Можно ли использовать старые накладные

С днём рождения, ТТН! Или всё о легитимности электронной товарно-транспортной накладной

28 ноября форме товарно-транспортной накладной исполняется 22 года. В честь этого небольшого события эксперты сервиса Synerdocs решили написать отдельную статью и поставить жирную точку в вопросе, легитимно ли использовать электронную ТТН.

С 2017 года у российских компаний появилась возможность оформлять транспортную накладную в электронном виде и обмениваться ей с контрагентами через оператора электронного документооборота. Первое легитимное решение для передачи электронных транспортных накладных (далее — ЭТрН) предложил сервис Synerdocs. С момента его запуска по текущий день более 7 000 компаний сформировали ЭТрН в сервисе.

Постепенно очередь дошла и до товарно-транспортной накладной (далее — ТТН). В конце 2019 года оператор анонсировал расширение функционала бизнес-решения «ЭДО в грузоперевозках» и презентовал возможность обмена электронными ТТН (далее — ЭТТН). Насколько законно использовать решение и почему рынок все еще не отказался от ТТН? Давайте разбираться по порядку.

Краткий экскурс в историю использования ТТН, или Как всё начиналось

Прежде чем перейти к легитимности использования нового вида теперь уже электронного документа, хотела бы рассказать о практике применения товарно-транспортной накладной на рынке.

Форма ТТН введена Постановлением Госкомстата России N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее — Постановление Госкомстата N 78) 28 ноября 1997 года. Именно сегодня этому событию исполняется 22 года.

Однако 25 июля 2011 году вступило в силу Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 г. № 272 «Об утверждении правил перевозок грузов автомобильным транспортом». В Приложении 4 к Постановлению была приведена новая форма транспортной накладной (далее — ТН). Рынок встрепенулся, и многие компании, которые ранее оформляли ТТН и отдельно договор на перевозку, начали составлять и ТН. Теперь поставку сопровождает целый комплект — ТТН, ТН, товарная накладная, счет-фактура, договор на перевозку, доверенность на водителя, сертификаты качества и другие документы.

Как часто бывает, новый формат ввели, а старый отменить забыли. Не скажу, что практика применения двух транспортных документов полюбилась, но крепко прижилась.

Оформлять оба документа?

Процессы документооборота у компаний давно устоялись. Те, кто оформлял товарно-транспортную накладную, вдобавок составляют транспортную. И эта ситуация до сих пор широко распространена.

Некоторые участники рынка просили разъяснений у Министерства финансов и ФНС и получали их. Так, например, налоговые органы в письме от 21.03.2012 г. № ЕД-4-3/4681 заверили, что для подтверждения расходов на автомобильные перевозки необходим только один из двух документов. А если быть еще точнее, то достаточно транспортной накладной.

Однако на рынке есть компании, которые как работали с ТТН, так и продолжают. А для подтверждения намерений на перевозку представляют договоры либо готовят ТН и ТТН. Также есть отдельная категория организаций, использующих этот документ для отражения внутренних перемещений товара, где не нанимается сторонний транспорт. Здесь ТТН необходима для учета продукции на складах, и в целом такое решение оправданно.

В составлении обоих документов необходимости нет. Исключение — перевозка алкогольной продукции. Разъяснением Росалкогольрегулирования от 08.07.2011 г. сообщается, что транспортная накладная не является сопроводительным документом, удостоверяющим легальность производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, и компании обязаны составлять именно ТТН по форме 1-Т.

Итого: оформлять оба документа для подтверждения грузоперевозки не обязательно, если, конечно, это не касается алкоголя. Можно использовать либо ТН, либо ТТН. Однако, бухгалтер бухгалтеру рознь и против этого не пойдешь.

Из чего состоит решение по обмену ЭТТН?

В Synerdocs ЭТТН реализована в формате XML и по аналогии со счетами-фактурами в электронном виде имеет титулы:

— «Грузоотправитель»,

— «Отпуск груза разрешил»,

— «Главных бухгалтер»,

— «Отпуск груза произвел»;

— «Отпуск груза и доставка водителем»,

— «Подтверждение принятия груза»,

— «Подтверждение сдачи груза водителем».

На практике руководство компании наделяет полномочиями на подписание документов сотрудников склада, то есть фактически формируется один титул. Возможность указания дополнительных трех видится опциональной. Таким образом, рабочими остаются четыре титула (см. Схему 1).

