Можно ли использовать старые бланки
Содержание статьи
Можно ли принимать счета-фактуры старого образца?
Счет-фактура старого образца — этим термином обозначается бланк после вступления в силу его новой редакции. Какие счета-фактуры сейчас считаются документами старого образца? Действуют ли старые счета-фактуры после вступления в силу обновленных редакций постановления № 1137? Можно ли использовать старые счета-фактуры покупателю для вычета? Ответы — в этой статье.
Бланк счета-фактуры 2019-2020 годов: как менялась форма
В настоящее время акутальным является бланк счета-фактуры в редакции, действующей с 19.08.2017. Повышение ставки налога с 18 до 20% на форме счета-фактуры не сказалось, так как ставка не «зашита» в бланк, а указывается при его заполнении.
Подробнее см. здесь.
Таким образом, сейчас счетами-фактурами старого образца можно считать бланки, действовашие:
- до 01.07.2017 — в редакции от 29.11.2014;
- с 01.07.2017 по 30.09.2017 — в редакции от 25.05.2017.
Напомним, что последние изменения, потребовавшие корректировки бланка счета-фактуры старой формы, были вызваны обновлением перечня обязательных реквизитов, приведенных в ст. 169 НК РФ:
- с 01.07.2017 над основной таблицей появилась дополнительная строка для указания данных госконтракта (договора, соглашения);
- с 01.10.2017 в основную таблицу добавлена новая графа «Код вида товара», изменено название графы «Номер таможенной декларации» путем добавления определения «регистрационный» к слову «номер»; в поле, отведенном для подписей, появилось указание на возможность подписания уполномоченным лицом вместо ИП.
Но если составителю нет необходимости вносить указанные данные в оформляемый документ, можно ли ему использовать старую форму счета-фактуры при оформлении отгрузки? Какими будут последствия принятия такого документа для получателя и можно ли принимать по счетам-фактурам старого образца НДС к вычету? Ответы на эти вопросы вытекают из того значения, которое счет-фактура имеет среди остальных документов, используемых налогоплательщиком.
О том, что в последнее время изменено в правилах оформления книг покупок и продаж, читайте в статьях:
- «Пример заполнения книги продаж в 2019 году (скачать бланк, образец)»;
- «Какие основные правила заполнения и ведения книги покупок в 2019 — 2020 годах?».
Роль счета-фактуры среди принимаемых к учету документов
Большая часть применяемых в учете документов относится к числу первичных учетных, в большинстве своем имеющих установленные формы, но допускающих замену этих форм бланками иной формы, отвечающими лишь одному требованию — наличию обязательных реквизитов. Применимо ли это правило к счетам-фактурам? Если да, то счет-фактура старого образца может быть действительным. Достаточно закрепить это во внутреннем нормативном акте.
Однако счет-фактуру не следует отождествлять с первичным учетным бухгалтерским документом, несмотря на существование и для него перечня обязательных реквизитов, поскольку:
- Он в отличие от первичного документа не фиксирует факты хозяйственной деятельности, а только дает право на принятие налога к вычету (п. 1 ст. 169 НК РФ). Причем право это используется не всегда.
- Если для первичного документа применяемую форму налогоплательщику можно выбрать самому (п. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ), то форма счета-фактуры устанавливается законодательно (п. 8 ст. 169 НК РФ). При этом НК РФ не запрещает вносить в счет-фактуру дополнительные реквизиты (п. 2 ст. 169 НК РФ).
- Налоговый кодекс четко различает эти документы, когда определяет виды грубых нарушений, влекущих за собой ответственность по ст. 120 НК РФ.
Таким образом, самостоятельно установить возможность использования бланка счета-фактуры старого образца нельзя.
Можно ли применять старую форму счета-фактуры продавцам?
После внесения изменений в законодательно устанавливаемую форму документа старые бланки становятся недействительными. Поэтому выставить счет-фактуру старого образца — онлайн или на бумаге — продавец уже не может. А в случае ошибочного выставления документа по старой форме его следует исправить.
ВНИМАНИЕ! Старую форму счета-фактуры нужно использовать для внесения исправлений в первоначальный документ (письмо ФНС от 07.06.2018 № СД-3-3/3806@). Поэтому при составлении исправленного счета-фактуры или получении такого от продавца обращайте внимание на то, за какой период он подготовлен.
В шапке исправленного документа, созданного на новом бланке, будут присутствовать указания:
- на номер и дату исправления;
- номер и дату исправляемого документа.
Прочая внесенная информация останется такой же, как в исходном (сформированном на старом бланке) документе. Новые для бланка реквизиты в случае отсутствия данных для их внесения останутся незаполненными или будут отмечены прочерком.
