Можно ли получить новую трудовую книжку

Оформление трудовой книжки впервые в 2021 году

Порядок оформления трудовых книжек строго регулируется трудовым законодательством. Этот документ должен отражать всю информацию о стаже человека за его трудовую деятельность.

Трудовую книжку должен предоставить любой человек при устройстве на основное место работы.

Если трудовая книжка у нового сотрудника отсутствует по причине утери или отсутствия предыдущего стажа, то новый работодатель оформляет новый бланк или дубликат книжки по установленным правилам.

Обратите внимание, что физические лица, нанимающие работников, вносить запись в трудовую книжку права не имеют. Помочь исправить опечатки в трудовой поможет статьи Нестыковки, которые надо исправить в трудовых книжках.

С 2021 года введены электронные трудовые книжки. Для вновь прибывших в 2021 году трудовую книжку оформлять надо. Не придется оформлять книжку только для тех, кто приходит на работу впервые начиная с 1 января 2021 года.

Вплоть до 31 декабря 2020 года поступающий на работу сотрудник, ранее не имевший трудового стажа, мог выбрать способ ведения трудовой книжки и завести бумажную трудовую. А вот с 2021 года заводить новые трудовые книжки на бумаге запрещено. Это коснется и дубликатов трудовой взамен утерянного оригинала.

Вместе с тем, сотрудники, в 2020 году заявившие о желании дублировать записи о работе в свои старые трудовые, сохранят это право и далее.

Если работник до конца 2020 года не подаст никакое заявление, выражающее его желание выбрать ту или иную форму ведения книжки, работодатель продолжит вести его бумажную трудовую. Но при увольнении и новом трудоустройстве в 2021 году и далее новый работодатель уже не обязан вести бумажную трудовую книжку, т. к. работник своевременно не воспользовался правом выбора. То есть, на новом месте работодатель вправе вести только электронную трудовую книжку (письмо Минтруда РФ от 10.02.2020 № 14-2/В-136).

Сведения о труддеятельности уже сейчас полностью ведутся в электронном виде на основании отчетов, которые организации или ИП подают в ПФР и ФНС. Необходимо необходимо уведомить персонал о доступных способах ведения их трудкнижки, предоставить им право выбора и следовать их решению: вести данные о занятости только в электронном виде или в электронном и бумажном виде одновременно. Разберемся в статье, кто и когда подает такое уведомление и зачем оно нужно.

Трудовики начали штрафовать бухгалтеров и кадровиков за ошибки в заполнении трудовых книжек. Журнал «Упрощенка» поможет исправить ошибки без штрафов:

Заполнить электронную трудовую книжку можно в программе БухСофт. Программа сама заполнит нужные графы и отправит отчет в ПФР в один клик. Бухгалтеру не нужно будет разбираться во всех тонкостях заполнения.

Заполнить ЭТК онлайн в БухСофт

В какой срок делается оформление трудовой книжки при приеме на работу

Точное время внесения записи в трудовую книжку не установлено. Но ст. 66 ТК РФ указывает на требование о внесении данных о работе любого сотрудника по истечении пятидневного срока после того, как он приступил к выполнению трудовых обязанностей.

Допустима ли работа без оформления трудовой книжки?

Трудовая книжка согласно ст. 65 ТК РФ входит в перечень документов, предоставляемых для заключения трудового договора. Поэтому получить от нового сотрудника трудовую книжку необходимо. К исключениям относятся лишь такие случаи:

трудоустройство по совместительству;

первое место работы.

В этой же статье есть указание, что при утере книжки поступающий на работу человек может написать заявление на выдачу дубликата.

Отсюда можно сделать вывод, что заключение трудового договора по основному месту работы допустимо только при наличии трудовой книжки либо при оформлении нового бланка.

Основные правила оформления трудовой книжки

Порядок заполнения основного документа о стаже работников регулируется такими нормативно-правовыми актами:

• ст. 66 Трудового кодекса РФ;
• правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225;

  инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Внести запись в трудовую может только работодатель и только в том случае, если такой работодатель является юрлицом или зарегистрирован в качестве ИП. Если человек трудится на работодателя-физлицо, то запись о таком стаже в бланк трудовой книжки не может быть внесена.

