Можно ли использовать факсимиле на товарных накладных

Не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи, поэтому в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а приводит к негативным последствиям. Давайте попробуем разобраться, какие документы допускается подписывать факсимильной подписью, а когда этого делать не стоит.

Статья опубликована в журнале «Бухгалтерские вести» №32 за август 2012 года

Редко в какой организации не используют факсимиле. С одной стороны, это облегчает и ускоряет работу – руководитель может быстрее справиться с горой накопившихся бумаг или вообще освободить себя от утомительного занятия ставить резолюции, вручив факсимиле своему заместителю. С другой стороны, не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи и поэтому в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а приводит к негативным последствиям. Давайте попробуем разобраться, какие документы допускается подписывать факсимильной подписью, а когда этого делать не стоит, и что по этому поводу думают в Министерстве финансов и арбитражных судах.

Упоминание о факсимиле можно найти в п. 2 ст. 160 Гражданского Кодекса РФ, где сказано, что использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. То есть использование факсимильного воспроизведения личной подписи допускается при наличии между контрагентами соответствующей договоренности — письменного соглашения.

Такого же мнения придерживаются и налоговые органы, но подчеркивают, что на платежных документах и документах, имеющих финансовые последствия, использовать факсимиле недопустимо:

«В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.

Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия» (Письмо ФНС от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи»).

«Пунктом 6 статьи 169 Кодекса установлено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации. При этом данная статья Кодекса не представляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации.

Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно вышеуказанной норме Кодекса не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения.

В связи с изложенным налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации» (Письмо ФНС от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11)

Минфин также против использования факсимиле на налоговых декларациях, первичных документах и счетах-фактурах (Письмо Минфина РФ от 1 июня 2010 г. N 03-07-09/33).

Позиция Минфина и налоговых органов, по нашему мнению, вполне обоснована, так как к вопросам налогового учета не могут применяться положения гражданского законодательства, в частности ст. 160 ГК РФ, а Налоговый Кодекс РФ использование факсимиле подписи не предусматривает.

Cудебная практика относительно факсимильной подписи

Что же касается судебной практики, то следует отметить, что она далека от единообразия. До 27.09.2011 г. существовало две прямо противоположных позиции.

Позиция первая: использование факсимиле не является нарушением, так как факсимильная подпись является аналогом собственноручной.

Суд отклонил довод инспекции о неправомерном применении вычета в том числе на основании подписания первичных документов посредством факсимиле. При этом суд указал, что такая подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. При этом суд отметил, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа — факсимиле (Постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 по делу N А48-3632/2010)

Суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не указывают на то, какая подпись считается личной. При этом личная подпись может быть собственноручной, факсимильной и цифровой. Так как Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документе бухгалтерского учета (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 по делу N А42-4217/2006)

Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают. Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.

Например, Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу N А56-69600/2010 (налоговая инспекция отказала в вычете, в частности, потому, что товарные накладные подписаны факсимиле) дело было направлено на новое рассмотрение со ссылкой на Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11.

Существовали и другие судебные решения с аналогичной позицией. Например, суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур (Постановление ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 по делу N А65-3666/2006).

Аналогичные выводы содержат Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 по делу N А13-6464/04-19, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.01.2007 N Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу N 23-1356/05 и другие.

Итак, подведем итоги. Факсимиле можно без опасений применять в текущей деловой переписке; при заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров, но только при наличии между сторонами письменного соглашения.

Не следует применять факсимиле при выдаче доверенностей и, во избежание осложнений с налоговыми органами, а также чтобы обезопасить себя в суде, не использовать при подписании бухгалтерских и иных документов, имеющих финансовые последствия.

Обратите внимание, что должностным лицам территориальных налоговых органов также запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности. Требование об уплате налога, сбора, пени, штрафа должно быть подписано руководителем (заместителем руководителя) налогового органа собственноручно. Ненормативный акт налогового органа, подписанный путем проставления факсимиле, считается недействительным. (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.07.2010 по делу N А58-9855/09).

Факсимиле, что с латинского «fac simile» означает «делать подобное» — это печать, клише которой на своих отпечатках точно воспроизводит личную подпись конкретного лица (руководителя, делопроизводителя и т.п.). Также называется штампом с личной подписью или факсимильным штампом. Факсимиле поставить – значит получить как подпись ответственного лица, так и заверение её печатью одновременно.

Использование факсимиле

Где требуется

Современные руководители крупных организаций и предприятий ценят каждый момент своего времени, поэтому часто перекладывают разборку писем, актов и ряда других документов на своих ответственных сотрудников. На подобных бумагах должна стоять только подпись высшего начальства, поэтому в таких случаях часто ставят факсимиле.

С помощью факсимильного штампа «подписывают» различные делопроизводственные документы, подписание которых не может повлечь за собой материальных последствий:

• Данных, передающихся внутри компании,
• Документов «второго порядка» (копий),
• Справок,
• Пропусков и т.п.