Будут ли проблемы с принятием вычета по старым счетам-фактурам у покупателей?
Ситуация не такая однозначная, как может показаться. С одной стороны, недействующий бланк счета-фактуры применять нельзя. С другой — НК РФ четко и исчерпывающе устанавливает основания, по которым вычет по НДС не может быть принят: это отсутствие в документе реквизитов, перечисленных в пп. 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ. При этом п. 2 ст. 169 НК РФ не ставит препятствий для принятия вычета по счету-фактуре, который содержит несущественные дефекты, не мешающие идентифицировать:
- продавца;
- покупателя;
- наименование и стоимость отпущенных товаров (работ, услуг);
- сумму и ставку НДС.
Данная норма появилась в НК РФ как отражение позиции Конституционного суда РФ (определение от 15.02.2005 № 93-О). Суд разъяснил, что НК РФ не запрещает принимать к вычету НДС, если налоговому органу представлены все необходимые сведения и документы для проведения налогового контроля.
Таким образом, если отсутствие информации, предусмотренной новыми графами и строками счета-фактуры, не помешает идентифицировать перечисленные выше сведения, есть надежда, что налоговики не откажут в вычете по старым бланкам. Но, конечно, лучше не испытывать судьбу и получить от поставщика верный документ.
О том, какие ошибки в заполнении счета-фактуры ФНС считает некритичными для вычета НДС, смотрите здесь.
А посчитают ли они критичными незаполнение (или неверное оформление) добавившихся реквизитов нового бланка, покажет время.
Возможная ответственность за выданный счет-фактуру старого образца
Использование документа старого образца налоговиками может быть приравнено к отсутствию этого документа. Поэтому и для продавца, и для покупателя существует риск привлечения к налоговой ответственности по ст. 120 НК РФ, расценивающей отсутствие счетов-фактур как грубое нарушение правил, установленных для учета объекта обложения налогом. Штраф может составить либо 10 000 руб. (если нарушения относятся к 1 налоговому периоду), либо 30 000 руб. (если речь идет о нескольких налоговых периодах).
Подробнее о применении ст. 120 НК РФ читайте в этом материале.
Более серьезной ситуация окажется для покупателя, поскольку по формальному признаку использования несоответствующей законодательству формы счета-фактуры ему могут отказать в вычете. Можно попробовать оспорить такой отказ через суд, если у продавца отсутствует необходимость в заполнении новых реквизитов. Но это приведет не только к неоправданным потерям времени и средств, но и к непредсказуемому результату.
Итоги
Форма счета-фактуры устанавливается законодательно. Ее изменение означает прекращение действия старого бланка, поэтому применять следует только действительную для соответствующего периода форму. Неприменение этого правила чревато последствиями в виде штрафа как для продавца, так и для покупателя. Кроме того, у покупателя возникает риск непринятия налога к вычету.
Источник
Как избавиться от старых документов: макулатура, камин на даче или шредер?
Пожалуй, в любой организации бывает такое явление, как старые документы. Это могут быть старые первичные документы, выставленные счета, акты, черновики из документов с ошибками, просто рабочие тетради и наброски. список можно продолжать до бесконечности.
Как правило, выглядит это нелицеприятно — заваленные бумагой шкафы, ящики столов, накопители, ящики и коробки в коридорах, в подсобках, на складах. Когда такое начинаешь разбирать, можно, к удивлению, найти рекламный буклет из стоматологии, договор с другой компанией (так и не заключенный), несколько резюме сотрудников, которых не взяли на работу и так далее.
А что мы нарушаем?
Вообще, такое «бумагохранилище» в принципе в офисе не допускается. Это — нарушение пожарной безопасности.
Во-вторых, если в компанию придет налоговая проверка (или проверка от другого ведомства, хоть от Роструда) — проверяющие скажут вам огромное спасибо. Особенно за рабочие заметки, тетради, да и просто за кучу документов с ошибками. Тот же Роструд, если жалоба к ним прилетела, придут, будут искать и рыть, что называется, до победного конца. А здесь вы им разве что красным бантиком все это добро не перевязали.
Различные черновики из резюме, трудовых договоров, анкет могут содержать в себе персональные данные. Их необходимо хранить в определенном порядке. И если жалоба будет в Роскомнадзор — они тоже найдут, чем для себя можно поживиться на вашем «Клондайке».
Наверное, о документах с образцами подписей и печатей, а также блокнотах с паролями, логинами, и прочей информации для доступа куда-либо говорить вообще не нужно, тут все и так понятно.
