Можно ли использовать электронный билет на поезд для отчета

Добрый день! Из Консультанта Плюс
Подтверждаем расходы на проезд поездом

В отношении формы электронного железнодорожного билета Минтранс придерживается аналогичного подхода. Вот только его статус изменен несколько позже, чем статус авиабилета.
До 2012 г. действует Приказ Минтранса России от 23.07.2007 N 102, которым утверждена действующая ныне форма электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте. Структура электронного билета состоит из электронного проездного документа и электронного контрольного купона, наличие которых является обязательным.
В п. 2 Приказа N 102 установлено, что электронный проездной документ (билет) на железнодорожном транспорте должен быть оформлен на утвержденном в качестве БСО проездном документе (билете). К бездокументарному проездному документу дополнительно должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки посредством ККТ (чек).
В отношении налогового учета осуществленных до 2012 г. расходов на проезд по железной дороге по электронным билетам можно воспользоваться Письмами Минфина России от 04.06.2010 N 03-03-06/1/384, от 04.02.2009 N 03-03-07/3.
В них приведены подтверждающие расходы документы, аналогичные тем, которые были рекомендованы налогоплательщикам для электронного авиабилета до изменения его статуса (они перечислены ранее).
На бездокументарные железнодорожные билеты распространяются и разъяснения специалистов главного финансового ведомства о подтверждении проездных расходов косвенными доказательствами.
С 1 января 2012 г. Приказ N 102 утратит силу и начнет действовать комментируемый Приказ N 228 (опубликован в «Российской газете» от 19.10.2011).
В новом Приказе говорится, что контрольный купон — это выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте.
Электронный билет и контрольный купон должны вместо указания идентификатора заказа (до 2012 г.) иметь серию и уникальный номер (с 2012 г.) и содержать следующую обязательную информацию о перевозке пассажира:
— дату и время заказа;
— номер поезда;
— железнодорожные станции отправления и назначения;
— дату и время отправления поезда;
— дату и время прибытия поезда;
— номер и тип вагона;
— класс обслуживания (категория поезда — если применяется);
— номер места в вагоне;
— наименование и (или) код перевозчика;
— признак купе (женское, мужское или смешанное — если применяется);
— сведения о пассажире: фамилию, имя, отчество (или инициалы), наименование, серию и номер документа, удостоверяющего личность;
— тариф (билет, плацкарта);
— итоговую стоимость перевозки (в том числе налог на добавленную стоимость);
— форму оплаты;
— сборы (если применяются);
— дату оформления;
— наименование агентства (перевозчика), оформившего билет.
К сожалению, уточнения о том, что НДС в итоговой стоимости билета должен выделяться отдельной строкой (суммой), в новом Приказе N 228 нет.
Зато в нем введена обязанность оформлять и направлять контрольный купон билета (именно) пассажиру в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети, что может быть не всегда удобно, если заказывает и оплачивает билет не сам пассажир, а третье лицо.
Как и при действующем ныне порядке, с 2012 г. перевозчик вправе включить в электронный билет другую (необязательную) дополнительную информацию об условиях перевозки или особенностях обслуживания пассажиров.
Главное новшество — это придание контрольному купону электронного железнодорожного билета статуса документа строгой отчетности, который применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ (п. 2 Приказа N 228).
Таким образом, Минтранс России продемонстрировал единообразие подхода к статусу выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок и выписки из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте. Эти выписки сами по себе признаются БСО.
Пока разъяснений к новому Приказу N 228 не выпущено. Но, скорее всего, у Минфина России тоже будет единообразный подход к подтверждению для целей налогового учета фактических расходов на приобретение электронного авиа- и железнодорожного билета.

Вопрос: Работники общества, выезжая в командировки по России, покупают электронные билеты на поезд. Оплата производится через Интернет посредством личной банковской карты. У работника в качестве документа о покупке билета в наличии только распечатанный бланк заказа (электронный билет). По командировке оформляются приказ, командировочное удостоверение с отметками о прибытии и убытии, служебное задание.
Можно ли на основании электронного билета подтвердить расходы на проезд в целях налогообложения прибыли?

Ответ: По нашему мнению, расходы на приобретение электронного железнодорожного билета через Интернет посредством личной банковской карты работниками общества, выезжающими в командировки по России, которым оформляются приказ, командировочное удостоверение с отметками о прибытии и убытии, служебное задание, имеющими в качестве документа о покупке билета в наличии только распечатанный бланк заказа (электронный билет), могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль при наличии документов, подтверждающих направление работника в командировку, проживание, и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке, и распечатки электронного билета с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты поездки).

Обоснование: В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В п. 2 Приказа Минтранса России от 23.07.2007 N 102 «Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте» установлено, что электронный проездной документ (билет) на железнодорожном транспорте должен быть оформлен на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности проездном документе (билете) или дополнительно к оформленному не на бланке строгой отчетности проездному документу должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки посредством контрольно-кассовой техники (чек).
Таким образом, при приобретении электронного железнодорожного билета для поездок в командировки документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки. Следовательно, для уменьшения налоговых рисков работник должен взять выписку со своей банковской карточки, где будет указана оплата билета. Аналогичного мнения придерживается и Минфин России в Письмах от 10.02.2010 N 03-03-06/1/59, от 18.01.2010 N 03-03-07/2, от 21.08.2008 N 03-03-06/1/476, от 27.12.2007 N 03-03-06/1/893, от 13.08.2007 N 03-01-10/6-239, а также УФНС России по г. Москве в Письме от 03.11.2009 N 16-15/115214.
Как следует из информации, размещенной на официальном сайте ОАО «РЖД»: в случае необходимости получения проездного документа (билета) пассажир, осуществивший поездку с использованием услуги Электронной регистрации, может в течение 6 месяцев после отправления поезда со станции посадки пассажира (но не ранее, чем через 12 часов после отправления поезда) обратиться с личным заявлением в соответствующее подразделение ОАО «РЖД». Следовательно, если с момента командировки не прошло 6 месяцев, работник может обратиться в ОАО «РЖД» для получения билета. Либо при последующих поездках в командировку работник может приобрести билет посредством сети Интернет, но отказаться от электронной регистрации и получить билет непосредственно перед отправлением поезда.
Вместе с тем Минфин России в Информационном письме от 26.08.2008 «Об учете расходов на приобретение электронного билета в целях налогообложения налогом на прибыль организаций» высказал позицию, согласно которой расходы на приобретение электронного железнодорожного билета также могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если данные расходы имеют косвенное подтверждение, то есть, в частности, при наличии документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку, проживание, и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке, и распечатки электронного билета с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты поездки).
Считаем, что в отсутствие иных подтверждающих поездку документов (например, посадочного талона) набор документов, указанный Минфином России в Письме от 26.08.2008, является надлежащим подтверждением расходов на проезд. Для снижения возможных налоговых рисков можно дополнительно получить выписку с банковской карточки, где будет указана оплата билета.

Е.А.Артамонов
Юрист
ЗАО «МСАй ФДП-Аваль»
11.08.2011