Можно ли получить личное дело из архива

Как оформить и передать личные дела на хранение в архив

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ЛИЧНОГО ДЕЛА В АРХИВ

Работник увольняется. Секретарю нужно достать все документы из личного дела, чтобы передать их на архивное хранение, и вернуть работнику оригиналы документов, если они были в личном деле. Копии отданных документов желательно заверять согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (Пример 1).

Правила оформления и передачи личных дел на хранение приведены в разделе 2.1 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (далее — Методические рекомендации).

Шаг 1: раскладываем личное дело

Раскладывая личное дело при подготовке к хранению, удалите из него копии личных документов работника: паспорта, военного билета, выписок со СНИЛС и ИНН, диплома, свидетельств о браке и рождении детей и др. Все это немедленно уничтожьте, следуя порядку, установленному в организации. Также уберите дублетные экземпляры копий приказов, черновики с расчетами выплат и т.д. Если в личном деле есть личная карточка, отложите ее. Личные карточки уволенных работников следует подшивать отдельно.

Когда в деле не осталось лишних бумаг, приступайте к раскладке.

Сначала сформируйте блок документов о приеме на работу. Как правило, он довольно объемный. В Методических рекомендациях отмечают, что первой в личном деле должна лежать заверенная копия приказа о приеме на работу. За ней последуют:

• заявление работника о приеме на работу (как основание к приказу о приеме);
• подлинник трудового договора;
• подлинники дополнительных соглашений к трудовому договору (если есть) в хронологическом порядке;
• согласие на обработку персональных данных;
• лист ознакомления с локальными нормативными актами;
• должностная инструкция.

В день приема работник мог подписать множество документов: договор о материальной ответственности, обязательство о неразглашении коммерческой тайны, акт о приеме документов и материальных ценностей. Этот список зависит от организации и от должности работника. Главное, что все эти документы датированы одним днем — днем приема на работу.

Затем вложите документы о медицинском осмотре, которые работник предъявлял при поступлении на работу. Возможно, есть документы и других медосмотров. Поместите их в дело в общем хронологическом порядке.

Основной блок документов личного дела составляют копии приказов по личному составу и подлинники заявлений — основания к ним. Расположите их в простом хронологическом порядке: сначала — копия приказа, затем — основание.

Кроме приказов, в деле могут быть уведомления работнику (например, о переименовании должности), предложения вакансий, направленные по разным поводам. Основной принцип размещения этих документов тот же: хронология. Если два разных документа датированы одним днем, помещайте их в дело в порядке издания: сначала — предложение вакансий, затем — копию приказа о переводе и заявление как основание к нему, после них — экземпляр должностной инструкции по новой должности.

Если в организации остались невостребованные личные документы работника (сертификаты об обучении, трудовая книжка, свидетельства и т.д.), вложите каждый такой документ в конверт и подшейте в конце личного дела. При нумерации страниц сначала присвойте номер конверту, затем — каждой странице его содержимого. К конверту подклейте полоску бумаги, за которую он будет вшит в дело, — это позволит не проколоть личный документ. Не вносите конверт в опись, отметьте его в таблице «Особенности физического состояния и формирования дела» листа-заверителя.

Предпоследним документом личного дела должен быть документ, послуживший основанием для увольнения работника — заявление об увольнении по собственному желанию, соглашение сторон и др. Последним — заверенная копия приказа о расторжении трудового договора.

После раскладки пронумеруйте листы личного дела. Ставьте номер простым карандашом в верхнем правом углу документа.

Е.Н. Кожанова,

специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Источник

Familio.Media

Фото ТАСС/Л. Свердлов

Изучение семейного прошлого начинается с бесед с родственниками и просмотра документов и фотографий, которые у них хранятся. Следующим этапом поиска информации о близких станет обращение в архивы. Генеалог Екатерина Новикова рассказывает, как разобраться в архивном поиске и оформить запрос так, чтобы точно получить на него ответ.