Схема 1. Подписание ЭТТН с участием водителя

В случаях использования ТТН при оформлении внутренних перевозок с привлечением собственных перевозчиков подтверждать отпуск и сдачу груза водителям не требуется. Тогда из схемы их титулы выпадают (см. Схему 2).

Схема 2. Подписание ЭТТН без участия водителя

Стоит уточнить, что участники документооборота могут использовать как квалифицированные, так и простые электронные подписи, а водители подписывают документы с использованием чат-бота в Viber или с помощью SMS.

Что там насчёт легитимности ЭТТН?

Пока одни компании считают дни до того момента, когда государство законодательно урегулирует применение транспортных документов в электронном виде, вторые ожидают внесения правок в Постановление Правительства N 272, а третьи надеются на появление сервисов, способных в один момент сосредоточить в себе функции, контролирующие рынок грузоперевозок, и не важно, что это происходит лишь «на бумаге», есть такие участники рынка, которые не верят в «сверхспособности» законодателей и активно используют решения операторов ЭДО. И это не идёт в разрез с требованиями регуляторов, так как законодательно уже разрешено переводить транспортные документы в электронный вид.

В таблице приведу список нормативно-правовых актов и основных моментов, о которых нужно знать, прежде чем переводить тот или иной документ в электронный вид.

Перевозка груза — это хозяйственная операция, а каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Следовательно, ТН и ТТН это первичные учетные документы, которые не запрещается составлять в электронном виде и подписывать любым видом электронной подписи.

Как представить в налоговую и суды?

ЭТТН реализована в формате XML. Как и любой другой документ в XML, у ЭТТН печатная форма, которую можно представить в ФНС.

Если необходимо подготовиться к налоговым проверкам, то достаточно выгрузить документацию из сервиса. При этом, документы будут иметь отметки о том, что он был передан через сервис обмена Synerdocs и подписан электронными подписями. Далее необходимо заверить ЭТТН собственноручной подписью и печатью вашей организации, проставить пресловутое «Копия верна» и представить по месту требования.

С судами ситуация аналогичная.

***

Таким образом, какой из документов оформлять — ТН или ТТН — зависит от того, как привыкла работать компания. Тем не менее, и ту и другую накладные теперь можно составлять в электронном виде и подписывать электронной подписью. Законодательство на стороне пользователей.

Бизнес уже сегодня экономит благодаря переходу на электронные транспортные документы. Компании начинают забывать об исправлениях, долгой доставке, расходах на бумагу. Взаиморасчеты между заказчиками и исполнителями перевозки значительно ускоряются, а некоторые организуют электронные очереди на основании данных в структурированном документе.

Хотите знать об ЭТТН больше? Следите за новыми статьями экспертов на сайте Synerdocs

Источник

Каков порядок заполнения действующей на данный момент транспортной накладной и можно ли принимать от поставщиков наравне с действующей транспортной накладной также товарно-транспортную накладную (форма № 1-Т)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: в действующей форме транспортной накладной обязательному заполнению подлежат все разделы, за исключением раздела 8 «Условия перевозки». При отсутствии всех или каких-либо отдельных записей в этом разделе транспортной накладной ставятся прочерки.

Применение транспортной накладной по старой форме как недействующего документа связано с риском возникновения споров с проверяющими органами по вопросу признания расходов на перевозку грузов и вычетов НДС по ним.

Порядок заполнения транспортной накладной

В соответствии с п. 2 ст. 785 ГК РФ, ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Устав автомобильного транспорта) транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза.

Из положений главы 40 ГК РФ следует, что существенными условиями договора перевозки являются условия о предмете перевозки (вид груза), количестве товара (вес, его объем), сроке доставки груза, о пункте отправления и назначения перевозки, порядке расчетов и сумме договора перевозки, сроке и порядке предоставления и использования автомобилей.

Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 утверждены Правила перевозок грузов автомобильным транспортом (далее — Правила), которыми установлено, что заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной грузоотправителем (если иное не предусмотрено договором перевозки груза) по форме согласно приложению № 4 (п. 6 Правил).

Инструкция по заполнению транспортной накладной не утверждена. В то же время в части порядка заполнения транспортной накладной Правилами предусмотрено, что транспортная накладная, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, составляется на одну или несколько партий груза, перевозимую на одном транспортном средстве, в трех экземплярах (оригиналах), соответственно, для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.

