Можно ли получить копии документов регистрационного дела

Росреестр — ведомство, в архивах которого хранятся правоустанавливающие документы на недвижимость. Эти документы подлежат постоянному хранению, их уничтожение и изъятие не допускаются.

Кто имеет доступ к этим документам? Каков порядок их выдачи? Как правообладателю получить свои экземпляры документов, если не получил их вовремя?

На эти и другие вопросы отвечает начальник отдела ведения ЕГРН Управления Росреестра по Республике Башкортостан Лариса Копытова.

Копии каких документов можно получить в Росреестре?

Управление Росреестра по РБ осуществляет выдачу из реестровых дел копий договоров и иных документов, выражающих содержание односторонних сделок, совершенных в простой письменной форме (не в нотариальной). Это договор купли-продажи, мены, дарения, договор долевого участия и т.д.

Документы, на основании которых сведения внесены в ЕГРН, являются сведениями, доступ к которым ограничен законом, и поэтому копии таких документов выдаются только самим правообладателям, их законным представителям, лицам, действующим на основании доверенности, нотариусам, правоохранительным органам, судам и иным лицам, установленным законом «О государственной регистрации недвижимости». Выдать копии в данном случае возможно при наличии в Росреестре подлинников.

Также предоставляются копии документов, на основании которых сведения внесены в Единый государственный реестр недвижимости (межевой план, технический план и др.).

Как можно получить копии документов из Росреестра?

Подать запрос о предоставлении сведений, содержащихся в ЕГРН, в виде копии документа можно одним из следующих способов:

— в виде бумажного документа, представляемого заявителем при личном обращении в МФЦ;

— в виде бумажного документа, отправленного по почте, но он в таком случае должен быть заверен нотариально;

— в электронной форме путем заполнения формы запроса, размещенной на официальном сайте Росреестра в сети (https://rosreestr.ru).

Платная ли это услуга – получение копий документов?

За выдачу копий документов взимается плата. Ее размер установлен на федеральном уровне. Так, например, за копию договора купли-продажи предусмотрена плата в размере 300 рублей за единицу для физических лиц. Бесплатно сведения предоставляются правоохранительным органам, судам, судебным приставам-исполнителям, федеральным органам исполнительной власти, органам государственной власти, органам местного самоуправления, органам прокуратуры Российской Федерации, арбитражным управляющим, нотариусам.

Раньше правообладателям выдавали свидетельства о праве собственности. Теперь после проведенной регистрации выдают удостоверяющую выписку из ЕГРН. В чем преимущество выписок из ЕГРН?

С 2016 года бумажные свидетельства упразднены. Сейчас единственным подтверждением зарегистрированного права гражданина, гарантией этого права является запись в электронном реестре.

Бумажные свидетельства, как и выписки, фиксируют сведения на текущий момент. Но если через пять минут после получения бумажного документа на имущество, например, наложат арест, в свидетельстве этих данных не будет. И для получения более актуальных данных потребуется запросить выписку из единого реестра.

Кроме того, изготовление бумажных свидетельств затратно — нужны определенные степени защиты, водяные знаки, голограммы,— но дополнительной гарантии права собственности они не дают. Запись же в электронном реестре является более надежной гарантией права, чем бумажное свидетельство. Мы вместе с правоохранительными органами фиксируем подделку именно бумажных документов.

Выписку из ЕГРН можно заказать не только в бумажном виде, но и в электронной форме через портал Росреестра.

Что делать, если не смог в назначенное время забрать документы, подготовленные Росреестром на выдачу?

— Сегодня на территории республики все заявления и документы, предоставляемые заявителями на бумажном носителе на получение государственных услуг Росреестра, поступают в наше Управление через офисы МФЦ.

Законом установлено, что после окончания срока предоставления государственной услуги, документы в течение 30 календарных дней хранятся в офисах МФЦ. После – направляются в архив как невостребованные.

Если заявитель хочет получить такие невостребованные документы, он может обратиться к специальному электронному сервису «Запрос на получение документов из архива» на портале www.zkprb.ru. Этот сервис создан с целью облегчить заявителям процедуру получения архивных документов, которые остались невостребованными: например, забытые свидетельства или выписки о праве. Данные документы можно получить на территории республики также через офисы МФЦ.

— Что представляет из себя архив вашего ведомства?

— Если исходить из полномочий Росреестра, то архив нашего ведомства состоит из реестровых дел, которые являются частью Единого государственного реестра недвижимости.

