Можно ли в расходном кассовом ордере печатать сумму получил
Содержание статьи
Можно ли автоматизированным способом печатать сумму прописью в строке «Получил» расходного ордера вместо того, чтобы писать ее от руки? — Audit-it.ru
ИА ГАРАНТ
Обязательно ли в расходном кассовом ордере графу «Получил» (сумма прописью) получатель должен заполнять от руки, или допускается компьютерный вариант заполнения этой графы? Нужно ли ставить прочерк, если остается свободное место после суммы прописью до слова «руб.»?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
В настоящее время вполне допустимо заполнение строки «Получил (сумма прописью)» расходно-кассового ордера автоматизированным способом. В то же время не противоречит законодательству РФ и ранее применяемый собственноручный способ заполнения данной строки.
Свободное место, оставшееся в строке «Получил (сумма прописью)» расходного кассового ордера после того, как в данную строку внесено соответствующее значение, прочеркивать не обязательно. Однако и проставление прочерка в данном случае ошибкой являться не будет.
Обоснование позиции:
Порядок заполнения строки «Получил (сумма прописью)»
В настоящее время порядок выдачи денежных средств из кассы организации (индивидуального предпринимателя) регламентирован Указанием Банка России от 11.03.2014. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У). Указание N 3210-У вступило в силу с 01.06.2014, ранее ведение кассовых операций регулировалось Положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 373-П).
Указание N 3210-У, как и ранее действовавшее Положение N 373-П, устанавливает, что выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам 0310002 (п. 6 Указания N 3210-У). Форма данного документа и указания по его заполнению (далее — Указания по заполнению РКО) утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
Указания по заполнению РКО порядок заполнения строки «Получил (сумма прописью)» не регламентируют.
Пунктом 6.2 Указания N 3210-У определено, что при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер 0310002 получателю наличных денег для проставления подписи. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере 0310002. Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не сверил в расходном кассовом ордере 0310002 соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью, и не пересчитал под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.
Порядок выдачи наличных денег, предусмотренный ранее действующим Положением N 373-П, был практически аналогичным нынешнему, но содержал одно существенное отличие. Так, п. 4.3 Положения N 373-П было прямо установлено, что при получении наличных денег из кассы получатель денежных средств должен указать получаемую сумму наличных денег (рублей — прописью, копеек — цифрами) и подписать расходный кассовый ордер.
Таким образом, до 01.06.2014 заполнение строки «Получил (сумма прописью)» в расходном кассовом ордере должно было осуществляться получателем наличных денег только собственноручно. Оформление этой строки за получателя наличных денег кассиром или выдача уже заполненного расходного кассового ордера, сформированного с использованием средств автоматизации, являлось нарушением кассовой дисциплины.
В настоящее время Указание N 3210-У требует от получателя денежных средств проставления в расходном кассовом ордере только личной подписи, положений, обязывающих его указывать «от руки» получаемую сумму, Указание N 3210-У не содержит.
В связи с этим мы считаем, что на сегодняшний день заполнение строки «Получил (сумма прописью)» расходно-кассового ордера автоматизированным способом вполне допустимо. В то же время не противоречит законодательству РФ и ранее применяемый способ заполнения данной строки.
Отметим также, что действующая форма расходного кассового ордера по-прежнему требует указания прописью полученной суммы в рублях. Однако термин «указание прописью», на наш взгляд, совершенно не означает, что эту сумму нужно вписать именно «от руки». Толковый словарь С.И. Ожегова, Н.Ю. Шведовой значение наречия «прописью» определяет следующим образом: «написание чисел: словами, а не цифрами». Поэтому порядок заполнения строки «Получил (сумма прописью)» не зависит от того, каким способом (автоматизированным или ручным) такое заполнение производится.
Официальных разъяснений контролирующих органов по рассматриваемому вопросу обнаружить не удалось. Вместе с тем нам встретилось постановление Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 07.04.2015 N 16АП-3751/14, где судьи, аргументируя свою позицию по предмету рассматриваемого ими спора, высказали, в частности, следующие аргументы:
«_Следует иметь в виду, что до 01.06.2014 получатель должен был собственноручно указать в расходном кассовом ордере получаемую сумму прописью и подписать его (пункт 15 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Письмом Банка России от 04.10.1993 N 18, пункт 4.3 ныне отмененного Положения N 373-П), а возможность проставить от руки лишь подпись появилась с 06.06.2014 года_».