Какие бывают архивы и какие документы в них хранятся

Важные этапы и события нашей жизни так или иначе фиксируются и документируются государственными органами. Еще несколько лет назад данные хранились исключительно на бумажных носителях, сейчас важные для государства события жизни граждан (рождение, брак, развод, смерть, всякие регистрации собственности и т.п.) вносятся в электронные базы данных. Документы, созданные в организациях и ведомствах, когда выходит срок хранения, уничтожаются или передаются в архивы города или региона. Весь объем архивных документов, независимо от времени создания, места хранения и других параметров, образуют собой Архивный фонд Российской Федерации.

Архивный фонд состоит из двух частей: государственной и негосударственной. Государственная — это документы, хранящиеся в архивах госучреждений разных уровней (федерального, регионального или муниципального).

Негосударственную часть Архивного фонда составляют архивы негосударственных структур: общественных объединений, религиозных организаций, акционерных и частных предприятий, а также частных лиц, если документы эти представляют собой значительную ценность. Негосударственная часть АФ может контролироваться государством при согласии собственников документов.

Выбираем, в какой архив обратиться

В первую очередь нужно выбрать человека, о котором вы хотите узнать больше, и посмотреть, какая информация о нем вам уже известна. Дальше выбор архива зависит от периода, о котором вы ищете информацию.

Для поиска документов дореволюционного периода в выборе архива для обращения ключевым является место события (рождения, крещения, свадьбы или венчания, проживания, учебы, работы, военной службы, смерти). Допустим, ваш родственник родился в Калужской губернии — сейчас это Калужская область. Значит, начать поиск нужно с запроса в Государственный архив Калужской области.

Для поиска документов советского периода важен тип события — что ищем:

— Рождение, женитьба, развод, смерть — фиксируются в ЗАГС (районном или городском), куда и надо обращаться.

— Проживание и переезды — информацию об этом для горожан следует искать в домовых книгах, которые хранятся в МФЦ, паспортных столах, иногда в архивах; для жителей сельской местности — в похозяйственных книгах, которые хранятся в сельсоветах, районных или областных архивах.

— Учеба — информацию следует искать в учебных заведениях и архивах.

— Работа — информацию следует искать в организациях и архивах, куда эти организации сдали документы на хранение.

— Вступление и деятельность в партии — областные партийные архивы и РГАСПИ

— Служба в армии или участие в ВОВ — базы данных, ЦАМО и РГВИА

— Арест, репрессии — в архивах МВД и ФСБ.

КАК УСТРОЕНА СИСТЕМА АРХИВОВ В РОССИИ

Государственные архивы делятся на федеральные и региональные. Федеральные архивы хранят документы центральных государственных учреждений (в том числе партийных), а также документы особого вида или по особым тематикам: документы древнего периода, армии и флота, деятелей литературы и искусства, киноматериалы, звукозаписи, фотографии.

Главные федеральные архивы для генеалогического поиска:

— Российский государственный архив древних актов (РГАДА): здесь хранятся материалы трех первых ревизий (переписей населения) 1719-1764 годов и более ранние документы по всей территории России.

— Государственный архив Российской Федерации: хранит фонды Департамента полиции, Белой армии, государственных учреждений советского периода (среди документов архива много личных дел служащих 1920-1940 годов).

— Российский государственный исторический архив: с этого архива необходимо начинать поиски по дворянам и чиновникам.

— Российский государственный архив экономики: можно найти личные дела советских служащих разного ранга.

— Российский государственный военно-исторический архив: хранит фонды армии до 1917 года.

— Российский государственный военный архив: фонды Красной армии до 1941 года и документы войск НКВД, МВД и МГБ СССР (документы военного периода — в Центральном архиве Министерства обороны РФ).

— Российский государственный архив литературы и искусства: содержит личные фонды деятелей культуры, включая дневники и письма.

— Российский государственный архив социально-политической истории: можно найти учетные карточки членов ВКП(б) и КПСС (для запроса нужно знать номер партбилета).

— Российский государственный архив кинофотодокументов: хранит кинохронику и фотоматериалы.

— Российский государственный исторический архив Дальнего Востока: в составе его фондов находятся материалы по истории Приморского, Хабаровского, Камчатского краев, Амурской, Магаданской и Сахалинской областей (главный архив для поиска по этим регионам).

Поиски по своей родословной нужно начинать, как правило, именно с региональных архивов. В региональных архивах хранятся три группы документов:

— Дореволюционный период (именно здесь нужно искать метрические книги, ревизские сказки и исповедные росписи).