Также возможно ставить факсимиле на товарных накладных, актах, договорах и счетах, если они не налагают ответственности за слишком крупные денежные суммы. В любом случае копийная подпись должна быть разрешена законом и подтверждена соответствующими положениями и договорённостями.

ЗНАЙТЕ! Факсимильную подпись могут посчитать недействительной, так как она, в отличие от подлинной подписи, не выражает личной воли лица, которому принадлежит.

Где нельзя использовать факсимиле

Штамп, копирующий личную подпись, не ставится:

1. На кадровых документах, утверждающих приём на работу, переводы на другую должность, увольнения и т.п.,
2. Аналогично нельзя ставить факсимиле на приказах и постановлениях как по учреждению, так и по личному составу, так как они выражают личную волю руководителя,
3. На платежных, вексельных документах и при работе с иностранной валютой,
4. На отчетностях, которые сдаются в налоговые органы.

ВНИМАНИЕ! Установка факсимиле на товарных накладных, счетах-фактурах, актах оказания услуг может вызвать доначисление налога на вашу прибыль либо отказ налогового органа выплачивать вычет НДС по совершенной сделке.

Оформление разрешения

Правовой статус факсимиле на данный момент законодательством не установлен, поэтому разрешением к его использованию служат взаимные соглашения сторон, исполненные в письменном виде и заверенные подлинными подписями. Само соглашение в этом случае составляется как приложение либо допсоглашение к основному договору. Оно оформляется в удобной для вас свободной форме с указанием:

• Перечня документов, которые будут заверяться факсимильной печатью,
• Фамилии, имени, отчества и должности лиц, чья подпись будет выполнена в виде факсимиле,
• Образцы подписей этих лиц в подлинном и факсимильном вариантах,
• Порядка действия сторон при замене лиц, чьи подписи будут использоваться (увольнении, переходе на др.должность),
• Срока действия данных соглашений.

Только такое соглашение полностью регламентирует все действия с копийной печатью и разрешает ставить факсимиле на актах выполненных работ, договорах, заявках, отчетах и прочих бумагах, перечень которых в нём оговорен. Оно подписывается только подлинными подписями, так как до его заключения еще не было подобной договоренности.

Изготовление

Для изготовления факсимильного штампа достаточно предоставить изготовителю:

1. Письмо с просьбой изготовления факсимиле от руководителя,
2. Доверенность на того, кто заказывает изготовление такой печати,
3. Образцы подписей.

Всё должно быть заверено подлинной подписью руководителя и печатью организации.

Похожие ГОРЯЧИЕ и АКТУАЛЬНЫЕ темы:

На каких документах можно ставить факсимильную подпись

Через каждую организацию проходит огромная численность разных бумаг и документации, большая часть которой требует наличия подписи руководителя. При этом первое лицо компании не всегда может оперативно подписывать документы. Руководитель попросту может быть занят или находиться в командировке.

Чтобы не допускать простоев в работе, в компаниях часто используют факсимиле – аналог подписи первого руководителя. В то же время не каждый документ можно ей заверить: при использовании факсимиле необходимо придерживаться строгих правил.

Случаи, в которых допускается использование факсимильной подписи, прописываются в нормативных документах компании и в договорах партнеров.

Об этом говорится в статье 160 Гражданского кодекса РФ.

• при отсутствии руководителя на рабочем месте;
• при необходимости ускорить процесс выполнения договоров и сделок;
• при скоплении большого количества документов, нуждающихся в подписи руководителя;
• при необходимости упрощения внутреннего документооборота в организации.

Чтобы избежать неправомерного использования факсимиле, главой организации должен быть издан специальный документ, определяющий порядок хранения и применения штампа.

В этом же нормативном акте должен быть прописан список документов, которые могут быть заверены с помощью факсимильной подписи, и определен человек, отвечающий за ее использование. Этот человек должен отвечать за хранение штампа и за его правомерное применение.

• первичной бухгалтерской документации;
• нормативных и законодательных документов;
• налоговых деклараций (согласно закону, если налоговая декларация подписана с помощью факсимиле и подана в налоговые органы, это не доказывает, что плательщик подтвердил предоставленную им информацию);
• доверенностей на совершение юридически значимых действий;
• договоров трудоустройства и иных коллективных контрактов;
• векселей;
• платежных документов и поручений (за исключение чеков для выплаты пенсий);
• счетов-фактур;
• документации для участия в конкурсах и тендерах;
• заявлений от физических и юридических лиц.

Также факсимиле нельзя использовать при оформлении банковских карт с образцами оттиска печати и подписи.

Что касается договоров, использование факсимиле для их подписи допускается, но только в том случае, если обе стороны на это согласны (соответствующий пункт должен быть зафиксирован в самом контракте).

