Можно ли получить из архива справку о заработной плате
Содержание статьи
Как получить архивную справку о зарплате?
Куда обращаться? Дан алгоритм поиска нужного архива. В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате? Какими нормативными актами регулируются эти отношения? Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя.
Вопрос в тему
Как гражданин может получать архивные сведения, справки (например, информацию о том, какая была зарплата учителя в 1950 г. в селе Котово) в том случае, если архивные документы утратились из-за форс-мажорных обстоятельств? И, пожалуйста, скажите, какими нормативными актами регулируются эти отношения.
Если архивные документы были утрачены из-за давних форс-мажорных обстоятельств в организации или в государственном (муниципальном) архиве либо документы вообще не передавались в архив, то получить конкретные сведения, скорее всего, не получится.
Мнение эксперта
Ларина Светлана, юрист, эксперт журнала
Для подтверждения размера заработка при отсутствии обычно необходимых для этого документов придется обратиться в суд. Отметим, что суды довольно лояльны:
- учитывают в качестве доказательств любые сохранившиеся документы, где фигурируют данные о заработной плате (расчетные листки, выписки из штатной расстановки и пр.), особенно если явным будет отсутствие злого умысла истца в исчезновении требуемых документов, например, в результате стихийного бедствия, о котором есть свидетельства (паводок, пожар или др.);
- показания свидетелей также сыграют свою роль.
Если же документы утрачены в процессе личного хранения гражданином, то получить необходимые архивные сведения вполне возможно. Только при обращении в архив необходимо точно сформулировать цель запроса – что необходимо получить:
1) архивную справку о заработной плате конкретного учителя или
2) статистические сведения о заработной плате учителей сельской школы конкретного района в 1950 году?
В первом случае запрос гражданина носит социально-правовой характер, связан с защитой социальных прав (на пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций). Архивы на основании своих фондов выдают справки, подтверждающие место и стаж работы, размер заработной платы, факты награждения, избрания на выборные должности, репрессий, имущественные права и т.п. Для получения этих сведений гражданин должен в архиве:
- предъявить:
- паспорт и
- доверенность, если сведения он получает не для себя, а по поручению доверителя;
- трудовую книжку (или ее копию), иные документы, имеющие отношение к цели запроса – содержащие наименование организации, в которой работал гражданин, и подтверждающие даты и периоды, по которым требуется найти информацию в архиве,
- а также заполнить заявление (запрос) на предоставление архивной информации.
Социально-правовые запросы граждан исполняются архивами на безвозмездной основе.
Во втором случае запрос может быть отнесен к тематическим, т.к. по проблеме и по теме оплаты труда учителей в 1950 г. потребуется анализ статистических отчетов и иных документов государственной и ведомственной статистики, которые районные отделы статистики или районные отделы народного образования передавали на архивное хранение. Тематические запросы граждан исполняются архивами чаще всего на договорной основе, т.е. платно.
Но во всех случаях при обращении в архив гражданин свой точно сформулированный запрос и его цель оформляет в заявлении (заявлении-анкете), форму которого архивы утверждают самостоятельно.
Классификация запросов граждан и порядок их исполнения регламентируются в действующих Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19; далее – Правила работы госархивов; в настоящее время подготовлена и находится на общественном обсуждении новая версия данных Правил).
Далее будем комментировать более распространенную ситуацию – социально-правовой запрос о заработной плате конкретного человека.
Связанный материал
Исполнение запросов социально-правового характера
№ 02 / 2019
Статья «Исполнение запросов социально-правового характера» журнала № 2′ 2019 объяснит, чем архивная справка отличается от обычной, как заверить архивную выписку и копию, как составить текст разных справок: о зарплате, с выборкой специальных выплат, о стаже, в т.ч. льготном, об отпусках, о переименовании работодателя, о совместительстве, для получения визы (о месте работы и среднем заработке). В статье найдете 10 образцов оформления документов
В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате?
Ведомости по выплате заработной платы (расчетно-платежные, расчетные, платежные) хранятся:
- 75 лет, если они созданы до 1 января 2003 года, и
- 50 лет, если созданы позже этой даты.
Сведения о размере заработной платы работников могут содержаться в штатном расписании, которое имеет постоянный срок хранения. В фонде районного отдела народного образования вполне может остаться на хранении утвержденная / согласованная копия или даже подлинник штатного расписания конкретной школы1.
