Можно ли использовать эцп директора если он в отпуске

Добрый день!
Директору (он же единственный учредитель) предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. Может ли он подписывать документы и отчетность с помощью ЭЦП?

Директор вправе принять ведение бухучета на себя. Но такое условие предусмотрено только для субъектов малого и среднего бизнеса, а также некоммерческих организаций, имеющих право применять упрощенные способы ведения бухучета. Подробности в статье. 

Вопрос: Замещение руководящих должностей на время отпуска. Директор ушел в отпуск, его обязанности по доверенности исполняет заместитель директора. В печатных документах (приказы, реестры на выплату зарплаты на карточки) стоит подпись зама. Как быть с ЭЦП, которая только на директора и которой подписаны платежные поручения, документы ЭДО в его отсутствие? Главный бухгалтер уходит в отпуск, других должностей в бухгалтерии нет. Оформить исполнение обязанностей на директора? Кого указывать в первичных документах за «Главного бухгалтера»? Если обязанности будет исполнять директор, можно ли не составлять дополнительное соглашение к трудовому договору?

Ответ: 1. В данном случае обеспечить заместителя ЭЦП можно двумя способами:

— оформить на него отдельный сертификат;

— руководитель может передать свой сертификат.

Плюс оформления отдельного сертификата — безопасность: каждый отвечает за свою подпись. Из минусов – придется обращаться в сервисный центр и оплачивать формирование подписи.

На практике сертификат обычно передают на основании приказа. Закон этого делать не запрещает.

Так, в пункте 1 ст. 10 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ сказано, что нельзя допускать использование усиленной цифровой подписи без согласия ее владельца. Получается, что с согласия можно.

Согласие оформляют в виде приказа руководителя на котором ставится отметка о фактической передаче ключа с указанием даты. Его также можно оформить отдельными актами о передаче и возврате подписи.

2. Директор вправе принять ведение бухучета на себя. Но такое условие предусмотрено только для субъектов малого и среднего бизнеса, а также некоммерческих организаций, имеющих право применять упрощенные способы ведения бухучета.

Если Ваша организация подпадает под соответствующие критерии, то директор вправе заменить главного бухгалтера.

В таком случае оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Руководителю достаточно издать соответствующий приказ.

В остальных случаях обязанности главного бухгалтера следует временно возложить на другого сотрудника организации (например, в порядке временного замещения или совмещения профессий (должностей)) или передать их по договору ведение бухучета специализированной организации или бухгалтеру-специалисту.

Обоснование

Как вести бухучет

Кто несет ответственность за организацию бухучета в организации

Ведение бухучета и хранение документов бухучета организует руководитель организации (ч. 1 ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ).

Он обязан выбрать один из следующих вариантов и закрепить это в учетной политике:

  возложить ведение бухучета на главного бухгалтера или на другого ответственного сотрудника организации;

  передать по договору ведение бухучета специализированной организации или бухгалтеру-специалисту. Выбор зависит от объема учетной работы;

  принять ведение бухучета на себя (для субъектов малого и среднего бизнеса, а также некоммерческих организаций, имеющих право применять упрощенные способы ведения бухучета).

Об этом сказано в части 3 статьи 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и письме Минфина от 03.02.2017 № 07-01-10/5865.

Как оформить временное исполнение обязанностей генерального директора другим сотрудником

Порядок замещения

Порядок временного замещения руководителя стоит прописать в уставе организации (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 11 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). В уставе, в частности, может быть предусмотрен порядок избрания (назначения) нового руководителя организации на время отсутствия старого (например: в случае его ареста).

Приказ

Как правило, временное исполнение обязанностей генерального директора возлагается на его заместителя. Если у генерального директора нет заместителя, в должностные обязанности которого входило бы временное выполнение функций руководителя, то эти обязанности возложите на другого сотрудника. В этом случае генеральный директор должен издать приказ о временном возложении обязанностей руководителя организации на этого сотрудника (п. 1 Порядка, утвержденного разъяснением от 29 декабря 1965 г. Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39).

В приказе нужно прописать конкретные обязанности сотрудника, замещающего руководителя. Например, подписывать приказы по кадрам, счета-фактуры и т. д. (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 6 ст. 169 НК РФ).

Доверенность

Если устав организации не предусматривает возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить доверенность. Она призвана регулировать внешние отношения организации (отношения с контрагентами). В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия.

Доверенность от имени организации должен подписать ее руководитель (или иное лицо, уполномоченное на это в соответствии с законом и учредительными документами) (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Причем на доверенности, выданной от имени организации, не обязательно проставлять печать (в т. ч. при выдаче доверенности сотруднику, временно замещающему генерального директора).

Доверенность можно выдать на любой срок. Если же про это промолчать вовсе, то она будет действовать лишь в течение одного года с момента ее выдачи. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ.

Доверитель может в любое время отменить доверенность. А сотрудник, которому она выдана, вправе в любое время от нее отказаться. Исключением является случай, когда выданная доверенность была безотзывной (п. 2 ст. 188 ГК РФ). Безотзывную доверенность можно отменить только в тех случаях, которые прямо прописаны в ней самой (ст. 188.1 ГК РФ).

Полный перечень случаев, когда доверенность прекращает действовать, приведен в статье 188 Гражданского кодекса РФ.