Проставление прочерков в РКО
Расходный кассовый ордер является первичным документом. Пунктом 2.9 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 N 105 по согласованию с ЦСУ СССР*(1)) установлено, что свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.
Каких-либо законодательных норм, устанавливающих обязанность прочеркивать строки первичного документа, заполненные частично, в настоящее время не существует.
В связи с этим свободное место, оставшееся в строке «Получил (сумма прописью)» расходного кассового ордера после того, как в данную строку внесено соответствующее значение, прочеркивать не обязательно. Однако и проставление прочерка в данном случае ошибкой являться не будет.
Следует также учитывать, что в данном случае прочерчивание позволит свести к минимуму риски злоупотреблений, связанных с отражением в расходном кассовом ордере недостоверных данных.
Каких-либо официальных разъяснений контролирующих органов по данному вопросу, равно как и материалов правоприменительной практики, нам также обнаружить не удалось.
К сведению:
Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций установлена частью 1 ст. 15.1 КоАП РФ. В соответствии с данной нормой под нарушением кассовой дисциплины (нарушением работы с денежной наличностью) и порядка ведения кассовых операций подразумевается:
осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленного лимита;
неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности;
несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств;
накопление в кассе наличных денежных средств сверх установленных лимитов.
Указанный перечень нарушений является исчерпывающим и не подлежит расширительному толкованию.
Таким образом, на сегодняшний день не предусмотрено ответственности за неверное составление документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, в том числе РКО.
В то же время составление РКО с нарушением требований законодательства может лишить данные документы доказательной силы в случае, если потребуется доказать в суде сам факт выдачи денежных средств тому или иному лицу (например, контрагент заявит в суде, что не получал денежных средств за реализованные им товары, работы или услуги).
Отметим, что суды при рассмотрении подобных споров, как правило, исходят из того, что нарушения, допущенные при оформлении РКО, не лишают этот документ доказательственной силы (постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.02.2011 N Ф07-14409/2010). Суды также указывают, что неверное заполнение реквизитов таких документов не свидетельствует о неполучении по ним денежных средств (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 02.04.2010 N А32-15712/2009); действующее законодательство не содержит норм, устанавливающих, что РКО, заполненные с нарушением установленного порядка, являются недействительными и не подлежат учету (постановление ФАС Поволжского округа от 18.04.2008 N А12-11339/07-С12).
Также обращаем Ваше внимание, что в каждом конкретном случае суды оценивают нарушения, допущенные при составлении РКО и других кассовых документов, в совокупности друг с другом и с учетом конкретных обстоятельств дела.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина
Ответ прошел контроль качества
25 мая 2016 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
*(1) В настоящее время действует в части, не противоречащей Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), — смотрите ч. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ, информацию Минфина России N ПЗ-10/2012.
Источник
В расходнике сумму можно писать от руки или печатать на компьютере
В расходном ордере сумму, которую получил из кассы работник компании или другой человек, можно печатать в учетной программе. От получателя нужна лишь подпись (п. 6.2 Указания № 3210-У). Согласно п. 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У после окончания срока выплаты зарплаты кассир подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию, и подписывает ведомость. На всю сумму фактически выданной по ведомости зарплаты составляется один расходный кассовый ордер. Таким образом, в платежной ведомости строки «выплачена сумма», РКО № и дата должны быть заполнены от руки кассиром. Данные в строке выплату произвел «должность» и «расшифровка» можно печатать. Поскольку запрета на это Указанием не предусмотрено.
Обоснование
Как выдать зарплату из кассы
Зарплату через кассу можно выдавать:
- по расчетно-платежной (платежной) ведомости;
- по расходному кассовому ордеру.
Перед выплатой зарплаты кассир должен проверить платежные документы, полученные из бухгалтерии, а именно:
- наличие подписей руководителя и главного бухгалтера или бухгалтера, их соответствие имеющимся образцам;
- соответствие сумм цифрами суммам прописью;
- при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру – соответствие фамилии, имени, отчества получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.