Транспортная накладная подписывается грузоотправителем и перевозчиком или их уполномоченными лицами. Любые исправления заверяются подписями как грузоотправителя, так и перевозчика или их уполномоченными лицами (п. 9 Правил).

В случае погрузки подлежащего перевозке груза на различные транспортные средства составляется такое количество транспортных накладных, которое соответствует количеству используемых транспортных средств (п. 10 Правил).

При объявлении грузоотправителем ценности груза груз принимается к перевозке в порядке, установленном Правилами, с указанием в разделе 5 транспортной накладной его ценности. Объявленная ценность не должна превышать действительной стоимости груза (п. 12 Правил).

Оформление транспортной накладной в случае перевозки грузов для личных, семейных, домашних или иных не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд осуществляет перевозчик (фрахтовщик) по согласованию с грузоотправителем (фрахтователем), если иное не предусмотрено соглашением сторон (п. 21 Правил).

Перевозчик (водитель) по завершении погрузки подписывает транспортную накладную и в случае необходимости указывает в разделе 12 транспортной накладной свои замечания и оговорки при приеме груза (п. 26 Правил).

Изменение условий перевозки груза, в том числе изменение адреса доставки груза (переадресовка), в пути следования отмечается перевозчиком (водителем) в транспортной накладной (п. 28 Правил).

Все принадлежащие грузоотправителю (фрахтователю) приспособления возвращаются перевозчиком (фрахтовщиком) грузоотправителю (фрахтователю) в соответствии с его указанием в разделе 5 транспортной накладной и за счет грузоотправителя (фрахтователя), а при отсутствии такого указания выдаются грузополучателю вместе с грузом в пункте назначения (п. 49 Правил). При перевозке груза в таре или упаковке, а также штучных грузов их масса определяется грузоотправителем с указанием в транспортной накладной количества грузовых мест, массы нетто (брутто) грузовых мест в килограммах, размеров (высота, ширина и длина) в метрах, объема грузовых мест в кубических метрах (п. 53 Правил).

Запись в транспортной накладной о массе груза с указанием способа ее определения осуществляется грузоотправителем, если иное не установлено договором перевозки груза. По требованию перевозчика масса груза определяется грузоотправителем в присутствии перевозчика, а если пунктом отправления является терминал перевозчика, — перевозчиком в присутствии грузоотправителя. При перевозке груза в опломбированных грузоотправителем крытом транспортном средстве и контейнере масса груза определяется грузоотправителем (п. 55 Правил). Сведения об опломбировании груза (вид и форма пломбы) указываются в транспортной накладной (п. 57 Правил).

Перевозчик доставляет и выдает груз грузополучателю по адресу, указанному грузоотправителем в транспортной накладной, грузополучатель принимает доставленный ему груз. Перевозчик осуществляет доставку груза в срок, установленный договором перевозки груза (п. 63 Правил). При подаче транспортного средства под выгрузку грузополучатель отмечает в транспортной накладной в присутствии перевозчика (водителя) фактические дату и время подачи транспортного средства под выгрузку, а также состояние груза, тары, упаковки, маркировки и опломбирования, массу груза и количество грузовых мест (п. 68 Правил).

Кроме того, при нарушении условий перевозки в предусмотренных в п. 79 Правил случаях составляется соответствующий акт, о чем в транспортной накладной, заказе-наряде, путевом листе и сопроводительной ведомости должна быть сделана отметка, содержащая краткое описание обстоятельств, послуживших основанием для ее проставления, и размер штрафа (п. 86 Правил). Отметки в транспортной накладной о составлении акта осуществляют должностные лица, уполномоченные на составление актов (п. 81 Правил).

Таким образом, Правилами предусмотрено обязательное заполнение всех разделов транспортной накладной, кроме раздела 8 «Условия перевозки». В случае отсутствия всех или каких-либо отдельных записей в этом разделе транспортной накладной применяются условия перевозки грузов, предусмотренные Уставом автомобильного транспорта и Правилами. Отсутствие записи подтверждается прочерком в соответствующей графе при заполнении транспортной накладной (п. 11 Правил).

Заметим, что установленная Правилами форма транспортной накладной содержит все обязательные реквизиты, необходимые для любого первичного учетного документа (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ)).

Поэтому считаем необходимым в транспортной накладной заполнять все реквизиты, предусмотренные Правилами.

Аналогичное мнение высказали специалисты УФНС России по г. Москве в письме от 11.08.2011 № 16-15/079006@, указав при этом, что договор перевозки грузов и надлежащим образом оформленная транспортная накладная могут являться документами, подтверждающими расходы на перевозку груза, при условии, что оформление других документов не предусмотрено договором перевозки грузов.

