Можно ли использовать факсимиле в кассовых документах

Для каких документов можно применять факсимильную подпись

Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст. 160 ГК РФ).

Механический аналог собственноручно сделанной подписи (факсимиле) выполняет функции персонального визирования, идентифицируя при этом подписывающего гражданина.

Можно ли подписать доверенность с помощью факсимиле?

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.

Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.

Вопрос: Можно ли предусмотреть в проекте контракта возможность использования факсимильного воспроизведения подписей представителей сторон при подписании документов о приемке результатов исполнения обязательств?

Посмотреть ответ

Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.

Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов

Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

Вопрос: Работник, возвратившийся из заграничной командировки, представил документы об оплате расходов на проживание в гостинице в валюте и справку о движении денежных средств на счете, распечатанную из личного кабинета с факсимиле банка. Справка из банка получена работником через личный кабинет (систему «Банк-Клиент»), распечатана без заверения проставлением оригинальной печати банка и подписей соответствующих работников. Можно ли такой документ принять в качестве документа, подтверждающего обмен валюты для целей исчисления налога на прибыль?

Посмотреть ответ

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины — оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.

Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).

Счета-фактуры и учетные документы

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

Вопрос: Организация заключает договор со специализированной организацией о проведении специальной оценки условий труда. В договоре среди прочих условий присутствует следующее: «Стороны подтверждают свое согласие на использование аналога собственноручной подписи (факсимиле) в целях оформления отчетных материалов, предусмотренных действующим законодательством. Факсимильная подпись (факсимиле) признается сторонами равноценной подлинной подписи должностного лица (специалиста/эксперта)».

Правомерно ли применение факсимиле для подписания отчетных документов по специальной оценке?

Посмотреть ответ

Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).

В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.

Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.

Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле

Факсимильный оттиск может ставиться на:

• Почетных листах и грамотах.
• Страховых (медицинских) полисах.
• Служебных и наградных удостоверениях.
• Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
• Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
• Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
• Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.

Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:

• Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
• Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
• Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
• Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
• Заявления граждан и организаций.
• Векселя.
• Налоговые декларации.
• Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).

Можно ли при отсутствии первичных документов подтвердить расходы по налогу на прибыль их копиями, в том числе с факсимиле?

Некоторые нюансы применения клише

Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.

В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.

Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.

Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.

При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.

Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.

Источник

Подпись директора и факсимиле главного бухгалтера в РКО

Источник

Факсимиле

Для того чтобы упростить документооборот, многие организации заказывают факсимиле. О том, как трактует закон такой вариант удостоверения подписи, и когда допускается использование факсимиле на документах, расскажем в этой статье.

Что такое факсимиле?

Закон не содержит юридического понятия факсимиле подписи, однако указанный термин широко применяется в хозяйственной деятельности предприятий и ИП.Это штамп, на котором в зеркальном отображении располагается чья-либо подпись. Можно сделать факсимиле с обыкновенной или с автоматической оснасткой.

Наличие подобного штампа в организации очень выручает в случае необходимости проставления большого количества подписей ответственного лица на тех или иных документах. Но не все знают, в каких случаях применение отпечатка допустимо, а когда факсимиле не имеет юридической силы.

Факсимиле — точное воспроизведение подписи.

На каких документах можно ставить?

На каких документах можно ставить факсимиле? В законе ответ на этот вопрос не найти, однако компания может разработать и утвердить собственное положение о факсимиле. Во внутренних актах можно зафиксировать случаи законного применения оттиска, виды факсимиле, порядок разрешения спорных вопросов.

Правила применения оттиска подписи нельзя назвать четкими и однозначными. Тем не менее можно определить, где ставить такую роспись, а в каких случаях ее использование недопустимо.Использование факсимиле на первичных документах и при заключении сделок возможно только в случаях, прямо предусмотренных законом или соглашением сторон. Таким образом подобный штамп можно ставить на соглашениях и любых иных документах, которые заключаются в рамках гражданского права.