Такой порядок установлен пунктом 6.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Если организация выдает зарплату по ведомости, применяйте ведомость по форме № Т–49 или № Т-53. Типовые формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
На титульном листе ведомости должны стоять разрешительные подписи руководителя и главного бухгалтера о выдаче денег. Там же нужно указать определенный руководителем срок выплаты зарплаты. Срок выплаты зарплаты должен быть прописан в Правилах трудового распорядка, коллективном договоре, трудовом договоре (ст. 136 ТК РФ). Он не может превышать пяти рабочих дней с учетом дня получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты.
Старший кассир выдает кассирам необходимую для выплат зарплаты сумму денег согласно ведомостям под подпись в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5 или по расходным кассовым ордерам по форме № КО-2.
Зарплату можно выдавать и по расходным кассовым ордерам (п. 6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). В этом случае ордера по форме № КО-2 заполните на каждого сотрудника отдельно.
Данные, удостоверяющие личность сотрудника, впишите в соответствующие графы ордера.
После получения денег сотрудник должен указать полученную сумму прописью, расписаться и поставить дату получения денег. Более подробно см. Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру.
При выдаче зарплаты по ведомости кассир должен соблюдать следующий порядок:
- подготовить необходимую для выдачи сотруднику сумму наличных денег;
- передать ведомость сотруднику для подписания;
- после подписания сотрудником ведомости пересчитать подготовленную сумму так, чтобы сотрудник мог наблюдать за его действиями;
- выдать деньги сотруднику.
После окончания срока выплаты зарплаты кассир фиксирует общую сумму выданной и депонированной зарплаты и подписывает ведомость. Напротив фамилий сотрудников, которые не получили зарплату, кассир проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.
На всю сумму выданной по ведомости зарплаты составьте один расходный кассовый ордер. Его дату и номер проставьте в ведомости. Проверенную подписанную бухгалтером ведомость кассир подшивает вместе с расходным ордером в отчет кассира.
Такие правила установлены пунктом 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Ведомость по форме № Т-53 нужно зарегистрировать в журнале (форма № Т–53а). Типовая форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Десять новых правил, по которым уже надо оформлять кассовые операции
Правило № 4. В расходнике сумму можно писать от руки или печатать на компьютере
В расходном ордере сумму, которую получил из кассы работник компании или другой человек, теперь можно печатать в учетной программе. Вписывать эту сумму от руки больше не требуется. От получателя нужна лишь подпись (п. 6.2 Указания № 3210-У).
Таким образом, теперь расшифровывать полученную по расходному ордеру сумму можно двумя способами. Первый — напечатать на компьютере. Второй — написать от руки (см. образцы ниже).
Источник
Об оформлении РКО
- Главная
- Консультация эксперта
- ККТ
52764 мая 2017
Тонкости и нюансы документального оформления кассовых операций: обязательно ли при оформлении РКО указывать сумму рукописно — читайте в статье.
Вопрос: Обязательно ли в расходном кассовом ордере в строке получил писать сумму прописью рукой? Или можно электронно её заполнять, чтобы сотрудник в РКО только расписывался?
Кто обязан соблюдать порядок ведения кассовых операций
Ответ: Нет, не обязательно. Сумму можно заполнить на компьютере, сотрудник в РКО только распишется.
Это следует из пункта 6.2 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Правило, о том, что сумму в РКО нужно писать от руки содержалось в прежнем Порядке, утвержденном положением Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, который в настоящее время не действует.
Еще читайте:Расходный кассовый ордер в 2019 — 2020 году: скачать бланк, образец
Обоснование
Можно ли в расходном кассовом ордере напечатать сумму к получению на компьютере или ее должен заполнить получатель от руки
С вступлением в силу указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У в расходном кассовом ордере получателю не обязательно писать от руки сумму. Ее можно заполнить на компьютере. Требования о том, что получатель должен вписывать полученную сумму своей рукой, данный документ не содержит. Это следует из пункта 6.2 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Подобное правило содержалось в прежнем Порядке, утвержденном положением Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, который в настоящее время не действует.
Отвечает Александр Сорокин,
заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России
«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в рекомендации».