Запись вносится чернилами серного, синего или фиолетового цветов. Недопустимы исправления (путем зачеркивания) или сокращения.

Обратите внимание, бухгалтера и кадровые работники часто допускают ошибку, используя сокращения. Например, «пр.» вместо «приказ». Согласно ст. 1 инструкции по заполнению трудовых книжек так сокращать слова недопустимо. Несмотря на довольно маленькое место, отведенное для внесения записи о документе, подтверждающем прием на работу, увольнение и т. п., требуется слова «приказ», «распоряжение» и т. п. вписывать полностью.

Читайте по теме: Как заполнять трудовые книжки: образец

При написании дат используются только арабские цифры. А язык используется основной государственный — русский. При этом допускается дублировать записи на ином государственном языке, если таковой установлен в отдельном субъекте РФ. Обратите внимание, что первой строкой в любом случае должна идти надпись на русском.

Все записи от одного работодателя идут под записью с названием этого работодателя. Причем, данной записи не присваивается порядковый номер. Например:

Общество с ограниченной ответственностью «Простор» (ООО «Простор»)

4. 02.04.2015 Принят на работу слесарем. Приказ от 02.04.2015 №251/К.
5. Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Менеджер по персоналу Александрова Александрова С. И.

Печать

Как оформить трудовую книжку впервые

Если человек впервые устраивается на работу, то, естественно, трудовой книжки у него на руках быть не может. В этом случае работодатель должен завести для такого сотрудника новый бланк. Правила оформления первой страницы трудовой книжки описаны в ст. 2 вышеуказанной инструкции.

В обязательном порядке записи на первой страницы трудовой заверяются подписью ответственного лица и печатью (при наличии) первого работодателя.

Стоимость бланка компенсируется работодателю сотрудником. Работник может написать заявление с просьбой удержать стоимость книжки из его зарплаты или внести деньги в кассу. Удерживать стоимость бланка из дохода работника без заявления нельзя.

Конкретные образцы заполнения есть в отдельной статье: Заполнение трудовой книжки в 2020 году: образцы

Возможно ли оформление новой трудовой книжки при утере старой?

Если человек потерял основной документ, подтверждающий его трудовой стаж, то согласно п. 31 раздела III правил ведения и хранения трудовых книжек ему следует в течение 15 суток обратиться к последнему работодателю с просьбой оформить дубликат трудовой.

Заполняется такая трудовая на основании документально подтвержденных данных о периодах работы человека сначала суммарно (полный стаж до приема на последнее место работы в годах, месяцах и днях), и далее с расшифровкой по каждому месту трудоустройства. Документы, подтверждающие стаж, хранятся вместе с дубликатом трудовой книжки.

Если сотрудник сам потерял трудовую книжку, то при выдаче нового бланка его стоимость удерживается из доходов работника. А вот если книжка была утрачена в силу чрезвычайных обстоятельств или халатности работодателя, новый бланк выдается безвозмездно. Об этом говорится в п. 47 и 48 правил ведения и хранения трудовых.

Сформируйте отчет СЗВ-ТД за 3 шага!

Дубликат трудовой книжки

Правила оформления дубликата трудовой идентичны заполнению любого нового бланка трудовой книжки. Отличие первой страницы лишь в одном — в правом верхнем углу ставится надпись «Дубликат».

Сведения о работе заполняются так, как уже было описано в предыдущем разделе. Основанием для внесения информации служат документы с предшествующих мест трудоустройства. Первой идет запись следующего содержания:

«Общий стаж составляет ___ лет, ___ месяцев, ___ дней».

Далее идет расшифровка всех мест работы при наличии подтверждающих документов. Если какой-то период документально не подтвержден, со слов работника записи вносить недопустимо.

Оформление дубликата трудовой книжки — образец

Посмотрите образец заполнения первого листа дубликата трудовой книжки.

А также посмотрите образец заполнения сведений о работе при оформлении дубликата трудовой книжки.

