Можно ли использовать факсимиле в кадровых документах

Содержание статьи

Использование факсимиле на кадровых документах

Факсимиле на кадровых документах является аналогом подписи руководителя или иного уполномоченного лица в его отсутствие. Несмотря на то что факсимиле полностью воспроизводит подпись, использовать его для заверения всех документов нельзя. В статье мы рассмотрим особенности применения этого вида подписания бумаг в кадровом делопроизводстве.

Что такое факсимиле?

Ни ТК РФ, ни иные нормативные акты в сфере трудового права не содержат толкования термина «факсимиле». Более того, в них также нет и порядка его применения на практике. Однако ГК РФ в п. 2 ст. 160 устанавливает правило о том, что использование факсимильной подписи на бумагах в договорных отношениях разрешается в случаях, прямо указанных в законе, иных актах права или установленных соглашением сторон. Как правило, стороны прописывают пункт о «заменителях» подписи (факсимиле, электронной) в тексте договора или дополнительного соглашения к нему.

Факсимиле — это графическое воспроизведение оригинала подписи, передающее ее в точном соответствии. Как правило, в случае факсимиле подписи она гравируется на печати или штампе и передается в пользование уполномоченным лицам. Чтобы не возникло нескольких экземпляров факсимиле, руководитель предприятия может приказом утвердить количество «действующих» оттисков и лиц, ответственных за их хранение.

Рассмотрим, законно ли проставление факсимильного оттиска в кадровом делопроизводстве. Использование факсимиле на кадровых документах

Использование факсимиле в трудовом соглашении

ТК РФ в ст. 67 уточняет, что трудовые правоотношения сторон должны быть оформлены в виде трудового контракта, который подписывается служащим и работодателем. От имени работодателя может выступать как руководитель предприятия, так и иное уполномоченное на это действие лицо.

Правомочны ли действия представителей работодателя по заверению трудового договора факсимиле подписи своего доверителя?

Ст. 5 ТК РФ не предусмотрено возможности для регулирования трудовых и иных связанных с ними правоотношений нормами гражданского законодательства; более того, это исключено и нормами ст. 2 ГК РФ. Поэтому положения ГК РФ о факсимильной подписи не применяются к трудовому праву. Так как ТК РФ не содержит никаких положений о факсимиле, соответственно, ставить печать с подписью на трудовом договоре будет неправомерно. Именно поэтому использование факсимильной подписи может поставить под сомнение волеизъявление работодателя, которое выражает намерение заключить трудовой договор с гражданином.

Несмотря на то что законодатель допускает возможность начала трудовых правоотношений через фактическое допущение к работе служащего, в то время как трудовой контракт с ним еще не подписан, этот момент никак не связан с использованием факсимильной подписи. Иными словами, эти правоотношения возникли бы и без проставления факсимиле на трудовом соглашении, и соответственно, его использование не будет иметь никакого юридического значения при заключении договора и его заверении.

При применении факсимиле вопросы могут возникнуть у проверяющих органов, которые откажутся принимать заверенные таким образом договоры и расценят это как нарушение норм трудового законодательства.

Выход из ситуации, когда руководитель предприятия не может собственноручно подписать контракт, — передача полномочий другим лицам, которые подпишут соглашение. Этот факт должен быть отражен в соответствующем приказе руководителя и доведен до сведения уполномоченных лиц.

Использование факсимиле на иных кадровых документах

Использование факсимиле при заверении кадрового документа иного характера, например приказа, грамоты и т. д., также не основано на трудовом законодательстве и может свидетельствовать о несовпадении решения руководителя организации и сотрудников, заверивших документ с помощью факсимильной подписи.

Руководитель может отсутствовать по разным причинам, в том числе потому, что находится в отпуске или на больничном. То есть может возникнуть ситуация, когда факсимиле на кадровом документе проставлялось, а руководитель фактически не мог исполнять свои обязанности в тот момент. На практике заверить документ за него должен был другой сотрудник, который имеет право замещать директора.

ДЛЯ СПРАВКИ! Несмотря на то что суды принимают в качестве доказательств все документы, относящиеся к делу; бумаги, в которых вместо собственноручной подписи стоит факсимиле, могут быть поставлены под сомнение.

Если руководитель предприятия всё же примет решение применять факсимильную подпись в кадровом делопроизводстве, то оформить это необходимо путем закрепления волеизъявления руководителя в локальном акте организации. Прописывается порядок проставления подписи, указывается перечень документов, которые могут быть заверены факсимильным способом. Также следует назначить лицо, ответственное за использование факсимильной печати; эта обязанность закрепляется в должностной инструкции.

Источник

Можно ли заверять кадровые документы факсимиле?

Факсимиле на кадровых документах зачастую ставится сотрудниками организации вместо ее руководителя в том случае, если последний временно отсутствует, либо физически не справляется с огромным объемом кадровых бумаг. Законно ли использование факсимиле, даже если оно не передается другим лицам? Разберемся ниже.