С другой стороны, если поспешить, и избавиться от документов, срок хранения по которым не истек, то можно попасть под административное правонарушение по ст. 15.11 КоАП. Ответственные лица могут подвергнуться штрафу от 5 до 20 тысяч рублей, а также могут быть дисквалифицированы на срок 1-2 года.
Просто выбросить коробки с документами на помойку нельзя. И для это есть как минимум три причины:
- Это нарушение требований законодательства в области экологии и защиты окружающей среды;
- В документах может оказать информация (начиная от сведений о ваших контрагентах и коммерческой тайны, и заканчивая персональными данными), которая пригодится вашим конкурентам, мошенникам, другим заинтересованным лицам, которые не имеют доступа к данным напрямую;
- Выбросить — не значить уничтожить или утилизировать. Чтобы подтвердить соблюдение требований закона, необходимо иметь на руках соответствующий документ. Например, официальный акт об уничтожении, в нем и способ должен быть указан. Вряд ли проверяющих устроит запись «сожгли в камине у директора на даче».
Если документы негде хранить и они вам мешают или подошел срок их уничтожения, но по коммерческим соображениям вы хотите сохранить их на какое-то время. то можно воспользоваться услугой внеофисного хранения.
При этом в любое время вы можете сами забрать необходимые вам документы (например, при налоговой проверке) или работники компании Делис Архив доставят их вам в офис. Также мы поможем перевести документы в электронный вид (при необходимости предоставляем собственное локальное или облачное решение системы «Электронный архив»).
С чего тогда начать?
С того, что документы нужно рассортировать. Для начала хотя бы по направлениям — сюда кадры, сюда юридические документы, сюда бухгалтерские, вот это для продажников. А что-то — однозначно мусор.
Необходимо назначить комиссию из числа сотрудников, которая будет за этот разбор завалов отвечать. Резонно — из каждого направления, чтобы они могли понять и оценить, куда относится тот или иной документ. Хотя в небольших компаниях это делается, как правило, устно, и участвуют обычно все сотрудники, каждый разбирает завалы на своем рабочем месте.
Всякие черновики и буклеты старые рекламные брошюры и прочую бессистемную макулатуру описывать и фиксировать не обязательно. А вот с бухгалтерскими документами все сложнее. Решением — какие документы остаются, у каких закончился срок хранения и прочими аналогичными важными вопросами, занимается специальная экспертная комиссия.
Про экспертную комиссию мы рассказывали вам в прошлой статье блога и предлагали получить бесплатно типовые формы по комиссии на e-mail.
Для подлежащих уничтожению документов составляется опись, потом акт на утилизацию. В 2020 году можно смело уничтожать документы по 2014 год, включительно, кроме документов по кадровому учету. Но их вообще уничтожать нельзя, они даже после ликвидации компании пойдут в архив.
Документы для утилизации можно освободить от скрепок,, файлов, папок. Часть этого добра еще в будущем пригодится, а на канцелярии вы сэкономите.
Если на утилизацию идет небольшое количество документов, можно воспользоваться шредером. Если документов много, далеко не одна коробка, лучше обратиться в специализированную организацию, которая и документы вам разберет, рассортирует и разложит, а подлежащие уничтожению — уничтожит на промышленном оборудовании. В Делис Архив мы выполняем все эти операции, в том числе самостоятельно вывозим и утилизируем документацию на собственном шредере в вашем присутствии.
Макулатуру принимаете?
Ворохи бумажных обрезков, оставшиеся после пропускания документов через шредер, не обязательно выбрасывать, их можно сдать в макулатуру. Если уничтожением занимается специализированная компания, она сама займётся утилизацией. В любом случае сначала документы измельчаются, например, на том же офисном шредере, который при необходимости можно взять в аренду.
Как быть с затратами на утилизацию?
Бухгалтеров, конечно, в первую очередь интересует как учесть затраты на утилизацию и можно ли их учесть при расчете налогооблагаемой базы. Отвечаем:
- На ОСНО можно включить эти затраты в состав прочих расходов и уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (п.п. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), а также принять к вычету НДС по таким услугам;
- На УСН (доходы минус расходы) все несколько сложнее, можно попытаться включить услуги в состав производственных расходов (п.п. 5 п. 1 346.16 НК), но с такой позицией не всегда согласна ФНС, а перечень для УСНО по расходам закрытый.
В бухгалтерском учете затраты на уничтожение бумаг включаются в состав прочих расходов: Дебет 91-2 «Прочие расходы» (п. 11 ПБУ 10/99) Кредит 76.
Источник
60914 2018
:
. , . , .
: . , . -VIII ( 1997 — 2000)? )). «» .
: , -VIII ( 1997 — 2000). (2004 ).
, 1 2004 16 2003 . 225.
