обособленные подразделения. После номера нужно указать индекс в цифрах. Значения разделяются слешем (/). Индекс определяется компанией и прописывается по конкретному договору.
- Люди, состоящие в товариществе, или доверительные менеджеры. Индекс через слеш должен быть указан и в этом случае.
Соблюдение правил важно не только для исполнения нормативных актов. Правильная нумерация обеспечивает упорядоченный документооборот, предупреждает путаницу.
Особенности проставления буквенных значений
Некоторые из предприятий нумеруют документы авансового и корректировочного типа при помощи разных буквенных обозначений и цифр. К примеру, авансовым счетам-фактурам присваивается буква А, корректировочным – В. Данная мера позволяет быстро отыскать нужные документы. Однако рассматриваемый метод использовать не рекомендуется, так как разрешений на это в законе нет.
Существует риск того, что покупатель, обнаружив буквенное обозначение, потребует исправление бумаг. Мотивация лица – предупреждение возникновения проблем при налоговой проверке.
ВНИМАНИЕ! Существует компромиссный метод. Можно присваивать счету-фактуре одновременно и официальный, и вспомогательный номер. Данная мера нарушением считаться не будет. Указывать вспомогательный номер можно не только в бухгалтерской программе, но и в самом документе. Однако дополнительное значение не нужно упоминать в графе «Номер». Оно указывается после всех реквизитов в графе «Справочно». Разрешение на использование дополнительных номеров дано в письмах Минфина.
Разрешено ли раздельно ставить номера на разные счета-фактуры?
Позволительно ли ставить номера в авансовых или корректировочных счетах-фактурах отдельно? Необходимость единой хронологии установлена Постановлением РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. До этого года такой нормы не существовало, а потому бухгалтеры зачастую проставляли различную нумерацию на счетах-фактурах по отгрузкам и предоплате. Такой порядок считался наиболее простым, однако сейчас он запрещен. В обратном случае могут выявиться нарушения при проверке.
Отдельная нумерация однозначно запрещена также Письмом Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427. Если требуется выделить счета-фактуры по авансу, можно воспользоваться буквенным значением. Буквы должны соответствовать единой хронологии, к примеру, это могут быть значения «А», «АВ».
Существуют также отдельные нормы заполнения корректировочных СФ. Они обязательно должны быть указаны в хронологическом порядке.
Наказание за неправильную нумерацию
При присвоении номеров счетам-фактурам довольно часто возникают ошибки. Наиболее распространенные из них:
- Пропуск номеров.
- Игнорирование необходимости хронологии.
- Присвоение одного и тоже же номера одному и тому же документу.
Последняя ошибка встречается довольно редко, так как большинство бухгалтеров пользуются специальными программами. ПО предупреждает раздвоение.
Нарушение порядка нумерации – самый сложный случай. Для исправления нарушения придется потратить немало времени и сил. Ошибка в хронологии одного номера приводит к тому, что «ползут» и другие цифры. Получается, что в счетах-фактурах, уже переданных покупателю, указаны неверные номера.
Нужно ли исправлять нумерацию? Данная мера имеет смысл, если ошибка допущена в последнем номере документа, который пока не передан покупателю. Если же ошибка касается позднего номера, исправлять ее необязательно. Никаких наказаний продавец за данное нарушение не несет.
ВНИМАНИЕ! В статье 120 НК РФ указано, что отсутствие счетов-фактур по выполненным операциям влечет за собой штраф. Эти наказания не касаются неправильных номеров. Однако правильная нумерация важна в любом случае. На это обращается внимание при проверках.
Как отражается неправильная нумерация на покупателе?
В большинстве случаев неправильная нумерация не оказывает никакого влияния на покупателя. Ошибки не мешают:
- идентификации сторон договора;
- названию ТРУ, их стоимости;
- ставке и совокупности НДС.
То есть покупатель не получит отказ в вычете, о чем говорится в пункте 2 статьи 169 НК РФ. Если контролер предъявит свои претензии, их можно оспорить, о чем свидетельствует судебная практика. Исходя из судебных решений, можно сделать вывод о том, что даже полное отсутствие нумерации не может являться основанием для вычета НДС.
Источник
В номере счета-фактуры допустимы буквы
- Главная
- Статьи
- Отчетность
- Бухгалтерская отчетность
221722 мая 2012
В номере счета-фактуры допустимы буквы
— Сейчас при продаже товаров через обособленное подразделение в номере счета-фактуры надо ставить цифровой индекс филиала через разделительную черту. Это единственно возможный способ нумерации счетов-фактур?
— Да, все верно. При выставлении обособленными подразделениями счетов-фактур от имени компании их порядковый номер дополняют через разделительную черту цифровым индексом подразделения, установленным в приказе об учетной политике. Таковы требования пункта 5 статьи 169 НК РФ и пункта 1 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137.
