Можно ли в деловой переписке использовать мы наш

10 ошибок, которые вы допускаете в деловой переписке

Мы постоянно пишем письма, и на карантине многие стали писать их в разы больше — уже нельзя дойти до стола коллеги или собраться на обед с партнерами. Какие ошибки часто возникают в деловых письмах, и как их избежать? «Цех» попросил Анастасию Ландер, автора курса «Пишем сами» в InLiberty, разобраться в тонкостях переписки. По промокоду ПИШЕМЦЕХ вы можете записаться на курс со скидкой 10%.

Вика Шибаева / ЦЕХ

Вика Шибаева / ЦЕХ

Невнятная тема письма

Вы наверняка получали письма с темой «Документы», «Счет» или «IMG_4703». Удобно ли в них ориентироваться? Нет. Тема письма должна помогать адресату работать с почтой, а не сбивать с толку. Обязательно укажите в теме важную дату или время, если в самом письме вы говорите об этом. Если вы назначаете встречу, озаглавьте письмо так: «Встреча с Имяреком 10 сентября». Если присылаете мотивационное письмо работодателю или эйчару, укажите, на какую вакансию претендуете, например: «Вакансия графического дизайнера в «Я и сыновья» — резюме Семена Петрова». Если же вы отправляете те самые документы, счета или хайрезы картинок, то смело пишите: «Закрывающие документы к договору WY01 от 13 июня 2020 года», «Счет LC015 от 7 августа» или «Иллюстрации для материала о медитации».

Потрудитесь писать слова целиком. Так ли много времени вы экономите на каждом пжлст?

Фамильярное или слишком выспренное приветствие

Как вы обычно приветствуете адресата — и приветствуете ли? «Привет, Ирин,»? «Многоуважаемая Ирина Сергеевна, позвольте засвидетельствовать вам свое почтение»? Или используете ставшее знаменитым и лингвистически неправильное «Доброго времени суток?»

Чтобы поздороваться, выбирайте «Здравствуйте» или «Добрый день», если вы не слишком близко знакомы с адресатами. Постарайтесь выяснить, зовут вашу адресатку Наталья или Наталия — это разные имена. Если Ирина Сергеевна любит обращение по имени и отчеству — отлично, вы все правильно пишете. Но витийства вроде «многоуважаемая» и прочая оставьте для дипломатической переписки. В деловом письме будет достаточно просто «Уважаемый / уважаемая».

Отсутствие контекста

Вы впервые пишете адресату и сразу переходите к делу:

«Здравствуйте, Николай,

мне нужна презентация вашего выступления на маркетинговой конференции три года назад. Пришлите, пож-ста.

С приветом,

Михаил».

С таким подходом шансов получить от Николая заветную презу маловато. Подложите контекст!

«Здравствуйте, Николай,

позвольте напомнить о себе: меня зовут Михаил Марков, мы познакомились на конференции Red Apple три года назад и обедали вместе в перерыве. Я был впечатлен вашим выступлением, и мы обсуждали кейсы, которые вы упоминали в презентации.»

А дальше уже можно вежливо высказывать просьбу.

Шаблонный текст

Вы пишете так называемое «холодное письмо», предлагая свои услуги потенциальному партнеру, и, чтобы сберечь свое время, вставляете в текст описание деятельности вашей компании, взятое с вебсайта. Получается нечто подобное:

«Мы имеем достаточный опыт работы как с крупными федеральными компаниями, так и с небольшими местными компаниями. Нашими Клиентами являются предприятия различных отраслей из разных уголков нашей страны, а также ближнего и дальнего зарубежья.»

Читателя тянет зевать. Чтобы ваше предложение все же изучили, придется потратить время и сформулировать прелести вашего предложения так, чтобы они были важны именно этому адресату.