Факсимиле: что это такое, и чем регламентировано его использование?

Факсимиле представляет собой точную копию рукописной подписи. Изображение подписи наносится на носитель (штамп, печать), и с помощью чернил воспроизводится на бумаге.

Использование факсимиле удобно. Время – деньги, а применение такого способа заверки документов значительно экономит время и силы подписанта, особенно если документов много. Минусов тоже достаточно – взять хотя бы риск того, что документ может быть заверен лицом, завладевшим факсимильным штампом противоправно.

Действующее законодательство не содержит понятия факсимиле, порядка использования данного способа заверения документов. Одно из немногих упоминаний о возможности применения факсимиле содержится в п. 2 ст. 160 ГК РФ. Данная норма гласит, что факсимиле может применяться при подписании договора, если такая возможность прописана в законах, или предусмотрена соглашением сторон договора.

Поскольку ни одного закона, который допускает возможность применения факсимиле не принято, единственный способ заверки гражданско-правовых договоров с помощью факсимиле – подписание сторонами соглашения, в котором оговаривается такая возможность.

Иных законодательных норм, помимо п. 2 ст. 160 ГК РФ, которые допускают возможность заверения документов с помощью факсимиле — нет.

Допускается ли использование факсимиле вместо подписи в трудовом договоре?

В настоящее время заверить трудовой договор с помощью факсимиле нельзя. Он будет признан недействительным, со всеми вытекающими последствиями.

Разберемся, почему нельзя? Порядок подписания трудового соглашения установлен ст. 67 ТК РФ. В статье указано, что договор обязательно должен быть письменным, и подписать его должны обе стороны соглашения. Сразу понятно, что «подписать» и «заверить факсимиле» — это абсолютно разные вещи.

Напомним, что ст. 2 ГК РФ допускается использование факсимиле при заключении договоров, если такая возможность отражена в соглашении между сторонами сделки. Возникает вопрос, применимо ли данное правило для трудовых отношений, и может ли работодатель заключить с работником соглашение, в котором будет прописана возможность заверения трудового договора факсимиле?

Ответ отрицательный. В ст. 5 ТК РФ прямо указано, что трудовые отношения не регулируются ГК РФ, даже по аналогии. Они регулируются только Конституцией, трудовым законодательством, иными актами, которые содержат нормы трудового права.

Итак, заверить трудовой договор факсимиле нельзя. Но можно ли заверять данным способом трудовую книжку? Разберемся далее.

Допускается ли вместо подписи в трудовой книжке ставить факсимиле?

Порядок подписания трудовой книжки установлен п. 2.2 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Согласно данному пункту, на титульном листе ставит свою подпись работник, чем удостоверяет правильность отраженных сведений. Кроме того, на титульном листе ставит подпись ответственный сотрудник, который выдал книжку.

Аналогичные правила действуют и в отношении подписей сотрудника и ответственного кадровика, которые заверяют сведения об увольнении, отраженные в трудовой книжке.

Иных правил не предусмотрено. Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что факсимиле в трудовой книжке ставить нельзя. В противном случае, записи в ней могут признаваться недействительными, как и сама книжка, ввиду того, что она не подписана.

Таким образом, не допускается ставить в трудовой книжке факсимиле вместо живой подписи, поскольку, во-первых, это не оговорено нормами трудового права, а во-вторых, противоречит Инструкции № 69.

Возможно ли использование факсимиле в кадровых документах?

Помимо трудовых договоров и трудовых книжек существует множество иных кадровых документов – приказы, коллективные договоры, соглашения, и т.д. Можно ли заверять их факсимиле? Ответ отрицательный. Обоснование простое – это не предусмотрено нормами трудового права.

Возможно в будущем в трудовое законодательство будут внесены соответствующие поправки, но в данный момент факсимиле не применяется.

Если в судах оцениваются в качестве доказательств любые кадровые документы, заверенные факсимиле, они однозначно будут признаны недопустимыми доказательствами, поскольку не подписаны надлежащим образом, а значит юридической силы не имеют.

***

Таким образом использование факсимиле на кадровых документах не правомерно. Даже если отразить в локальном акте организации такую возможность, заверенные документы будут признаваться не подписанными.

Источник

Допустимо ли использование факсимиле в кадровой службе?

Какая знакомая ситуация: срочно требуется подпись первого лица, а директора как назло нет в офисе! Подобные проблемы чаще всего возникают при оформлении бухгалтерской документации. А кадровые документы — как быть с ними? Можно ли найти решение? И какие способы законные, а какие нет?

Прежде всего давайте выясним, что такое факсимиле и можно ли применять его при работе с документами.

С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах >>>

О возможности использования факсимиле говорится только в п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ (далее — ГК РФ): «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».