— Советский период (от государственных учреждений регионального уровня до фондов сельсоветов, колхозов и организаций региона).

— Партийные документы (вступление в партию, протоколы, личные и персональные дела).

Обращаемся в архив

Обратиться в архив можно несколькими способами:

• Лично приехав в читальный зал архива
• Отправив бумажное письмо с запросом
• Отправив электронное письмо с запросом (есть не во всех архивах, нужно уточнить на сайте)
• Заполнив форму на сайте архива.

К личному визиту в архив нужно хорошо подготовиться: выяснить адрес и время работы читального зала, взять с собой паспорт, иметь под рукой биографические сведения родственника и генеалогическое древо, которые помогут в поиске. Если вы планируете работать с советским периодом, потребуются документы, подтверждающие ваше родство с человеком, о котором вы хотите найти данные. Стоит взять с собой ноутбук или просто блокнот и ручку для заметок — важно помнить, что в некоторых архивах фото и видеосъемка могут быть запрещены (а нужные копии документов делают платно сотрудники архива).

В связи с пандемией Covid-19 почти во всех архивах действует система предзаказа документов: заказать документы нужно заранее, чтобы через день прийти и изучить дела. Поэтому, особенно если планируете поездку в архив в другой город, лучше позвонить туда и узнать, какая система выдачи дел для просмотра действует в этой конкретной организации.

Отправляя бумажное или электронное письмо, важно соблюсти форму официального обращения, в противном случае ваш запрос останется без ответа. Что нужно указать в запросе:

• Ваши ФИО
• Ваш обратный адрес для ответа
• Тему обращения (архивы обрабатывают запросы различных тематик, поэтому нужно указать, что вы обращаетесь именно с генеалогическим запросом)
• Вашу степень родства по отношению к искомым людям, если вам нужны документы советского периода
• Хронологические и географические рамки запрашиваемой информации (нужно перечислить известные вам данные людей, сведения о которых вы ищете: ФИО, дату и место события — рождения, брака, смерти или иного)
• Просьбу о предоставлении копий документов, в которых упоминаются искомые родственники
• Шифр хранения документов, если он вам известен (о том, как его найти — ниже)
• Напишите, что вы гарантируете оплату услуг архива. Это продемонстрирует серьезность ваших намерений.

В одном запросе лучше указывать одного родственника. Так архиву будет проще обрабатывать запросы, а вам — вести учет ответов.

Все архивы хранят данные по единой системе. Основными единицами учета и хранения документов в архивах являются

. Сейчас у всех архивов есть сайты, и пользователи имеют возможность находить необходимые дела заранее.

Именно дела содержат сведения, которые вам могут быть нужны. Нужные вам дела можно найти с помощью поиска на сайте архива, введя известные вам сведения. Например, факт рождения вашего прадедушки скорее всего записан в метрической книге — дело в архиве может называться так: «Метрическая книга прихода Успенской ц. с. Глинищи, Успенское тож Одоевского у., общая; справки о проживании, о социальном происхождении, доверенность на получение свидетельства о рождении за 1934-1939 гг.». Название дела также содержит его архивный шифр, который выглядит следующим образом: «Ф.93. Оп.5. Д.1». Если вы отправляете запрос в архив Почтой России, то можете указать шифр и название дела. Это существенно облегчит поиск сотрудникам архива.

Если документ оцифрован и доступен на сайте архива, вы сможете его самостоятельно полистать и даже найти нужную вам запись.

Получаем доступ к персональным данным

По российским законам персональные данные граждан защищены, и доступ к ним строго регламентирован. Свободный доступ к персональным данным возможен, если с момента составления дела прошло не менее 75 лет. Для доступа к более поздним документам вам потребуется подтвердить родство. Также возможны случаи, когда дело засекречено, так как содержит государственную тайну: тогда доступ к нему полностью закрыт, но можно обратиться в архив с просьбой о рассекречивании.

Если вы ищете данные о своем родственнике и с момента искомого события прошло меньше 75 лет, вам нужно иметь под рукой оригиналы или заверенные нотариусом копии следующих документов:

1. Ваш паспорт.
2. Ваше свидетельство о рождении.
3. Свидетельство о вашем браке (при смене фамилии).
4. Свидетельство о рождении ваших родителей (по той ветке, которую вы ищите).
5. Свидетельство о рождении родителей ваших родителей (по той ветке, которую вы ищете).
6. Свидетельство о смерти родителей ваших родителей (по той ветке, которую вы ищете).