Хочется отметить, что транспортная накладная предусматривает указание в разделе 3 «Наименование груза» отгрузочного наименования, а не наименования товаров. Поэтому в случае перевозки большого ассортимента товаров считаем возможным указывать в транспортной накладной обобщенное название груза, так как номенклатура товаров указана в сопроводительных документах (товарной или товарно-транспортной накладной), перечисляемых в следующем разделе транспортной накладной.

Изменения в транспортной накладной

Постановлением Правительства РФ от 30.12.2011 № 1208 внесены изменения в Правила и в формы транспортной накладной и заказа-наряда.

В отличие от прежней формы, при составлении транспортной накладной и внесении в нее исправлений проставление печати не требуется, достаточно подписей грузоотправителя и перевозчика. При этом подпись в документах теперь могут ставить уполномоченные лица грузоотправителя и перевозчика.

Заметим, что по общему правилу, согласно ст. 160 ГК РФ, сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами. Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований.

Ни Уставом автомобильного транспорта, ни Законом № 129-ФЗ не установлены требования о наличии печати на оформляемых по сделке документах. Поэтому отсутствие печати на транспортной накладной не свидетельствует о недействительности транспортной накладной. В то же время организации вправе в соответствии с обычаями делового оборота по-прежнему ставить печать на этом документе.

Изменения затронули и другие разделы транспортной накладной. Так, в разделах 1 «Грузоотправитель» и 2 «Грузополучатель» транспортной накладной исключены данные лица, ответственного за перевозку.

В разделах 6 «Прием груза» и 7 «Сдача груза» помимо фактических даты и времени прибытия транспортного средства теперь должны указываться фактические дата и время его убытия, что позволяет исключить возникновение претензий по срокам доставки груза в случаях, когда задержка произошла по вине самого грузоотправителя (например, если груз не был своевременно подготовлен к отправке).

В разделе 10 «Перевозчик» вместо ответственного за перевозку лица следует указывать данные уполномоченного лица перевозчика. Кроме того, не требуется указания сведений о путевом листе, так как эта информация нужна только перевозчику.

Раздел 15 «Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы» дополнен данными о плательщике (грузоотправителе), необходимыми для любого соглашения (договора), и в настоящее время предусматривает указание полного наименования, адреса и банковских реквизитов организации плательщика (грузоотправителя).

Новая форма транспортной накладной обязательна к применению с 13 марта 2012 года.

Применение транспортной накладной по старой форме

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходы признаются в целях налогообложения прибыли, если они подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В настоящее время одновременно с Правилами продолжают действовать «Общие правила перевозки грузов автомобильным транспортом», утвержденные Минавтотрансом РСФСР 30.07.1971, в соответствии с которыми основным документом, предназначенным для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом, является товарно-транспортная накладная.

Форма товарно-транспортной накладной (форма № 1-Т) утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78.

Таким образом, в настоящее время действует и транспортная накладная, и накладная по форме № 1-Т. При этом вопрос о необходимости одновременного оформления обоих документов на перевозку вызвал много споров.

Согласно последним разъяснениям налогового ведомства утвержденная во исполнение Устава автомобильного транспорта транспортная накладная также может признаваться оформленным в соответствии с законодательством Российской Федерации документом, если налогоплательщиком соблюден установленный порядок ее заполнения.

При этом в целях исчисления налога на прибыль для подтверждения затрат по перевозке груза автомобильным транспортом достаточно наличия надлежащим образом оформленного одного из документов: либо транспортной накладной, либо товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т (письмо ФНС России от 21.03.2012 № ЕД-4-3/4681@, письма УФНС России по г. Москве от 02.07.2012 № 16-15/057963@, от 11.08.2011 № 16-15/079006@, от 04.08.2011 № 16-15/076716@).

Отметим, что арбитражная практика по вопросам налоговых последствий при выявлении ошибок в заполнении транспортной накладной или применении старых форм в настоящее время еще не сформировалась. Вместе с тем с учетом разъяснений налогового ведомства о возможности подтверждения перевозки только транспортной накладной считаем, что применение старой формы этого документа с 13 марта 2012 года как недействующего документа может привести к возникновению споров с налоговыми органами по вопросу признания расходов на перевозку грузов и вычетов НДС по ним.

Источник