Можно ли использовать личный компьютер в организации

Н.А. Теплова, эксперт

журнал «Упрощенка» № 8/2008

Если у организации недостаточно собственных средств, чтобы приобрести, например, автомобиль, компьютер, сотовый телефон, она может использовать имущество, принадлежащее ее работникам. Расскажем, как это оформить документально

Чтобы использовать в трудовой деятельности имущество, находящееся в собственности сотрудника, с ним заключают соглашение или договор аренды. Обсудим и тот и другой документ.

Соглашение об использовании имущества работника

Если работник использует личное имущество в интересах и с согласия работодателя, ему должна выплачиваться компенсация (ст. 188 ТК РФ). Ее размер стороны устанавливают в письменном соглашении, которое оформляют как приложение к трудовому договору. Разрешается в самом трудовом договоре указывать порядок использования имущества и возмещения соответствующих расходов.

Бухгалтеру для отражения затрат в налоговом учете кроме соглашения понадобятся подтверждение права собственности работника на используемое имущество и приказ о назначении и выплате компенсации (рис. 1 на с. 50).

В соглашении в первую очередь должны быть установлены правила использования имущества и выплаты компенсации. Подразумевается, что необходимо указать:

— вид имущества и его технические характеристики;

— порядок использования имущества;

— размер компенсации (если он фиксированный) или метод расчета компенсации;

— порядок возмещения расходов работника, связанных с обслуживанием имущества;

— срок действия соглашения.

Условий довольно много, и, чтобы не перегружать трудовой договор, удобнее их выделить в отдельный документ (рис. 2 на с. 51).

Вид и технические характеристики имущества. Это подробное описание, в котором указываются наименование, марка, модель, год выпуска, серийный номер, параметры и состояние объекта, а также реквизиты документа о праве собственности (его копию прилагают к соглашению).

Заметим, имущество необязательно должно быть в собственности сотрудника. Он может его арендовать или, если это автомобиль, распоряжаться по доверенности. Тогда приводятся реквизиты договора аренды или доверенности.

Рабочее назначение. Работодатель обязан выплачивать компенсацию только в том случае, если использует имущество в своих интересах. Поэтому важно указать, что оно требуется для выполнения служебных задач. Например, так: «В связи с тем что в обязанности работника входит доставка товаров покупателям, а у организации нет своих транспортных средств, разъезды осуществляются на личном автомобиле». Обоснование можно привести и в другом документе. Допустим, в должностной инструкции, а в соглашении на нее сослаться.

Размер компенсации. Выплаты полагаются сотруднику только за дни, когда имущество эксплуатировалось. Лучше всего определить ежедневную сумму. Если технику используют постоянно, количество дней определяют по табелю учета рабочего времени. Необходимость использования имущества должна быть обусловлена функцией сотрудника и подтверждаться трудовым договором, должностной инструкцией или другими внутренними документами. Если имущество используется в работе не каждый день, в конце месяца составляется акт (рис. 3). В нем указывают количество дней использования этого имущества.

Работодатель и сотрудник вправе договориться о выплате компенсации в любом размере — Трудовой кодекс его не ограничивает. Однако для налогового учета выплаченных компенсаций за использование личных автомобилей в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ предусмотрены нормы (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92).

Возмещение расходов на обслуживание. Компенсация покрывает лишь износ имущества. Но в связи с использованием имущества у работника возникает необходимость, например, в услугах связи, расходных материалах, программном обеспечении. Работодатель может оплачивать это сам или возмещать сотруднику его затраты.

Еще один важный момент. Если имущество использовать и для личных нужд, и в трудовой деятельности, то возмещаться, конечно, будут лишь производственные затраты. Их размер можно указать в том же акте, составляемом по итогам месяца.

Срок действия соглашения. Работодатель и сотрудник могут выбрать любой срок, но только не больше указанного в срочном трудовом договоре.

Ситуация. Когда компенсация не выплачивается

Вместо соглашения об использовании личного имущества или договора аренды с сотрудником можно заключить договор безвозмездного пользования (ссуды). Ему посвящена глава 36 ГК РФ.