Суть вопроса не раскрыта

Вы написали отличный текст о себе и своих услугах, но ответа нет. Посмотрите на свои письма критически — есть ли в них формулировки того, что вы хотите получить? Адресаты должны понимать, почему вы им пишете. Если вы хотите предложить услугу, подать свою кандидатуру на вакансию, получить смету или уточнить детали встречи, обязательно сформулируйте это четким и емким предложением. Дайте адресату понять, что ему нужно сделать по прочтении вашего письма.

Много букв

Вы пишете отличные, но уж очень длинные письма. А как иначе? Ведь ваш стартап такой уникальный, ваши услуги дешевле рынка, а ваш послужной список затмевает всех звезд индустрии. Что делать? Оставляйте в письме самое главное, а подробности распишите в презентации, которую приложите к письму. Только не забудьте упомянуть, что вы приложили документ с подробной информацией о сути вашего вопроса.

Сокращения, заискивание, канцелярит

У вас столько дел, что нет времени объяснять. Поэтому в ваших письмах нет заглавных букв, запятых, и полно сокращений наподобие «Спс», «пжлст», «кот» вместо «который». Если письмо писать долго, лучше достаньте телефон.

В противном случае потрудитесь писать слова целиком. Так ли много времени вы экономите на каждом пжлст?

Вы очень боитесь доставить неудобство адресату или проявить недостаточное почтение, поэтому сдабриваете письма всякими «подскажите, пожалуйста, выдалась ли возможность ознакомиться с нашей презентацией». Не надо так — вы ставите себя в слабую, заискивающую, неуверенную позицию. Нет ничего оскорбительного в вопросе: «Скажите, пожалуйста, видели ли вы мое предыдущее письмо и презентацию?»

Вы хотите, чтобы ваши письма звучали весомо и солидно, поэтому пишете только так: «Наши услуги являются уникальными на данном рынке, а я являюсь наилучшим специалистом, имеющим необходимый спектр квалификаций для наиболее оптимального решения данных проблем и вопросов». Ваш диагноз — канцелярит. Его легко нагромоздить и сложно распутать. Используйте активный залог, дробите длинные предложения, добавляйте понятные подробности, чтобы сообщение приобрело ценность.

«Мы разработали шаблон делового письма, который легко адаптировать для мотивационных и холодных писем любого стиля. Я пишу деловые письма вот уже 20 лет и благодаря опыту работы в международных корпорациях нахожу правильные ответы на самые сложные запросы клиентов и агентств».

Неподходящая подпись

В ней только ваше имя и мобильный телефон без кода страны. Или только мейл. Или подписи нет совсем. Или она занимает восемь строк, включает почтовый адрес вашего офиса, ссылки на все аккаунты в соцсетях, вебсайт, логотип и миссию компании, а также пару цитат CEO.

У разных компаний могут быть разные стандарты подписи, и с некоторыми из них ничего нельзя поделать. Но если вы можете составить подпись самостоятельно, посмотрите на нее с точки зрения здравого смысла. В ней обязательно должны быть:

— ваши имя и фамилия;

— ваш мейл;

— должность — если она у вас есть;

— мобильный телефон — если вы готовы его давать;

— если вы инфлюэнсер — дайте ссылку на ключевую соцсеть;

— если ваш вебсайт — основная платформа бизнеса, укажите его.

Все остальное лучше опустить.

Неудобные ссылки, тяжелые приложения

Вы любите вставить длинную ссылку в тело письма так, что она занимает три строки? Прикладываете к письмам PDF весом больше 5 мегабайт? Любите вставить хайрезы фотографий прямо в тело письма? Не надо так делать, пожалуйста. Ссылки сокращайте специальными сервисами, большие файлы и фотографии заливайте в облако и давайте адресатам ссылку с нужными вам уровнями доступа.

Проблемы с ответом

Вы написали идеальное письмо, и — о, чудо! — вам ответили. И вы уже неделю не можете собраться с духом и продолжить переписку — нужно подготовить много данных, подумать о содержании письма, или вас затянула текучка. Что делать? Держите под рукой шаблон быстрого ответа на любое письмо. Он может быть, например, таким (выберите нужные элементы):

«Дорогой / дорогая Имярек,

благодарю вас за ответ. Я обязательно напишу вам подробное письмо / позвоню вам, чтобы обсудить детали завтра / через два рабочих дня / в течение недели.