Реестровые дела, в свою очередь, хранятся в электронной форме и (или) на бумажном носителе.

В законе прописано, что заявления и необходимые для государственного кадастрового учета и государственной регистрации прав документы, представленные в форме документов на бумажном носителе, для включения в реестровые дела переводятся органом регистрации прав в форму электронного документа или электронного образа документа. Электронные документы, электронные образы документа имеют ту же юридическую силу, что и документ на бумажном носителе, представленный заявителем.

Реестровые дела ведутся также на бумажном носителе, если заявления и необходимые для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав документы оформлены и представлены заявителем в простой письменной форме на бумажном носителе, при условии, что оригиналы таких документов отсутствуют в иных органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных архивах.

Кто имеет доступ к документам реестровых дел?

Доступ в архив имеют только уполномоченные работники Управления. Хранение осуществляется в местах, не доступных для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты или порчи книг учета документов, реестровых дел, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации.

В отношении реестровых дел, ведение которых осуществляется в электронном виде, обеспечивается предотвращение их искажения, подделки и утраты, а также несанкционированного доступа к ним лиц, не имеющих права на доступ к таким данным. Должно обеспечиваться также резервное копирование и восстановление сведений, измененных или уничтоженных (утраченных) при программно-аппаратных сбоях и вследствие несанкционированного доступа к ним.

Учредительные документы для юридического лица являются основополагающими. Они необходимы для идентификации юридического лица в течение всего срока его существования и ведения хозяйственной деятельности. Однако, порой, случается ситуация, когда учредительные документы все в целом или в какой-либо части, утрачены или пришли в негодность и их необходимо восстанавливать, т.е. возникает потребность в получении дубликатов.

С точки зрения существующей правовой традиции дубликат представляет собой второй или следующий экземпляр какого-либо письменного документа, имеющий, в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. 

Кто вправе выдать дубликаты учредительных документов

Налоговые органы обязаны вести в установленном порядке учет организаций (ч. 1 ст. 32 НК РФ). В целях проведения налогового контроля и учета организации подлежат постановке на учет в налоговых органах (ст. 83 НК РФ). Налоговые органы обеспечивают учет и хранение всех представленных документов (ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). Таким образом, и выдают дубликаты документов, хранящихся в налоговых органах, а также сведения о юридическом лице из ЕГРЮЛ, налоговые органы по месту регистрации юридического лица.

Что относится к учредительным документам

Статья 52 ГК РФ относит к учредительным документам устав, либо учредительный договор и устав, либо только учредительный договор.

Кроме указанных выше учредительных документов, к документам, дубликаты которых уполномочены выдавать налоговые органы, относятся:

• тексты изменений устава и(или) учредительного договора,
• протокол собрания учредителей либо решение единственного участника о создании юридического лица,
• свидетельство о внесении записи о юридическом лице при создании в ЕГРЮЛ (свидетельство ОГРН),
• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (свидетельство ИНН).

Подробнее о процедуре

Процедура получения дубликатов вышеуказанных документов следующая:

1. Оплатить государственную пошлину
2. Подать заявление о выдаче дубликатов документов в налоговую
3. Через 5 рабочих дней явиться для получения дубликатов документов

За выдачу дубликата свидетельства о государственной регистрации юридического лица государственная пошлина составляет 800 руб (Письмо Федеральной налоговой службы от 1.01.2005 г. №ШС-6-09/5 «О временных методических рекомендациях»). За повторную выдачу свидетельства о постановке на учет в налоговом органе госпошлина составит 200 рублей. Заполнить платежный документ, определить размер госпошлины и вид платежа можно на сайте налоговых органов.

Однако, на собственном опыте знаю, что сайт налоговых органов не всегда своевременно обновляется и там могут быть размещены уже устаревшие сведения. Потому, надежнее лично явиться в налоговый орган с целью уточнения реквизитов для оплаты государственной пошлины, а также её размера.

Обратиться с заявлением о выдаче дубликатов документов вправе руководитель юридического лица, либо представитель по доверенности. Причём, доверенность необходимо выдавать как на предъявление заявления, так и на получение дубликатов документов, подробно указав в доверенности какие именно документы будет получать представитель. В заявлении необходимо указать наименование и адрес местонахождения организации, ОГРН, ИНН, КПП, а также причину обращения за выдачей дубликатов документов.