Оформление записей в трудовой книжке о переводе на другую должность

Для отражения перевода сотрудника на другую должность следует внести запись в следующем порядке:

в первой графе требуется указать следующий порядковый номер записи;

во второй графе отражается дата, с которой изменилось название должности сотрудника;

в третьей графе указывается содержание самой записи с указанием новой должности (например, «Переведена в бухгалтерию на должность бухгалтера по расчету заработной платы»);

в последней графе указывается номер и дата приказа или распоряжения, на основании которого осуществлен перевод.

Как оформить трудовую книжку совместителю?

Работодатель, у которого человек трудится по совместительству, не вправе внести запись о стаже в трудовую. Но отразить сведения о такой работе все же возможно.

Для этого с работы по совместительству физлицо должно получить справку с датами работы, номерами приказов о приеме и увольнении. Эту справку следует принести своему основному работодателю, который на основании полученных данных сделает запись в трудовой книжке. Причем, принести такое письмо с работы по совместительству можно в любое время, как в период работы, так и после увольнения с места дополнительного заработка.

Как правильно оформить трудовую книжку при внесении записи о совместительстве?

Запись о совместительстве вносит только работодатель, который осуществляет хранение трудовой книжки, то есть работодатель по основному месту работы.

Основанием для такой записи является письмо с места трудоустройства по совместительству владельца трудовой книжки, в котором указываются даты приема или увольнения, а также документы-основания (приказ, распоряжение).

В последней графе трудовой книжки приводится ссылка на приказ работодателя по совместительству. Например, запись может выглядеть так:

6. 24.03.2020. Принят на работу по совместительству в Общество с ограниченной ответственностью «Алгебра» (ООО «Алгебра») в юридический отдел юрисконсультом. Приказ ООО «Алгебра» от 24.03.2020 № 28/К.

Как оформляется трудовая книжка при переводе в другую организацию?

Основанием для увольнения по переводу может являться только письмо-вызов от другого работодателя. Если такое письмо-запрос предоставлено, то издается приказ, в котором основанием увольнения является п. 5 первой части ст. 77 ТК РФ. В трудовой книжке запись выглядит так:

Трудовой договор расторгнут в связи с переводом работника по его просьбе на работу к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

В последней графе, как обычно, указывается номер и дата приказа. Данные о письме от другого работодателя приводить не нужно.

Как оформить запись в трудовой книжке о награждениях и премировании?

Данные о поощрениях работника вносятся в отдельном разделе трудовой. Они заполняются так же, как и сведения о работе, под записью с наименованием работодателя. Порядковые номера ведутся от первого поощрения и далее нарастающим итогом. С порядковыми номерами записей о работе не смешиваются.

Обратите внимание, что при выдаче дубликата трудовой книжки, сведения о награждениях вносятся только по текущему работодателю.

Нужно ли от сотрудника заявление на оформление трудовой книжки?

Сотрудник может написать заявление на трудовую книжку в следующих случаях:

необходимость заполнения нового бланка трудовой книжки по первому месту работы;

необходимость заполнения нового бланка трудовой в связи с утерей книжки или ее порчей;

необходимость получить копию трудовой книжки.

Во всех остальных случаях писать заявление не нужно. Работодатель вносит запись о трудоустройстве, руководствуясь нормами трудового законодательства и подписанным трудовым договором.

Оформление копии трудовой книжки

Сотрудник может обратиться за копией трудовой книжки, написав на имя работодателя соответствующее заявление. Выдать заверенный документ следует в течение трех рабочих дней.

С июля 2020 года следует руководствоваться новым стандартом для заверения документов. Что касается трудовой книжки, то порядок подготовки копии таков:

подготовить ксерокопию всех листов книжки;

прошить все получившиеся листы (в противном случае необходимо проставить заверительную надпись, подпись и печать на каждом скопированном листе);

на сшивке или на каждой странице сделать заверительную надпись следующего содержания: ««Верно. Подлинник трудовой книжки находится в ______ в деле №____ за _____ год Должность лица, поставившего подпись / Подпись / Расшифровка подписи / Дата»;

заверить печатью работодателя (при наличии).

Нужна ли трудовая книжка для оформления загранпаспорта?

В настоящее время не требуется предоставлять копию трудовой книжки, и тем более ее оригинал, при подаче заявления на загранпаспорт. Но сведения о трудовом стаже, содержащиеся в данном документе, отражать в заявлении необходимо.

Источник