Можно ли в командировке расплачиваться своей картой

Отправляя сотрудника в командировку, вместо «налички» администрация фирмы вправе выдать ему корпоративную пластиковую карту. Во многих случаях это очень удобно.

Корпоративные пластиковые карты можно использовать и на территории России и за ее пределами. С их помощью можно оплачивать командировочные расходы как в рублях, так и в иностранной валюте (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П (далее по тексту – Положение)). Соответственно, карты бывают рублевыми и валютными.
Механизм их использования довольно прост. Банк открывает специальный карточный счет (СКС, бизнес-счет) и фирма перечисляет на него денежные средства (оформляется расчетная (дебетовая) карта). Если же банк предоставляет клиенту кредит, и его сумму зачисляют на указанный спецсчет, карту называют – кредитной.
О плюсахКомпании имеют право приобретать иностранную валюту, только в том случае, если у них есть валютный счет (п. 2 ст. 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»). При использовании «пластика» необходимость в его открытии отпадает: достаточно лишь счета в рублях. Дело в том, что операции по корпоративным картам могут проводиться в валюте, отличной от валюты счета (п. 2.6 Положения).
Если у фирмы открыт валютный счет, то карточка также будет полезна. Ведь при ее использовании у компании нет необходимости обменивать выданную валюту (к примеру, в долларах США) на валюту страны командировки. Как следствие, организация не потеряет на обменном курсе.
Еще одним преимуществом является то, что фирма может пополнить карточный счет в любой момент, даже когда сотрудник уже находится на территории иностранного государства. Это актуально, если вдруг выяснится, что необходимо продлить срок командировки.
Валютная карта…При отражении операций по корпоративным картам используют счет 55 «Специальные счета в банках». При этом открывают субсчет «Специальные карточные счета». Для удобства фирма может открыть отдельные субсчета на каждую карточку.
Для учета валютных операций особое значение имеют даты их совершения. Пересчет валютных средств в рубли производится на дату совершения операции в иностранной валюте (зачисление валюты на счет или ее списание), а также на дату составления бухгалтерской отчетности (п. 7 ПБУ 3/2000). Датой погашения долга подотчетного лица по суммам в валюте считают дату утверждения руководителем фирмы авансового отчета работника (приложение к ПБУ 3/2000 «Перечень дат совершения отдельных операций в иностранной валюте»).

Пример 1ООО «Киров-Град» направляет А. В. Кондрашова в Соединенные Штаты Америки (г. Чикаго) с 5 по 9 декабря 2006 года (без учета перелета).
Стоимость подлежащего выдаче аванса на командировку составляет (нормы расходов на выплату суточных установлены постановлением Правительства РФ от 13 мая 2005 г. № 299, нормы по найму жилья – приказом Минфина РФ от 2 августа 2004 г. № 64н):
– суточные – 360 долл. США (72 USD ) 5 суток);
– аванс на наем жилья – 1300 долл. США (260 USD ) 5 суток).
4 декабря со своего текущего валютного счета организация перечислила 1660 долл. США на специальный карточный счет (СКС). Авиабилет был куплен заранее и его стоимость не включается в расходы сотрудника. Авансовый отчет со всеми необходимыми документами (счет из гостиницы, чеки, квитанции и т. д.) представлен в бухгалтерию 11 декабря 2006 года (в этот же день руководитель его утвердил). Согласно отчету и выпискам банка, 5 декабря Кондрашов снял суточные в полном объеме, а также оплатил проживание в гостинице (1300 долл. США).
Официальный курс доллара по курсу ЦБ РФ на:

• 4 декабря – 27 руб./USD;
• 5 декабря – 27,4 руб./USD;
• 11 декабря – 28 руб./USD.

Бухгалтер ООО «Киров-Град» отразил эти операции следующими записями:
4 декабря:Дебет 55 субсчет 4 «Специальный карточный счет» Кредит 52 «Валютные счета»– 44 820 руб. (1660 руб. ) 27 руб./USD) – перечислены доллары США на специальный карточный счет;
5 декабря:Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 55-4– 45 484 руб. (1660 USD ) 27,4 руб./USD) – отражена выдача средств под отчет на суточные и наем жилого помещения (отражено списание денежных средств со счета корпоративной банковской карты);
Дебет 55-4 Кредит 91-1 «Прочие доходы»– 664 руб. (1660 USD ) (27,4 руб./USD – 27 руб./USD)) – отражена положительная курсовая разница по карточному счету на дату совершения операции;
11 декабря:Дебет 71 Кредит 91-1– 996 руб. (1660 USD ) (28 руб./USD – 27,4 руб./USD)) – произведена переоценка командировочных расходов (отражена курсовая разница по счету учета расчетов с подотчетными лицами);
Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 71– 46 480 руб. ((45 484 + 996) или (1660 USD ) 28 руб./USD)) – списаны командировочные расходы.
Обратите внимание: если бы компания перечислила на СКС денежные средства в сумме, большей, чем фактические командировочные расходы (к примеру, 2000 долл. США), то на дату утверждения авансового отчета, бухгалтеру следовало бы произвести переоценку остатка средств на карточном счете:
Дебет 55-4 Кредит 91-1– 204 руб. ((2000 USD – 1660 USD) ) (28 руб./USD – 27,4 руб./USD)) – отражена положительная курсовая разница по счету корпоративной банковской карты.

… и рублеваяРасчетная карта. Если сотрудник использует рублевую карту для оплаты расходов по местным командировкам, то проблем, как правило, не возникает.