С уважением,

Я и сыновья.»

Это даст вам поле для маневра. Непременно сдержите слово и ответьте или перезвоните собеседнику в обещанный срок. Иначе никакая переписка не спасет вашу репутацию.

Толь­ко по­лез­ные по­сты и сто­рис — в на­шем In­sta­gram

«Цех» — медиа о непрерывном образовании взрослых людей. Мы целиком захвачены идеей постоянного развития личности — профессионального, интеллектуального, эмоционального и даже духовного. Мы исследуем, как, чему и где лучше всего учиться и, главное, зачем. Если вам понравился этот материал, подпишитесь, пожалуйста, на нашу почтовую рассылку.

Источник

Как обращаться к собеседнику в письме

В статье расскажем, как соблюсти тонкую грань между фамильярностью и заискиванием. Объясним, как оказать уважение партнеру и при этом сохранить достоинство.

Деловые письма: примеры и образцы >>>

Скачайте образцы писем:

Как сформулировать официальное обращение в деловом письме

Главная задача речевого этикета — выразить вежливость, уважение и искренние намерения. Даже самое незначительное проявление бестактности и некорректность в выборе выражений могут сыграть злую шутку с автором письма и зарубить на корню начало взаимовыгодного сотрудничества. Две одинаковых по смыслу просьбы может различать только форма выражения, несколько незначительных на первый взгляд слов и обращений. Но результаты этих просьб окажутся диаметрально противоположными: решительный отказ и безоговорочное согласие.

Такими «незначительными» для неискушенного человека элементами в деловом письме являются формы обращения к деловому партнеру. Обращение — это начальная часть послания, прощание — заключительная. Вместе они составляют этикетную рамку письма, функция которой — установить и поддерживать контакт с адресатом.

Текст письма с ошибками

Как исправить ошибки в деловом письме

Ошибки в этом письме в обращении к адресату. Пункт 5 — реквизит «Адресат» заполнен не по ГОСТу: инициалы должны стоять после фамилии, «господин» или «госпожа» пишут в сокращенном варианте. По сути, тут вообще нет обращения и прощания с адресатом.

Правильный текст письма

Скачайте образец письма

Иногда, еще до обращения, в тексте используют стандартную форму приветствия. Здесь важно сделать несколько замечаний. В деловом письменном общении недопустимо использовать выражение «Доброго времени суток!». Это возможно в шуточной переписке между друзьями. Но в официальных письмах — это дурной тон. Если вы не знаете, в какое время адресат прочитает ваше послание, пишите просто, без затей: «Здравствуйте» и «Добрый день».

Почему приветствие «Доброго времени суток» неуместно в деловой переписке?

Конструктор деловых писем: полезный сервис, который поможет составить любое деловое письмо

Попробовать конструктор сейчас

Как писать обращение в письме

После стандартного приветствия добавьте обращение к адресату. Здесь может быть несколько вариантов, выбор которых зависит от степени близости ваших отношений, цели письма и информации об адресате, которой вы располагаете. Рассмотрим их все.

Памятка: примеры обращения к адресату в деловом письме

Скачайте памятку полностью

Если вам известно имя человека, которому вы пишите

Предпочтительнее использовать имя. Здесь есть ряд правил, которые необходимо соблюдать:

Правило 1. Нельзя использовать усеченную форму имени, даже если вы находитесь в доверительных отношениях с деловым партнером. Например, нельзя, писать «Добрый день, Саш» или «Привет, Ань». Это уместно в устной речи, но не в письменной.