В этом случае возмещать работнику затраты, связанные с износом имущества, не нужно. Однако согласно пункту 8 статьи 250 НК РФ в облагаемых доходах должна отражаться рыночная стоимость аренды на сходных условиях (ссылку на статью 250 содержит статья 346.15 НК РФ). Дело в том, что поступление имущества в безвозмездное пользование приравнивается к безвозмездному получению имущественного права. Такое же мнение и у Минфина (см., например, письмо от 20.11.2007 № 03-11-04/2/278). Расходы, возникающие при эксплуатацию объекта, принятого по договору ссуды, если они соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ и указаны в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ, организация вправе учитывать в налоговой базе.

Договор аренды

Арендные отношения регулируются главой 34 ГК РФ. По договору аренды арендодатель предоставляет свое имущество за плату во временное владение и пользование арендатору (ст. 606 ГК РФ). В нашем случае арендодателем выступает сотрудник, арендатором — работодатель. Мы уже подробно рассказывали об этом виде договора и сейчас напомним только основные положения.

Советуем обратиться к статье «Все о договоре аренды» // Упрощенка, 2008, № 1

В договоре аренды указываются:

— предмет аренды и его технические характеристики;

— порядок пользования имуществом;

— обязанности сторон по его содержанию;

— размер арендной платы и порядок ее выплаты;

— срок аренды;

— условия досрочного расторжения договора.

Срок действия договора. Согласно пунктам 1 и 2 статьи 610 ГК РФ договор аренды может быть как срочным, так и бессрочным (то есть без определенного срока). При заключении бессрочного договора каждая из сторон вправе в любое время от него отказаться, предупредив другую за один месяц, а при аренде недвижимого имущества — за три.

Арендная плата. Арендатор перечисляет арендодателю вознаграждение — арендную плату. Арендная плата может быть установлена в виде :

— твердой суммы, вносимой единовременно или периодически;

— доли продукции, денежных доходов или других результатов деятельности, полученных при использовании арендованного имущества;

— переданного имущества или услуг, оказываемых арендатору.

Допускается и сочетание разных форм (п. 2 ст. 614 ГК РФ). Например, арендная плата за автомобиль может быть равна постоянной величине плюс проценты от выручки, полученной за выполненные на нем перевозки.

Порядок использования имущества. Арендатор обязан эксплуатировать имущество в соответствии с его назначением и условиями договора. Если это нарушается, арендодатель вправе потребовать расторжения договора и возмещения убытков.

Содержание имущества. Согласно пункту 2 статьи 616 ГК РФ поддерживать арендованное имущество в исправности, содержать его и делать текущий ремонт должен арендатор. Причем за свой счет. Однако договор может быть составлен таким образом, что эти обязанности могут быть возложены на арендодателя.

Об обязанностях арендатора и арендодателя читайте также на с. 11

Капитальный ремонт, если иное не предусмотрено договором, всегда проводит арендодатель в срок, установленный сторонами. А если он не обговорен, то в разумный срок.

Если владелец имущества не проводит капитальный ремонт, арендатор вправе:

— организовать ремонт своими силами и взыскать за него деньги с арендодателя;

— потребовать снижения арендной платы;

— обратиться в суд для расторжения договора или возмещения убытков.

Несколько слов об аренде транспортного средства. Она может быть с экипажем, когда арендодатель не только предоставляет кому-то автомобиль, но и управляет им, а может быть без экипажа. Первый вариант арендодателю выгоднее, если он сам числится у арендатора водителем. Правда, тогда за текущий и капитальный ремонт отвечает тоже он. Второй вариант предполагает, что ремонт выполняет арендатор.

Независимо от того, какой заключен договор аренды транспортного средства, расходы на эксплуатацию, топливо и другие материалы несет арендатор. При заключении договора аренды без экипажа у него появятся дополнительные траты на страхование автомобиля и своей ответственности.

Образец договора аренды транспортного средства без экипажа, заключенного между работодателем (арендатором) и сотрудником (арендодателем), приведен на рис. 4 (с. 56 и 57).