Для органов ЗАГСа потребуются копии заверенных нотариально копий указанных документов. Архивные органы ФСБ и МВД могут потребовать предъявить нотариально заверенные копии или оригиналы документов, подтверждающих родство.

Что делать, если архив не отвечает или информация не найдена

Если запрос оформлен по правилам, описанным выше, архив обязан вам ответить. Если архив не ответил вам ни по одному каналу связи, можно позвонить туда по телефону, рассказать о своем запросе (назовите себя, канал, по которому отправили запрос, содержание запроса) и узнать о его судьбе. Если вам сообщат, что запрос не получен, уточните адрес, по которому его следует отправить, — возможно, вы допустили ошибку или контактные данные были неверны. После этого отправьте повторный запрос.

Даже если вы получили ответ, возможно, вам сообщат, что запрошенные данные отсутствуют. Иногда архив может указать, где можно продолжить поиски.

К сожалению, многие документы безвозвратно утеряны в войнах, пожарах, затоплениях и просто вследствие человеческой безалаберности.

Если вы ничего не нашли, не стоит опускать руки. Посмотрите внимательно на анкету вашего родственника, наверняка можно еще за что-то зацепиться:

• Если населенный пункт менял административную принадлежность (например, сейчас это Калужская область, но была Тульская губерния) документы по нему могут находиться в соседнем регионе. Попробуйте отправить запрос в архив области, соседней с той, в которой родился ваш родственник или в которой произошло какое-либо важное событие его жизни.
• Вы можете самостоятельно поискать информацию в разных фондах на сайте архива: фондах духовных консисторий, церквей, волостных правлений, казенных палат и др. Там могут содержаться посемейные списки, материалы переписей населения, ревизские сказки и исповедные росписи. Отталкивайтесь от населенного пункта, в котором проживали ваши предки, и от соседствующих с ним.
• Зная место учебы или военной службы родственника, можно продолжить поиски документов о нем в военных архивах и архивах учебных заведений.
• Документы по репрессированным и осужденным хранятся в архивах ФСБ и МВД.

Как продолжать генеалогическую работу с архивами и другими организациями

Исходными данными в архивном поиске являются имя, фамилия и отчество, дата и место рождения или иного события в жизни искомого родственника. Они помогут вам уйти глубже в историю своего рода. После того, как у вас появится опыт генеалогических запросов в архивы, вы сможете перейти к запросам библиографического толка, чтобы не только выяснять факты, но и больше узнать о том, какой личностью был ваш предок.

Запросы в разные организации дадут вам возможность узнать:

• О награждениях государственными (не военными) наградами СССР и РСФСР и РФ (информация хранится в Государственном Архиве Российской Федерации)
• О боевом пути, наградах и подвигах (документы можно найти в Центральном архиве Министерства обороны, Российском государственном военно-историческом и военном архивах, а также на сайте Память народа и в других электронных базах данных)
• О работе, переселении, пленении во время Великой Отечественной войны.
• О репрессиях и арестах (получить данные можно из архивных данных ФСБ и МВД России).
• О членстве в партии (если ваш предок был членом партии и вам известен номер его партбилета, вы можете найти информацию о нем в Российском государственном архиве социально-политической истории — РГАСПИ).

Архивные документы раскроют новые границы истории вашей семьи и станут источником неожиданных открытий. Это работа, которая требует внимательности и терпения — и она будет сполна вознаграждена интересными находками.

Чем поможет сервис Familio:

В базе знаний сервиса есть раздел «Адреса организаций», где вы сможете найти адрес нужного архива. Сейчас там находятся только государственные архивы, в скором времени добавятся ведомственные, а также музеи и библиотеки. Кроме того, для ряда архивов в сервисе Familio собрана база данных заголовков фондов и описей дел, по которой можно вести поиск, указав фамилию или населенный пункт. Перейти к этой базе можно со страницы организации, нажав на кнопку «Искать по фондам архива», либо выбрав этот архив в разделе «Архивные документы».

Источник