То есть сроки хранения документов по личному составу, созданных в 1950 году, еще не истекли, и в архив обращаться за необходимыми сведениями о размере заработной платы имеет смысл. Но перед этим необходимо будет вспомнить или уточнить сведения о школе и периоде работы в ней.
Алгоритм поиска нужного архива
Общий алгоритм следующий:
1. Сельская школа подчинялась (управлялась) отделу народного образования исполнительного комитета (исполнительного органа) Совета депутатов трудящихся соответствующего района или города. Документы рай- или гороно должны были быть переданы в районный или городской архив, они могли образовать объединенный архивный фонд, в состав которого могли быть включены документы по личному составу подведомственных школ. Но если школа в селе Котово была десятилеткой и самой крупной в районе, то ее архивные документы могли передаваться в районный или городской архив и учитываться там в качестве самостоятельного архивного фонда.
Государственные (муниципальные) архивы определяют и уточняют принадлежность архивных документов к тому или иному фонду в процессе работы с организациями-источниками комплектования, а также в процессе работы с архивными документами ликвидированных организаций. Архив обычно ведет список фондов с указанием хронологических границ (названия организаций-фондообразователей), который доступен во входной зоне на доске объявлений и публикуется на официальном сайте архива.
2. Необходимо вспомнить, в каком районе и в какой области находилось село Котово, которое имеет в виду автор вопроса, ведь с 1950 года произошло много изменений в административно-территориальном делении, село могло и не сохранить своего названия (например, подмосковное село Котово вошло в черту города Долгопрудный Московской области в 1957 году).
Необходимо вспомнить:
- был ли интересующий вас населенный пункт крупным селом непосредственно районного подчинения или нет;
- изменялись ли названия района и области, какими были их названия в 1950 году, если сейчас они иные.
В полном наименовании школы могло отразиться географическое название района, в котором она находилась. В тот период существовало много таких наименований, например, «Котовская общеобразовательная средняя (или восьмилетняя) школа с производственным обучением».
Все это необходимо вспомнить для выяснения названия районного или городского архива и правильного адресования запроса. Чем точнее адресован и сформулирован запрос, тем быстрее в архиве будет осуществлен поиск документов, и заявитель скорее получит ответ.
Если ничего не известно о районном архиве, в который могли были быть переданы документы организации, то запрос о предоставлении информации необходимо направить в орган управления архивным делом в области или в городе (если это был районный центр). Называться эти органы могут по-разному:
- управление (или отдел) культуры и архивов,
- отдел культуры, туризма и архивов,
- архивное управление (или отдел).
В крайнем случае запрос можно направить просто в администрацию городского или районного поселения, которая предоставит информацию об архиве (архивах), в которые необходимо будет обратиться за получением конкретной архивной справки.
Для поиска нужного архива можно еще воспользоваться сайтами:
- «Архивы России» Федерального архивного агентства (www.rusarchives.ru) и
- интернет-путеводителем по архивам России (web-archiv.ru).
3. Запрос на предоставление из архива информации о трудовом стаже и размере заработной платы направляет в архив сам гражданин (или по доверенности уполномоченное им лицо). При личном обращении в архив необходимо заполнить заявление (запрос), в котором:
- формулируется цель запроса;
- полностью указываются фамилия, имя и отчество, дата рождения (многие архивы еще просят указывать паспортные данные);
- контактная информация – адрес и телефон;
- удобные способы получения ответа из архива (лично, через портал госуслуг, по обычной или электронной почте);
- полное наименование организации, в которой гражданин работал, кому она подчинялась (при возможности), должность (занимаемые должности) / профессия в интересующий период работы;
- если за такими сведениями гражданин обращался ранее в какие-либо органы управления архивным делом и архивы, то необходимо дополнительно сообщить об этом.
Для удобства обращения в архив в электронном виде на сайтах большинства из них размещается утвержденная электронная форма заявления (или даже несколько форм со специфическим составом сведений, которые надо вписать в запросы конкретных типов: имущественный, социально-правового характера, тематический).
Помимо личного обращения и через сайт архива, во многих регионах заявку можно также направить через портал госуслуг, МФЦ, по обычной или электронной почте, а где-то даже продиктовать по телефону.