Образец письма деловому партнеру, если известно только имя

Как написать письмо, которое дочитают до конца: советы в журнале

Правило 2. Между двумя вариантами — полное имя и имя+отчество — выбирайте второй. Руководствуйтесь информацией, которую предоставил адресат. Обычно ее можно извлечь из визитной карточки, поля «From»/ «От кого» в электронном письме или из стандартного блока контактной информации в конце текста.

Образец обращения в письме, если известно имя и отчество адресата

Скачайте образец

Если вы не знаете имени человека, которому пишите письмо

В таком случае используйте стандартное «Здравствуйте» или «Добрый день». Сделайте обращение более персонифицированным, если допускает ситуация. Например, «Уважаемый коллега» или «Дорогой подписчик».

Образец неперсонифицированного обращения к адресату

Скачайте образец

Как обращаться в письме к руководителю

При обращении к руководителю важно соблюсти стандарт и общепринятые формы. Располагайте обращение посредине письма и пишите с большой буквы. Укажите должность, фамилии или имени и отчества. При адресации к руководителю общепринятой нормой считается употребление слова «уважаемый»:

Слово «уважаемый» применительно к руководителю — предпочтительный, но не единственный вариант. Существует стандартная формула обращения к особо важной персоне. Например, к членами правительства, Государственной думы, губернаторам, мэрам, заслуженным деятелям науки, искусства, а также известным общественным деятелям. Когда вы адресуете письмо кому-то из них, вместо слова «уважаемый» используйте «глубокоуважаемый» или «высокоуважаемый». В конце по желанию можете использовать восклицательный знак.

Обращения в электронной переписке: уместные варианты для разных случаев

Бизнес-этикет в электронной деловой переписке

Если вы обращаетесь не к одному человеку, а к группе — уместнее обращение «Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!». Иногда возникает вопрос, какую форму обращения лучше выбрать — «Уважаемый господин Смирнов» или «Уважаемый Алексей Николаевич». Правило здесь такое. Если письмо носит официальный характер и отношения с партнером только налаживаются, то более уместен первый вариант, когда же отношения уже налажены, то можно использовать второй.

Образец обращения к группе лиц в деловом письме

Скачайте образец письма

Заключительная часть письма

В заключительной части обозначьте перспективы сотрудничества, деловых отношений, реализации проекта, положительного решения вопроса. Выразите надежду, одобрение, признательность, уверенность. Не стоит в конце письма напоминать о прошлых негативных моментах, если таковые были. Например, вы не получили вовремя ответ или не получили его вовсе. Напоминание об этом может вызвать отрицательную реакцию или быть расценено как знак неуважения.

Любое деловое письмо заканчивается подписью. Обязательно укажите вашу должность, имя и фамилию. Перед этим можно вставить стандартную этикетную формулу: «С уважением». Возможные варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество».

Подсказка: варианты, как завершить письмо

Посмотреть другие варианты в журнале

Важно учитывать должностное положение адресата и адресанта. Подписать послание должен генеральный директор или его заместитель, если ваше послание также адресовано генеральному директору. Разумеется, подпись должна соответствовать расшифровке: недопустимо ставить рядом с фамилией директора косую черту, после которой будет подпись заместителя.

Образец завершения письма

Скачайте образец письма

Постскриптум в деловой переписке используют редко. Особый случай — необходимость сообщить человеку, которому адресовано послание, важную новость, которая произошла уже после и в момент написания письма. Возможен вариант, когда есть необходимость сообщить адресату какие-то сведения, косвенно касающиеся основной темы письма.

Приложения также не являются обязательной частью письма. Если они есть, важно обратить внимание, что в деловой переписке приложения оформляются на отдельных листах и нумеруются тоже отдельно. Особых стандартных правил оформления приложений не существует.

Письмо с отметкой о приложении

Скачайте образец письма

Итог:

Избегайте фамильярности, когда обращаетесь к адресату, даже если вы поддерживаете хорошие рабочие отношения. Старайтесь обращаться по имени-отчеству или по полному имени. Соблюдайте этикет деловой переписки: забудьте про обращения типа «Доброго времени суток».

Источник