Чтобы ни одна из сторон впоследствии не могла оспорить документ, необходимо в договоре предусмотреть пункт, содержащий разрешение на использование сторонами подписи-факсимиле.

Рассмотрим, каков порядок применения факсимиле для отдельных видов правоотношений, и может ли организация использовать факсимиле при оформлении своих первичных или кадровых документов, на счетах-фактурах, счетах на оплату, при выдаче доверенностей и составлении товарных накладных.

Наличие согласия сторон сделки является основанием для использования факсимиле.

На первичных документах

Проставление факсимиле на бухгалтерских документах первичного учета является недопустимым. Положения ГК РФ не могут быть применены к административным, финансовым, налоговым отношениям, которые основаны на властном подчинении.

Если первичные или кассовые документы будут удостоверены факсимиле, а не живой подписью, у налоговой службы возникнут обоснованные претензии к налогоплательщику. Таким образом использование факсимиле по указанному направлению не допускается. Логичным будет предположить, что управления по налогам и сборам в других регионах будут придерживаться такой же точки зрения.

Обратите внимание!

Все первичные бумаги должны быть скреплены подписями ответственных лиц, поставленными ими собственноручно.

На доверенности

Можно ли ставить факсимиле на доверенность? Что касается проставления подписи такого типа на доверенностях, выдаваемых организацией, то запрет на это можно найти в Письме МНС РФ № 18-0-09/000042@. В нем прямо указано, что использование факсимиле на доверенностях не допускается, даже если выдается дубликат документа.

На счете на оплату

Казалось бы, счета на оплату работ или услуг выставляются организациям, физическим или юридическим лицам на основе договоров, а значит подпись-отпечаток при их оформлении использовать можно. Тем не менее закон запрещает применение факсимиле на счете на оплату. Счета на оплату следует подписывать только собственноручно, а если на таких документах будет стоять вместо подписи факсимиле, предприятию грозят существенные штрафы.

Использование факсимиле на документах, являющихся платежными или имеющих последствия финансового характера, недопустимо

На счетах-фактурах

Аналогичный запрет применим и по отношению к счетам-фактурам, а также кассовым ордерам, путевым листам и другим документам, подписание которых может нести финансовые последствия для сторон сделки. Можно поставить факсимиле подписи на документах, которые носят вторичный характер и являются приложениями и дополнениями к договору или иному официальному бланку.Однако даже в этом случае нужно оговорить такое право в тексте договора или во внутрикорпоративном акте.

Если вы сомневаетесь в том, является ли документ финансовым, лучше используйте личную подпись ответственного лица. Это поможет избежать риска признания документа ничтожным.

Юридическая сила факсимиле

Бесспорную юридическую силу факсимиле будет иметь только в тех случаях, когда:

• используется для закрепления гражданско-правовых отношений (например, факсимиле в договоре);

• при согласии обеих сторон на применение подписи-отпечатка;

• в договоре содержится пункт об использовании факсимиле, которая приравнивается к личной росписи стороны сделки.

Требования законности не будут соблюдены, если факсимильная подпись будет поставлена на следующих видах документов:

• доверенность;

• платежные документы;

• бумаги первичного бухучета;

• факсимиле на товарной накладной;

• иные документы, подписание которых имеет финансовые последствия для сторон;

• направляемые в государственные органы письма.

Обратите внимание!

Законность подписи-отпечатка при оформлении трудовых отношений является спорным вопросом. Прямого указания на возможность подписания документов таким способом нигде не содержится. Касаемо трудовых отношений, они оформляются договором, который согласуется сторонами. Следовательно, если есть пункт об использовании факсимиле его проставление в трудовом договоре возможно.

Если вам необходима консультация по вопросу использования факсимильной подписи, обращайтесь за помощью к юристам Правовед.RU. Они помогут разобраться в законности применения факсимиле для отдельных видов документов.

Источник