В цели запроса необходимо четко указать, за какой период требуются сведения о размере заработной платы (например, за все месяцы 1950 г. или за какой-то конкретный период в этом году). Ведь на основании имеющихся архивных документов в архивной справке будут указаны и оформлены в виде таблицы размеры начисленной заработной платы отдельно по каждому месяцу.
Какими нормативными документами регулируется?
В настоящее время предоставление архивной информации гражданам рассматривается как государственная (муниципальная) услуга. Результатом ее предоставления являются:
- архивные справки,
- архивные выписки,
- архивные копии,
- информационные письма о месте нахождения интересующих граждан документов,
- письма-ответы об отсутствии запрашиваемых сведений и рекомендации о дальнейших путях поиска необходимых сведений,
- письма-уведомления о невозможности предоставить информацию.
Основными законодательными актами, на основании которых осуществляется предоставление данной государственной (муниципальной) услуги являются федеральные законы:
- от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
- от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Закон № 59-ФЗ);
- от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ) и др.
Так, в Правилах работы госархивов и в административных регламентах установлен срок исполнения запросов социально-правового характера – 30 дней с даты регистрации, что соответствует Закону № 59-ФЗ. В утвержденных формах заявлений граждан на предоставление информации из архива выделяются поля для оформления сведений в связи с обработкой и защитой персональных данных по Закону № 152-ФЗ.
Но все конкретные технологии работы по предоставлению архивной информации закрепляются административными регламентами предоставления государственной (муниципальной) услуги информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. В них устанавливаются порядок, сроки, требования к запросам и ответам, контроль, порядок обжалования и т.п. организационные аспекты. В настоящее время в субъектах Российской Федерации каждый государственный архив имеет такой административный регламент и руководствуется им. Органы управления архивным делом и сами действуют на основе подобных регламентов, а для своих подведомственных районных и городских архивов часто разрабатывают и утверждают типовые административные регламенты2.
* * *
Заданный читателем вопрос связан с актуальной проблемой поиска и использования архивных документов, информации. Ощутимым подспорьем в этом могут стать:
- не только усилия органов управления архивным делом и государственных, муниципальных архивов, которые публикуют списки организаций с указанием, в какие конкретные архивы приняты их документы по личному составу;
- но и усилия кадровых служб предприятий, которые на своих сайтах могут публиковать информацию о том, в какой архив и за какие периоды переданы на хранение документы по личному составу уволенных с этого предприятия сотрудников.
Источник
Предприятие ликвидировано – где брать справку о зарплате будущему пенсионеру
Обычно такие справки необходимы для подтверждения стажа будущему пенсионеру с 1986 по 1995 год. Тогда предприятия не передавали документы на хранение в архивы.
Даже после их создания, многие игнорировали этот закон. Итог всему вышесказанному – невозможность взять справку из архива для подтверждения рабочего стажа пенсионером при ликвидации предприятия, на котором он работал.
Получается замкнутый круг и пенсионер, отработавший на предприятии многие годы не знает, как подтвердить свой стаж для начисления пенсии. Давайте попробуем разобраться, где и как получить злополучную справку о подтверждении рабочего стажа ликвидированного предприятия.
Начнем с необходимых документов для оформления пенсии:
Источник: Яндекс картинки
1. Обязательно, паспорт пенсионера.
2. Пока нужен СНИЛС, затем его переведут в электронный вариант.
3. Обязательно трудовые книжки (если они есть).
4. Трудовые договора, копии приказов.
5. Документы на детей (свидетельства о рождении).
Весь подтвержденный заработок нужен до 2002 года. Начиная с этой даты стали учитывать в ПФ взносы ваших работодателей, переведенных с вашей зарплаты. Это делает бухгалтер предприятия ежемесячно. Деньги эти копятся на вашем лицевом счете.
Как получить пенсионеру справку от ликвидированного предприятия:
Вот тут у многих и наступают трудности, работал на предприятии, а где теперь его искать после ликвидации?
Прямого закона для решения этой проблемы нет, но есть указания, как поступить для подтверждения стажа. Сначала сходите в Пенсионный фонд, покажите специалисту свои справки и расскажите всю правду о неподтвержденном стаже. Выслушайте его рекомендации.