Отсюда можно сделать вывод, что факсимиле применяется в гражданско-правовых отношениях при совершении сделок только тогда, когда это установлено:

законом, иными правовыми актами,
соглашением сторон гражданско- правового договора.

ВАЖНО!

Факсимильное воспроизведение — это копия собственноручной подписи, а электронная — аналог собственноручной подписи

А еще в статье говорится, что есть несколько способов воспроизведения собственноручной подписи:

Способ 1. Факсимильное воспроизведение с помощью средств механического или иного копирования.

Способ 2. Электронная подпись или иной аналог собственноручной подписи.

В чем главное отличие проставления копии подписи с помощью штампа от электронной подписи или иного аналога собственноручной подписи?

Штамп (средство механического копирования подписи) можно поставить на документе в отсутствие руководителя, а вот электронную подпись (аналог собственноручной) на электронном документе может поставить только он сам.

Использование аналога собственноручной подписи регламентируют два федеральных закона.

1. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-Ф3) регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

Наша справка

Факсимиле (от лат. fac simile — сделай подобное) — 1)точное воспроизведение графического оригинала (документа, рукописи, подписи) фотографическим или печатным способом; 2) клише-печать, воспроизводящая собственноручную подпись

2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее — Закон № 149-ФЗ) устанавливает (п. 4 ст. 11), что в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в по рядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

В тех статьях Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ), где содержатся правила оформления документов, не сказано, что подпись должна ставиться собственноручно.

ПРИМЕР

Частью 1 ст. 67 ТК РФ предусмотрено, что «трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами»

НЕЛЬЗЯ!

Использовать факсимиле при оформлении кадровых документов

Однако возможность использования факсимиле при оформлении кадровых документов трудовым законодательством прямо не предусмотрена.

С 19 апреля 2013 г. действуют нормы трудового законодательства о дистанционной работе. Может быть, в этих новых нормах что-нибудь сказано о факсимильном воспроизведении подписи? Давайте проверим.

ПРИМЕР

Частью 1 ст. 312.2 ТК РФ определено, что трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении условий трудового договора могут заключаться путем обмена электронными документами.

В приведенной норме, а также в других статьях, регламентирующих порядок работы с документами дистанционных работников, речь идет об обмене электронными документами и использовании сторонами электронных подписей, но не факсимиле.

Делаем вывод: раз трудовым законодательством не установлена возможность использования факсимиле, следовательно, в трудовых отношениях оно неприменимо.

Можно ли найти какое-то решение в данной ситуации? Несомненно!

Отсутствие генерального директора на работе наверняка как-то официально оформляется. В те дни, когда он уезжает в командировку, уходит в отпуск, болеет или отсутствует на рабочем месте и не может выполнять свои обязанности, в компании должен оставаться его заместитель, уполномоченный решать различные вопросы, в том числе кадровые, и подписывать подготовленные сотрудниками документы.

Полагаем, что руководителю, который часто находится в отъезде или слишком занят другими делами, чтобы подписывать кадровые документы, стоит передать соответствующие полномочия другому сотруднику организации, например своему заместителю или начальнику кадровой службы.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ…

…использование факсимиле в работе с другой документацией возможно.

Выше отмечалось, что гражданским законодательством определены два условия использования факсимильной подписи:

Условие 1. Такая возможность напрямую предусмотрена законом.

Условие 2. Наличие согласия всех сторон сделки.

При этом стороны могут зафиксировать условие об использовании факсимиле в тексте договора либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов данным способом. В противном случае при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным, поскольку в соответствии с п. 1 ст. 160 ГК РФ не будет соблюдена письменная форма сделки.

Помимо заверения договорных документов факсимиле также может использоваться для:

проставления на оригиналах исходящих писем (при наличии соглашения сторон об использовании факсимиле);
заверения визовых экземпляров отправляемых документов (в том числе исходящих писем);
заверения копий документов;
проставления на поздравительных открытках, адресах, приглашениях, дипломах, благодарностях, почетных грамотах.

Как правило, факсимиле ставится только при наличии подписанного подлинника документа. Но практикуется также проставление факсимиле на подлинники при условии:

наличия согласия сторон на использование факсимиле (во внешних контактах);
четкого определения круга вопросов и документов, на которые допускается его проставление (внутри организации).

При принятии решения об использовании факсимиле в компании очень важно учитывать сложившуюся практику и положения отдельных нормативных правовых актов. Например, при подписании векселей и банковских карточек допустима только собственноручная подпись. Также не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных и иных документах, имеющих финансовые последствия.

Резюме

При работе с кадровой документацией использование факсимиле (не путать с электронной подписью!) не допускается. При оформлении других документов допускается, но с большими ограничениями.

Источник

Факсимиле: использовать в кадровых документах или нет?