— А как быть с буквенным префиксом, который раньше допускался в номере? Например, у нашей компании у подразделения раньше счета-фактуры были с таким номером: С-000348. Выходит, что теперь букв быть не должно?
— Формально порядковый номер должен состоять из цифр. Однако наличие в счете-фактуре дополнительных сведений не является основанием для отказа в вычете. Ведь в НК РФ нет запрета на этот счет. Так что если компания напишет букву, покупатель не лишится вычета из-за этого.
Комментарий «УНП». Налоговая служба согласна с тем, что наличие в счете-фактуре дополнительных реквизитов не мешает вычетам. Такую выгодную для компаний позицию налоговики высказали в письме от 26.01.12 № ЕД-4-3/1193. Заметим, что безопаснее, чтобы дополнительные реквизиты не нарушали последовательности обязательных граф счета-фактуры. Их можно приводить в конце документа, тогда у покупателя точно не возникнет проблем с вычетом.
В журнале регистрируют и нулевые счетафактуры
— Первый раз получили от сотового оператора счет-фактуру, в котором во всех графах стоят нули. Требуется ли зарегистрировать его в книге покупок?
— А в связи с чем сотовый оператор выставил вашей компании такой необычный счет-фактуру?
— Это связано с тем, что телефонный номер, за который нам выставили счет-фактуру, сейчас заблокирован. Но оператор каждый месяц выставляет нулевой документ, потому что номер зарегистрирован на нас.
— В таком случае счет-фактуру надо зарегистрировать только в журнале учета. То есть без регистрации в книге покупок. Все полученные счета-фактуры регистрируют в хронологическом порядке в части 2 журнала учета. Основание — пункт 3 приложения 3 к постановлению № 1137. А вот в книге покупок отражают лишь те документы, которые дают право на вычет.
Как восстановить НДС при срыве поставки
— Мы перепродаем товары. В прошлом месяце получили предоплату от одного из наших покупателей и перечислили ее поставщику. Однако недавно поставщик сообщил, что не сможет отгрузить нам товар, так как он предназначается для региона, где есть официальный дилер, поэтому они не вправе осуществлять продажи. Какие документы нам нужно составить, чтобы у нашего покупателя не возникло проблем при восстановлении НДС с авансов?
— Я правильно понимаю, что вашей компании поставщик вернул предоплату, которую вы ему перечисляли? А в платежном поручении он написал, что производит возврат ошибочно перечисленного платежа?
— Да, все так. Мы в свою очередь вернули эту предоплату своему покупателю как ошибочную.
— В такой ситуации вашему покупателю необходимо восстановить авансовый НДС в том налоговом периоде, в котором ваша компания вернула ему предоплату. Такой порядок предусмотрен подпунктом 3 пункта 3 статьи 170 Налогового кодекса. Для этого покупателю понадобится зарегистрировать в книге продаж счет-фактуру, по которому НДС был принят к вычету. У вашей компании при возврате предоплаты покупателю налог, перечисленный с этого аванса, подлежит вычету. Следовательно, счет-фактуру, зарегистрированный в книге продаж при получении аванса, вам понадобится зарегистрировать в книге покупок (п. 22 приложения 4 к постановлению № 1137. — Примеч. ред.).
— Должен ли поставщик писать нам письмо о конкретной причине срыва данной поставки?
— Нет, в таком письме нет необходимости. Достаточно будет приложить к копии счета-фактуры договор с поставщиком, содержащий условие о предоплате. А также копию платежного поручения на возврат суммы аванса и документы о расторжении или изменении условий договора.
Месяц в счете-фактуре можно писать и цифрами, и словами
— У нас вышел спор с новым контрагентом. Он считает, что месяц в дате выставления счета-фактуры надо писать только словами. Например, 15 июня. Мы считаем, что это не обязательно, то есть месяц можно проставить цифрой. Например, 15.06. Кто из нас прав?
— Размер поля для реквизита «дата» в бланке счета-фактуры позволяет сделать вывод, что наименование месяца по задумке законодателя надо писать словами. Это видно из форм обычного и корректировочного счета-фактуры, приведенных в приложениях 1 и 2 к постановлению № 1137.
— Но ведь ни в Налоговом кодексе, ни в правилах заполнения нового счета-фактуры об этом ничего не говорится.
— Все верно, так что компании вправе заполнять реквизит «месяц» как прописью, так и цифровым кодом. Главное, чтобы эти данные были заполнены. Ведь порядковый номер и дата составления являются обязательными реквизитами счета-фактуры. Основание — подпункт 1 пункта 5 и подпункт 1 пункта 5.1 статьи 169 НК РФ.
Комментарий «УНП». Компании, которая решила обозначать в дате счета-фактуры месяц не словами, а цифрами, безопаснее закрепить этот способ оформления в своей учетной политике для целей НДС. Это поможет снизить риск спора с контрагентами и инспекторами.
Статьи по теме в электронном журнале
Источник