Пример 2ООО «Киров-Град» направляет сотрудника в местную командировку. На спецсчет были перечислены средства в размере 10 500 рублей с расчетного счета организации. Работник истратил их не полностью. Комиссия банка за обслуживание счета составляет 20 руб.
Дебет 55-4 Кредит 51 «Расчетные счета»– 10 500 руб. – перечислены средства на специальный карточный счет;
Дебет 71 Кредит 55-4– 10 000 руб. – с карточного счета списаны средства на оплату командировочных расходов;
Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 71– 10 000 руб.– списаны командировочные расходы;
Дебет 91-2 «Прочие расходы» Кредит 55-4– 20 руб. – отражена комиссия банка за обслуживание специального карточного счета;
Дебет 51 Кредит 55-4– 480 руб. – возврат остатка неиспользованных сумм на расчетный счет.

А вот при использовании рублевой карточки за границей нужно обратить внимание на ряд моментов. Так, когда работник снимает деньги из банкомата или оплачивает расходы в валюте, банк продает ее по своему курсу, снимая с рублевого счета соответствующий эквивалент. При этом на дату продажи возникает разница. Она образуется вследствие отклонения курса продажи иностранной валюты банком-эмитентом от официального курса Банка России. Датой совершения операции в иностранной валюте считают дату списания со счета предприятия необходимых для конвертации рублевых средств.

Пример 3Воспользуемся данными примера 1 с той лишь разницей, что А. В. Кондрашову была выдана рублевая банковская карта.
Коммерческий курс валюты банка-эмитента на 5 декабря составляет 27,6 руб./USD.
Бухгалтеру ООО «Киров-Град» нужно сделать следующие дополнительные проводки:
5 декабря:Дебет 71 Кредит 55-4– 45 484 руб. (1660 USD ) 27,4 руб./USD) – на дату осуществления расхода отражено списание суммы валюты по курсу ЦБ РФ;
Дебет 91-2 Кредит 55-4– 332 руб. (1660 USD ) (27,4 руб./USD – 27,6 руб./USD)) – отражена отрицательная разница между курсом Банка России и банка-эмитента по обналиченной в банкомате валюте;

Кредитная карта. Расчеты по кредитному «пластику» отражают также, как и получение фирмой обычного кредита.

Пример 4ООО «Киров-Град» получило в банке кредитную линию в размере 100 000 руб. на 1 год под 10 процентов годовых. По условиям договора проценты взимаются лишь за фактически использованный кредит. Сотрудник отправляется в командировку на территории России. Размер командировочных расходов составил 10 000 рублей. После поездки А. В. Кондрашова, компания вернула банку часть долга.
Дебет 55-4 Кредит 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»– 10 000 руб. – отражены заемные средства, поступившие на специальный карточный счет;
Дебет 71 Кредит 55-4– 10 000 руб. – списаны средства на оплату командировочных расходов со специального карточного счета;
Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 71– 10 000 руб. – списаны командировочные расходы;
Дебет 66 Кредит 51– 10 000 руб. – отражено погашение части задолженности по кредитному договору;
Дебет 91-2 Кредит 66– 83,3 руб.(10 000 руб. x 10 % / 12 мес.) – начислены ежемесячные проценты за пользование кредитом;
Дебет 66 Кредит 51– 83,3 руб. – перечислены проценты за кредит.

НалогообложениеКомандировочные расходы. Их относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Отметим, что такие траты работника, как оплата услуг бара, ресторана, носильщика, химчистки, обслуживание в номере (уборка), оплата телефонных переговоров и т. д. не уменьшат налогооблагаемую базу (письмо Минфина РФ от 3 июля 2006 г. № 03-03-04/2/170). Списанные с карточки денежные средства, использованные на эти нужды, считают личными расходами командированного (дебиторской задолженностью перед фирмой). После возвращения из поездки сотрудник должен будет вернуть их фирме.
При использовании кредитной карты, база по налогу на прибыль снижается на сумму процентов по кредиту. Эти расходы относят к внереализационным (подп. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ).
Курсовые разницы. Курсовые разницы включают либо во внереализационные расходы (подп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ), либо во внереализационные доходы (п. 2 ст. 250 НК РФ). Их отражают на дату продажи (покупки) валюты (подп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ, подп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ). Однако данные разницы могут уменьшать базу по налогу на прибыль только в том случае, если работник потратил полученные деньги на служебные цели. Иначе расходы не будут признаны экономически оправданными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

это важноВ приказе руководителя о возмещении работникам командировочных расходов кроме лимитов расходования средств на проезд и аренду жилья следует предусмотреть, что компенсация производится, в том числе и с использованием корпоративной пластиковой карты. Это позволит избежать возможных споров с налоговиками.

это важноВсе средства, списанные с карточного счета, считают выданными под отчет сотруднику – держателю карты.

это важноДовольно часто налоговики штрафуют фирму за несвоевременное информирование об открытии (закрытии) специального карточного счета (п. 2 ст. 23, п. 1 ст. 118 НК РФ). Однако судьи не поддерживают инспекторов (постановления ФАС Северо-Западного округа от 31 октября 2005 г. по делу № А52-2151/2005/2, от 21 июня 2005 г. по делу № А52-46/2005/2). Арбитры полагают, что СКС не является расчетным банковским счетом в понимании статьи 11 Налогового кодекса. Ведь при его открытии не заключается договор банковского счета (ст. 845 ГК РФ).

А. Бунина, аудитор