Из рекомендации Нужно ли применять ККТ при выдаче, получении и возврате займа
Статьи по теме в электронном журнале
Источник
В организации много командировок и приходится часто от руки заполнять суммы к получению в расходном кассовом ордере. Расходные ордера печатаются с помощью бухгалтерской программы, суммы к получению известны заранее.
Можно ли заранее заполнять сумму в строке Получил (сумма прописью) в расходных ордерах при командировках, а не от руки, чтобы работник только подписался?
Новости и аналитика
Правовые консультации
Бухучет и отчетность
В организации много командировок и приходится часто от руки заполнять суммы к получению в расходном кассовом ордере. Расходные ордера печатаются с помощью бухгалтерской программы, суммы к получению известны заранее.
Можно ли заранее заполнять сумму в строке «Получил (сумма прописью)» в расходных ордерах при командировках, а не от руки, чтобы работник только подписался?
В организации много командировок и приходится часто от руки заполнять суммы к получению в расходном кассовом ордере. Расходные ордера печатаются с помощью бухгалтерской программы, суммы к получению известны заранее.
Можно ли заранее заполнять сумму в строке «Получил (сумма прописью)» в расходных ордерах при командировках, а не от руки, чтобы работник только подписался?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Заполнение строки «Получил (сумма прописью)» в расходном кассовом ордере должно осуществляться получателем наличных денег собственноручно, однако ответственности за нарушение данного правила в действующем законодательстве не предусмотрено.
Обоснование вывода:
Расходный кассовый ордер (далее — РКО) является унифицированной формой первичной учетной документации по учету кассовых операций. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. РКО применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
Согласно п. 4.3 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 373-П) при выдаче наличных денег по РКО кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает РКО получателю наличных денег, который указывает получаемую сумму наличных денег (рублей — прописью, копеек — цифрами) и подписывает РКО.
Таким образом, заполнение строки «Получил (сумма прописью)» в РКО должно осуществляться получателем наличных денег только собственноручно. Выдача уже заполненного РКО, сформированного с использованием средств автоматизации, является нарушением кассовой дисциплины.
Некоторые организации, пытаясь избежать данного нарушения, дополнительно оговаривают порядок заполнения вышеуказанной строки в своей учетной политике*(1).
Однако на практике подобные ошибки оформления кассовых ордеров продолжают встречаться.
Все нарушения, выявляемые в ходе проверки уполномоченными органами порядка ведения кассовых операций, могут быть разделены на группы:
— нарушения, за совершение которых предусмотрена административная ответственность в виде наложения штрафных санкций на должностных лиц и организацию в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ;
— прочие нарушения кассовой дисциплины, которые могут также указываться в акте проверки, но за совершение которых административная ответственность законодательством не установлена.
Обратите внимание: в случае если нарушение порядка ведения кассовых операций (например нарушение оформления кассовых документов) не связано с осуществлением расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходованием (неполном оприходованием) в кассу денежной наличности, несоблюдением порядка хранения свободных денежных средств, накоплением в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, то административная ответственность по таким нарушениям законодательством не предусмотрена (смотрите постановления ФАС Московского округа от 19.03.2007 N КА-А41/1524-07, Северо-Западного округа от 26.06.2007 N А56-4998/2007, от 23.08.2006 N А66-3926/2006).
Таким образом, хотя неправильное оформление кассовых документов и является нарушением кассовой дисциплины, но нарушением ненаказуемым.
В заключение приведем еще одну примечательную позицию, сформулированную в постановлении ФАС Поволжского округа от 18.04.2008 N А12-11339/07-С12, согласно которой «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации не содержит указаний на то, что расходные кассовые ордера, заполненные с нарушением его положений, являются недействительными и не подлежат учету». Данное постановление вынесено на основании Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета Директоров ЦБР 22.09.1993 N 40), действовавшего до 31 декабря 2011 года и в настоящее время утратившего силу, однако выводы его справедливы и применительно к Положению N 373-П.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Бабинцев Алексей
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем
6 ноября 2012 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
*(1) Смотрите, например, раздел 1 «Положения об учетной политике Администрации Краснокамского муниципального района для целей бухгалтерского учета», утвержденного распоряжением Главы Краснокамского муниципального района Пермского края от 29.12.2007 N 1734-р.
Источник