, , (. 2 16 2003 . 225).
, , 1 2004 .
, , 1 2004 , , . , , , .
,
, .
1 2004 16 2003 . 225. , , , (. 2 16 2003 . 225). , , 1 2004 . , , 1 2004 , , . , , , .
?
,
« , , . , , : , , . . , . , , . ».
« »
- :
- —
- —
- , ‑
- —
- 80 1
- , 1
!
, . , .
—
Источник
Трудовая книжка старого образца
Поскольку именно трудовая книжка является основным документом, содержащим информацию о трудовом стаже, не удивительно, что огромное количество вопросов возникает относительно ее оформления и заполнения. Больше всего затруднений вызывает трудовая книжка старого образца.
В данной статье мы рассмотрим основные аспекты, касающиеся трудовых книжек старого образца, и выясним:
• Можно ли использовать трудовую книжку старого образца?
• Что делать, если новый сотрудник принес трудовую книжку старого образца?
• Какой использовать вкладыш в трудовую книжку старого образца?
Трудовая книжка является основным документом, содержащим данные относительно всех периодов трудовой деятельности лица.
И не смотря на то, что разговоры относительно упразднения трудовых книжек ведутся с завидным постоянством, окончательное решение о необходимости исключения данного документа Правительством РФ пока не было приято.
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек «под ключ» от Системы Кадры.
Узнать все ответы
Согласно действующего законодательства РФ в настоящее время существует четыре официальных вида трудовых книжек:
- бланки 1938 года;
- бланки 1973 года;
- трудовая книжка колхозника на бланке 1975 года;
- бланки 2004 года.
Однако вопросы действительны ли трудовые книжки старого образца и, что делать, если у сотрудника оформлена трудовая книжка ранее, чем 2004 года выпуска – возникают регулярно.
Ошибки в трудовой книжке: о чем забыли написать в инструкции
Можно ли использовать трудовую книжку старого образца?
Визуально различить трудовые книжки нового и старого образцов не составит особого труда. Они отличаются, как цветом, так и размером, форматами номеров, количеством страниц.
Узнайте дополнительную информацию про вкладыш в трудовую книжку здесь
Ввиду того, что обновленный образец данного документа начал действовать еще с 1 января 2004 года, использование трудовой книжки старого образца для выдачи работнику при первичном трудоустройстве или же при оформлении дубликата запрещено.
При наличии неиспользованных бланков трудовых книжек старого образца на предприятии необходимо их утилизировать.
Дубликат трудовой книжки: восстанавливаем утраченные сведения
Что делать, если новый сотрудник принес трудовую книжку старого образца?
Как уже говорилось ранее, использовать старые бланки трудовых книжек для выдачи дубликатов или же при первичном оформлении сотрудника нельзя, однако это совершенно не обозначает, что все трудовые книжки старого образца подлежат замене. Все трудовые оформленные до 2004 года (а в некоторых случаях в первой половине 2004 года, когда форма бланка только вступила в силу и не всегда была в наличии) являются действующими наряду с книжками нового образца.
Оформление сотрудника в таком случае, как и при предъявлении нового бланка трудовой производится при соблюдении двух условий:
- данное место работы является основным;
- человек отработал в компании свыше пяти дней.
Как оформить дубликат трудовой книжки
Заполнение старых бланков трудовых книжек, осуществляется в соответствии с действующими в настоящее время нормами и правилами. А именно: записи должны вноситься на основании распорядительных документов на государственном языке без сокращений и исправлений, каждой записи должен присваиваться порядковый номер, запись дат осуществляют арабскими цифрами в специально отведенных графах.
Как заполнять трудовые книжки
Вкладыш в трудовую книжку старого образца
Иногда возникают ситуации, когда места для внесения новых записей в трудовой книжке становится недостаточно и приходит время завести дополнительный документ – вкладыш в трудовую книжку. Отметим, что как использование с 2004 года при первичном оформлении старого бланка трудовой книжки, так и устаревшего бланка вкладыша запрещено. При его наличии, заполнение устаревшего бланка вкладыша осуществляется в том же порядке, как и оформление трудовых книжек, которые велись до переходного периода.
Можно ли в трудовую книжку советского образца вшить вкладыш нового образца
В остальных случаях старые бланки трудовых дополняются вкладышами нового образца и ведутся в установленном законодательством порядке.
В обязательном порядке на титульном листе трудовой книжки делается отметка об оформлении вкладыша. При внесении новых данных о трудовой деятельности нумерацию записей во вкладыше продолжают в соответствии с нумерацией разделов трудовой книжки.
Можно ли использовать старые бланки трудовых книжек, если они остались в организации
Источник