Возможно дополнительных справок будет не нужно брать. В ПФ сохраняются все данные отчетности предприятий, начиная с 1996 г. Есть там размер зарплаты каждого работающего россиянина. Естественно, если он имел «белую» заработную плату, а не в конверте.
Если необходима справка для более раннего срока подтверждения рабочего стажа, здесь нужно обращаться в архив. При любой ликвидации организации в их обязанность входит сдавать в архив свои документы.
При реорганизации предприятия документы могли отдать правопреемнику. Позвоните в архивную организацию и проконсультируйтесь, смогут ли вам помочь. При отсутствии нужных документов в архиве на нужное предприятие остается только обратиться в суд.
Нужен иск к предприятию, которое проигнорировало передачу на хранение в архив необходимые вам документы о суммах зарплаты и их восстановления. Потребуйте восстановление ущерба с должностного лица, которое просто обязано было подать все дела фирмы в архив.
Суд поможет при содействии ПФ и налоговой (на основании сумм удержанного подоходного налога) подтвердить суммы вашей зарплаты. Возможно разрешат вариант подтверждения на основе свидетельских показаний или иным документам.
Суд возможно признает вас работающим на тот момент по указанной в документах профессии и рассчитать вашу зарплату по средней ставке по стране, учитывая вашу профессию и квалификацию или занимаемую должность.
В любом случае не пускайте все на самотек, добивайтесь своего. Суд в любых случаях помогает. Больше узнавайте о закрывшемся предприятии у своих бывших коллег. Не стесняйтесь звонить им, люди не везде равнодушные. Очень многие помогают.
Удачи!
Попрошу оценить статью автора лайком.
Спасибо.
Источник
Выдача сведений о заработной плате из архива организации
- Главная
- Статьи
- Кадры
- Кадровый документооборот
688824 января 2018
Компания обязана выдавать сведения о заработной плате из архива по письменным заявлениям. Для ответов чаще всего используют архивную справку о заработной плате.
Как предоставить документы о заработной плате из архива
Ответы на запросы о зарплате оформляют в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии. Их оформляют и заверяют в установленном порядке. Если документов из запроса нет, то составляют ответ о невозможности представить сведения. В тексте опишите причины, почему предоставить информацию нельзя. К примеру, документы с данными уничтожил пожал или потоп в помещении из-за прорванной трубы (п. 5.11 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Ответ оформляют на бланке организации.
Запросить сведения о зарплате может не только работник, но и сторонняя организация. Тогда ответ сопровождают письмом с традиционной или электронной подписью. А если документы поставлены на архивный учет, то данные переносят в архивную выписку. Ее составляют на бланке организации (п. 5.13 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).
Возможно исходные документы во составляли в электронном виде, а законодательство или договор предусматривает представление их на бумаге. В такой ситуации компания должна изготовить бумажную копию за свой счет (п. 6 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Электронные и бумажные экземпляры равны между собой (ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, постановление Правительства от 24.01.2017 № 63).
Это актуально, если организация не ведет лицевые счета, а составляет только расчетные листки, которые рассылает работникам по электронке. В таком случае при ответе на запрос необходимо распечатать листки и заверить их как копию документа.
В случае с расчетными листками электронная подпись не нужна, так как нет необходимости придавать этой бумаге юридическую силу. Этот документ не участвует в электронном обмене между организациями. Расчетный листок, по сути, является выпиской из лицевого счета или расчетной ведомости.
Ответ на заявление в архив о заработной плате предоставляют в течение 30 дней со дня его регистрации. Срок можно продлить. На это должен дать согласие руководитель компании. Однако на продление есть ограничение. Срок можно увеличить не более чем на 30 дней. После того, как решение об увеличении приняли, об этом надо уведомить заявителя.
Чаще всего используют архивную справку (утв. в Приложении № 29 к приказу Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Она отличается от выписки тем, что это не просто копия документа-оригинала или его части, а сведения из этого документа в справочно-информационной форме.
Справку составляют с учетом следующих правил:
- документ формируют на официальном бланке организации;
- указывают номер и дату справки и регистрируют в журнале исходящих документов;
- указывают номер и дата запроса, на который предоставляют ответ.