Передача имущества по договору аренды подтверждается актом приема-передачи (рис. 5 на с. 58). Такой же документ составляется при возврате имущества арендодателю.

Какой вариант выбрать?

Итак, мы разобрали, как составить соглашение об использовании имущества сотрудника в целях работодателя и договор аренды. Теперь выясним, какой из них лучше заключать с той или иной точки зрения.

Соглашение оставляет право на владение и распоряжение  имуществом за сотрудником. Другими словами, он продолжает свободно распоряжаться, допустим, мобильным телефоном, только деловые звонки оплачивает уже организация. Заметим, что кроме владельца никто другой не может использовать имущество в трудовой деятельности.

При договоре аренды объект переходит во владение и в пользование работодателю. Например, сданный в аренду компьютер будет задействован только на работе. К тому же к нему смогут иметь доступ и другие работники организации или индивидуального предпринимателя.

Детально об учете рассказано в статье «Компенсации за использование имущества в служебных целях» // Упрощенка, 2006, № 8

Что касается налогового учета и налогообложения, остановимся на главном.

Соглашение об использовании имущества. Как уже указывалось, согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 346.16 компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок учитываются в расходах в пределах норм. Они введены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Так, налоговую базу можно уменьшить:

— на 1200 руб. — если рабочий объем двигателя легкового автомобиля до 2000 куб. см включительно;

— 1500 руб. — если рабочий объем двигателя легкового автомобиля свыше 2000 куб. см;

— 600 руб. — если использовались мотоциклы.

Выплаты за распоряжение другим имуществом, в том числе грузовыми автомобилями, а также суммы компенсаций сверх норм в расходах не признаются.

Компенсации за легковые автомобили и мотоциклы, выданные в пределах норм, не облагаются:

— ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238), а значит, и пенсионными взносами (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ);

— взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765);

— НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Здесь стоит заметить, что нормы выплаты компенсаций для определения базы по НДФЛ и страховым взносам законодательно не установлены. А нормы для компенсаций за использование легковых автомобилей и мотоциклов, утвержденные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, предназначены исключительно для исчисления налога на прибыль и налога при УСН. И использовать их при расчете НДФЛ и страховых взносов налогоплательщики не обязаны, хотя Минфин в некоторых разъяснениях это советует.

См., например, письмо Минфина России от 24.12.2007 № 03-11-04/3/513

Как же лучше поступить? Согласно статье 188 ТК РФ размер компенсаций должен быть установлен в соглашении. Следовательно, суммы компенсации, превышающие размер, указанный в соглашении, облагаются НДФЛ и взносами в ПФР и ФСС.

Договор аренды. Перечисленная арендная плата относится на расходы согласно подпункту 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. С выплат по гражданско-правовым договорам, заключенным на передачу имущества в пользование, ЕСН не взимается (п. 1 ст. 236 НК РФ). Следовательно, на суммы, положенные сотрудникам по договорам аренды их личного имущества, пенсионные взносы начислять не нужно. Взносы на случай травматизма с них тоже не перечисляются (п. 22 Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765). А вот НДФЛ с арендной платы потребуется удержать и уплатить в бюджет (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). При этом сумма перечисленного в бюджет НДФЛ учитывается в составе расходов на аренду (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Кроме того, заключив договор аренды, «упрощенец» сможет учесть в налоговой базе расходы, связанные с использованием арендованного имущества (например, стоимость ГСМ, затраты на ремонт и т. д.), если по договору аренды подобные затраты несет арендатор.

Получается, что налогоплательщику выгоднее будет заключить договор аренды, но рассмотрим некоторые примеры.

Пример 1

ООО «Медуза», применяющее УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, использует личный автомобиль Е.Д. Воронкова (объем двигателя 1300 куб. см). Организация выплачивает сотруднику 300 руб. за один рабочий день. В августе 2008 года автомобиль эксплуатировали весь месяц. Определим, что было бы лучше заключить в этом случае: соглашение об использовании личного имущества сотрудника в трудовой деятельности или договор аренды.

В августе 21 рабочий день. Организация выплатила сотруднику компенсацию в сумме 6300 руб. (300 руб.#21 раб. дн.).