Энциклопедии и словари трактуют «факсимиле» как клише-печать, воспроизводящее подпись (от лат. fac simile — сделай подобное).

Трудовое законодательство РФ не раскрывает понятия «факсимиле» и не предусматривает возможность его применения при подписании каких-либо кадровых документов.

Вместе с тем «факсимиле» встречаются в различных инструкциях, положениях, регламентах, принимаемых на уровне ведомств и организаций.

Какой правовой статус факсимильной подписи? Чем вызвано использование «факсимиле»?

В настоящей статье попробуем разобраться, насколько правомерно проставлять факсимиле на кадровых документах, и какие риски при этом существуют?

Факсимиле в трудовом договоре

Согласно ст. 67 ТК РФ «трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами».

Ни эта статья, ни в целом трудовое законодательство РФ не предусматривает возможность применения факсимиле при оформлении трудовых отношений.

Большинство специалистов придерживаются мнения, что использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, так как требуется именно подписание сторонами договора (проставление собственноручной подписи).

Сторонники противоположного мнения полагают, что, поскольку нет прямого запрета на использование «факсимиле» при оформлении трудовых отношений, проставление подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможно.

Проблема заключается в том, что при использовании факсимиле достаточно сложно учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора с конкретным работником, что может стать предметом спора в суде. Так, К.Ю. проходила стажировку в ООО «Метаком» в качестве помощника бухгалтера. По результатам стажировки было принято решение не принимать её на постоянную работу. В судебное заседание истицей был представлен трудовой договор, изготовленный в другом стиле, с использованием факсимильной подписи директора. Представитель ответчика указанный трудовой договор не признал допустимым доказательством наличия трудовых отношений между обществом и К.Ю., мотивируя тем, что истица имела свободный доступ к печати и факсимильной подписи директора и могла самостоятельно изготовить трудовой договор. Каких-либо иных доказательств, свидетельствующих о выполнении истицей трудовых обязанностей в организации, начислении и выплате ей зарплаты в суд не представлено (Решение Ленинского районного суда г. Пензы от 08.06.2015 по делу №12–309/2015).

В то же время, если работник был фактически допущен или приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, то, несмотря на ненадлежащее заключение трудового договора или его полное отсутствие, считается, то трудовые отношения между работодателем и работником возникли.

Таким образом, факт ненадлежащего оформления трудового договора не влияет на возникновение трудовых отношений между работником и работодателем.

Указанный вывод подтверждается и судебной практикой. Так, суд обоснованно отклонил довод ответчика об отсутствии трудовых отношений с истцом, представившего трудовой договор, подписанный с использованием факсимиле. Несмотря на отсутствие в штатном расписании должности истца и сведений о начислении и выплате заработной платы, суд установил факт наличия трудовых отношений по другим документам. Судом исследовались доверенности, выданные на имя истца, определения судов, в которых истец поименован в качестве юрисконсульта организации, приказы о привлечении истца к дисциплинарной ответственности, сертификат о прохождении курса обучения, а также показания свидетелей (Апелляционное определение Московского городского суда от 24.07.2012 по делу №11–15083).

Следовательно, использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным или незаключённым.

Вместе с тем, применение «факсимиле» вместо собственноручной подписи руководителя может повлечь неблагоприятные последствия для работодателя со стороны государственной инспекции труда, которая может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и привлечь к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.

Использование факсимиле при оформлении других кадровых документов

Что же касается иных кадровых документов (приказы, справки и т.п.), то использование факсимиле при их подписании не противоречит действующему законодательству. В апелляционном определении судебной коллегии по гражданским делам Саратовского областного суда от 16.05.2013 по делу №33–2693 суд указал, что «использование факсимиле в приказе об увольнении не запрещено трудовым законодательством и не свидетельствует о несоответствии принятого решения волеизъявлению руководства».

Исходя из личного опыта работы с кадровыми документами, хотелось бы дать некоторые рекомендации, которые позволят избежать типичных ошибок при использовании факсимильной подписи:

Перечень документов, на которых возможно проставление факсимиле, необходимо утвердить локальным нормативным актом (инструкция, положение, регламент и т.п.). В локальном нормативном акте следует оговорить ограничения на использование факсимиле (например, во многих инструкциях есть указание, что использование факсимиле на подлинных документах, не допускается).
Назначить приказом лицо, ответственное за проставление факсимиле.
Во избежание злоупотреблений лучше всего проставлять факсимиле на документах организационно-информационного характера (письма, извещения, справки, приглашения, и др.).
Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти органов субъектов федерации, другие государственные и муниципальные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.
Желательно использовать факсимиле на копиях отправляемых документов, скрепляя их печатью организации и однотипных документах с большим тиражом.

В заключении хочу добавить, что если возникнет спорный вопрос о правомерности применения факсимиле на том или ином кадровом документе, то свою позицию вам придётся отстаивать в суде.

Источник