- сведения отражают в справке по хронологической последовательности событий и около каждого указывают вид архивных документов и их даты;
- расхождения и несовпадения между данными из запроса и из документа-оригинала приводят в правке в скобках с пометкой «Так в документе» или «Так в тексте оригинала».
Справку заверяет руководитель организации. Затем на ней проставляют печать, если не отказались от ее использования. Ниже приведите реквизиты исполнителя и его телефон.
Образец архивной справки о заработной плате
Как запрашивать сведения о заработной плате работника из архива
Архив организации должен рассматривать и исполнять запросы, которые поступают в письменной форме.
Обратите внимание, что запрос о заработной плате составляют не просто в компанию, а в архив организации.
Запрос в архив о заработной плате должен содержать следующие реквизиты:
- кто запрашивает сведения – наименование компании или фамилия, имя и отчество при наличии для физического лица;
- почтовый или электронный адрес, по которому предоставить ответ;
- какие сведения предоставить и за какой период;
- форма, в которой предоставить данные, – информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень или тематический обзор документов;
- личная подпись автора запроса – физика или должностного лица;
- дата составления запроса в архив о заработной плате.
Запросы регистрируют в течение трех рабочих дней с момента поступления в архив (п. 5.10 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526)
Как формируют архив по документам со сведениями о зарплате
Компании ведут лицевые счета по формам Т-54 и Т-54а. Их группируют в отдельные дела и располагают по алфавиту фамилий, имен и отчеств (п. 4.20 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).
Лицевики можно составлять по унифицированной форме из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1 или разработать свой бланк. Причем вести их можно как на бумаге, так и в электронном виде. Но тогда нужна электронная подпись (п. 4, 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Главное, чтобы учетный документ, который разработала организация, содержал все обязательные реквизиты из статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ.
Форму N Т-54 применяет для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.
Форму N Т-54а применяет при автоматизированной обработке учетных данных с использованием специальных программ. Документ содержит условно-постоянные реквизиты, которые нужны для расчета заработной платы.
Организации должны выдавать своим работникам расчетные листки. В них отражают все начисления и удержания за месяц. Ежемесячно один экземпляр листка вкладывают (вклеивают) в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или вкладном листе делают расшифровку кодов видов выплат и удержаний. Используют принятую в организации систему кодирования.
Обратите внимание: лист с наглухо наклеенными документами нумеруют как один. Например, с вырезками, выписками, фотографиями. Если к документу подклеены одним краем другие листы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруют отдельно (п. 4.20 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).
Сроки хранения документов о заработной плате в архиве
Лицевые счета хранят в организации в течение 50 лет (до 2003 г. – 75 лет). Срок отсчитывают со дня создания документа. Лицевой счет сотрудника — не обязательный документ. Поэтому штрафов за то, что компания не ведет лицевики, нет.
Компании, которые не ведут лицевики, должны хранить любые документы со сведениями о доходах. К примеру, платежную ведомость Т-53 хранят в таком случае в течение 75 лет после окончания года, в котором ее составили (п. 412 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Документы по личному составу организация хранит у себя, а при ликвидации должна передать их в государственный архив. Передачей занимается ликвидационная комиссия. Это только в том случае, если организация действительно прекращает свою работу – либо по решению суда, либо в порядке банкротства, либо добровольно.
Ликвидация не предполагает правопреемства. При реорганизации правопреемник есть. Поэтому документы, как собственность организации, переходят к вновь созданному юридическому лицу так же как иные права и обязанности. Поэтому любые обращения о получении информации социально-правового характера будут направлять в организацию до тех пор, пока она существует в любой организационно-правовой форме и при любом названии.
Минэк заявил об увеличении количества проверок. Проверьте по ИНН придут ли к вам
Проиндексируйте зарплату в бухгалтерской программе БухСофт! Пакет документов подготовится автоматически!
Попробовать >>
, а вы знаете, что ВТБ Банк позволяет юрлицам проводить операции прямо из бухгалтерской программы и оплачивать платежки до
23:00?
Откройте счет на специальных условиях — закажите звонок прямо сейчас!
Узнать подробности у специалиста
Только сначала подключите доступ к тесту>>
Пройти тест
,
успейте подписаться на новый «Главбух» по цене 2019 года!
Скачать счет
Есть вопросы по подписке, звоните: 8 800 505 87 17
Статьи по теме в электронном журнале
Источник