Вариант 1. ООО «Медуза» подписало с Е.Д. Воронковым соглашение об использовании его автомобиля.

При рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно компенсация составляет 1200 руб. Поэтому уменьшить налоговую базу можно только на эту сумму (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Сверхнормативная сумма компенсации 5100 руб. (6300 руб. – – 1200 руб.) в налоговый учет не попадет.

Так как компенсация выплачена в пределах норм, установленных соглашением, НДФЛ и страховыми взносами она не облагается.

Вариант 2. ООО «Медуза» заключило с Е.Д. Воронковым договор аренды.

Взносы в ПФР и ФСС не начисляются, а НДФЛ составит 819 руб. (6300 руб.#13%).

Согласно подпункту 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ в расходы можно включить перечисленную арендную плату — 5481 руб. (6300 руб. – 819 руб.) и НДФЛ — 819 руб.

Сравнив суммы расходов, которые можно будет учесть в том и другом случае (1200 руб. < 6300 руб.), приходим к выводу, что организации выгоднее было бы заключить договор аренды.

Таким образом в случае, когда работнику планируется выплачивать сумму, превышающую норму компенсации, выгоднее заключать договор аренды, так как все затраты работодатель сможет учесть в расходах при УСН. Правда, придется удержать и уплатить НДФЛ, но это не должно сильно затруднить работодателя. А как обстоит дело, если компенсация выплачивается по норме?

Пример 2

Предположим, ООО «Медуза» собирается выплачивать Е.Д. Воронкову за использование его автомобиля в служебных целях 1200 руб. Какой документ организация предложит подписать сотруднику?

Вариант 1. Соглашение.

Компенсация (1200 руб.) выплачена в пределах нормы, и ее можно полностью включить в расходы, учитываемые в налоговой базе. НДФЛ и страховые взносы не начисляются.

Вариант 2. Договор аренды.

Страховых взносов по-прежнему не будет, но придется удерживать НДФЛ, равный 156 руб. (1200 руб.#13%). В расходах можно будет ежемесячно учитывать перечисляемую работнику арендную плату — 1044 руб. (1200 руб. – 156 руб.) и НДФЛ — 156 руб.

Сумма расходов, уменьшающих налоговую базу, и в том и в другом случае одинакова — 1200 руб. Однако при заключении договора аренды у ООО «Медуза» возникнут дополнительные обязанности налогового агента по удержанию и перечислению НДФЛ. Поэтому организация может выбрать вариант 1 на выплату компенсации за использование автомобиля.

Теперь разберемся, что происходит при использовании имущества, по которому нормы законодательно не установлены.

Пример 3

ООО «Осьминог», применяющее УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, использует компьютер, принадлежащий В.А. Колосову. В соответствии с условиями соглашения организация выплачивает сотруднику компенсацию в размере 150 руб. за один рабочий день. В июле 2008 года за компьютером работали весь месяц. Что выгоднее в этом случае — соглашение или договор аренды?

В июле 23 рабочих дня. По условию организация должна выплатить сотруднику компенсацию в размере 3450 руб. (150 руб.#23 раб. дн.).

Вариант 1. ООО «Осьминог» оформило с В.А. Колосовым соглашение.

Так как в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ отсутствует компенсация за использование личного компьютера сотрудника, 3450 руб. в расходах не отражаются. Компенсация выплачена в пределах установленных организацией норм, поэтому она не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами.

Вариант 2. ООО «Осьминог» оформило с В.А. Колосовым договор аренды.

НДФЛ с суммы арендной платы составляет 449 руб. (3450 руб.# #13%). Согласно подпункту 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ в расходы можно включить сумму, выплаченную работнику, — 3001 руб. (3450 руб. – 449 руб.) и НДФЛ — 449 руб. Страховые взносы на арендную плату начислять не нужно.

Все очевидно: организации выгоднее заключить договор аренды.

Получается, что если в производственной деятельности используются не легковые автомобили или мотоциклы, а прочее имущество,  то организации в плане налогообложения выгоднее заключить договор аренды. А при использовании легковых автомобилей и мотоциклов все зависит от размера выплат работникам.