• квитанций, приходных и расходных ордеров;
• записей в кассовых книгах;
• учетных бланков;
• удостоверений сотрудников;
• патентов и сертификатов, касающихся авторских прав;
• ведомостей и справок о зарплате работников;
• табелей учета рабочего времени;
• свидетельств о ЕГЗ;
• страховок;
• приказов, грамот, благодарственных листов;
• писем с поздравлениями;
• уведомлений;
• внутренних документов.

Таким образом, использование аналога подписи руководителя допускается при заверке документов, не несущих серьезной материальной ответственности.

Любая компания может сделать такое количество устройств факсимиле, которое необходимо для обеспечения ее бесперебойной работы. Главное, чтобы количество устройств и количество ответственных сотрудников было закреплено в документах организации.

• сокращение времени, затрачиваемого руководителем на изучение документации;
• сокращение сроков, необходимых для выполнения условий договоров и сделок;
• ускорение процесса обмена документами внутри самой организации;
• ускорение работы бухгалтерии.

В то же время использование факсимиле налагает определенную ответственность. Руководитель организации должен контролировать процесс использования штампа, ведь нередко документы, подписанные подобным способом, становятся предметом судебных споров.

Для усиления контроля при разработке акта, регулирующего использование факсимиле в организации, рекомендуется прописывать ответственность лица, которое имеет право применять факсимильную подпись.

Если руководитель сомневается в том, что штамп не может быть использован в неправомерных целях, он вправе заменить его использование нотариальной доверенностью, которую можно оформить на одного из помощников или заместителей, которому он полностью доверяет.

Что такое факсимиле? Сразу нужно сказать о том, что это штамп с точным воспроизведением подписи уполномоченного лица, который достаточно широко используется в документообороте организаций.

Он просто незаменим в той ситуации, когда руководителя нет на месте и нужно срочно поставить его подпись на определенных документах.

Подробнее обо всем этом узнаете в процессе прочтения настоящей статьи.

Определение

Что такое факсимиле? Это очень интересный вопрос, ответ на который знают, конечно же, не все. Закон не содержит понятия факсимиле, тем не менее указанный термин используется в хозяйственной деятельности многих предприятий.

Факсимиле – это штамп, на котором в зеркальном отображении расположена подпись ответственного лица (например, начальника отдела или руководителя всего предприятия).

Его наличие очень выручает в том случае, когда на служебной документации необходимо проставление большое количества подписей уполномоченного лица.

К сожалению, не всегда сотрудники организаций и даже сами руководители предприятий знают о том, когда применение факсимиле допустимо, а когда проставление оттиска подписи не имеет юридической силы. Данный факт нужно учитывать.

Когда же все-таки допустимо применение факсимиле? В законодательстве нет четкого ответа на данный вопрос. Организация может самостоятельно разработать и утвердить положение о факсимиле, а также порядок использования факсимиле.

Подписи такого вида на первичных документах и при заключении сделок возможны только в случаях, установленных законом или соглашением сторон.

Хотя коммерческие кампании из-за наличия большого количества документов просто не могут обойтись без такого штампа.

Еще раз хотелось бы вернуться к вопросу о том, что такое факсимиле и для чего оно предназначено. Ответ в данном случае очень прост.

Факсимиле – это точное воспроизведение подписи уполномоченного лица, изготовленное в виде оттиска печати. Многие граждане и даже организации иногда не могут отличить проставленный на документах штамп от настоящей подписи.

Тем не менее это не значит, что факсимиле можно использовать на всех исходящих документах.

Можно ли использовать данный оттиск подписи должностного лица при оформлении доверенностей? Ответ на указанный вопрос будет отрицательным. В подтверждение этому служит Письмо МНС РФ № 18-0-09/000042.

Поэтому, даже при оформлении дубликата доверенности, факсимиле использовать запрещено. Это нужно знать всем руководителям организаций.

Что такое факсимиле? Хотелось бы еще раз вернуться к данному вопросу. Факсимиле называют оттиск подписи руководителя, который представляет собой небольшой штамп прямоугольной формы.

Его использование при оформлении первичной бухгалтерской документации запрещено законом. Потому что данные документы должны быть подписаны лично руководителем фирмы или главным бухгалтером.

В противном случае, у налоговой службы могут возникнуть обоснованные претензии к налогоплательщику. Это нужно учитывать.

К изложенному

На каких документах можно ставить факсимиле? Ответ на данный вопрос достаточно прост. Факсимиле можно ставить на тех документах, которые не являются финансовыми и не должны быть переданы в налоговый орган для отчетности.

Исключение здесь составляет доверенность, выдаваемая руководителем организации одному из сотрудников на получение материальных ценностей или же представление интересов организации в государственных и судебных органах.

В данном случае необходима подлинная подпись начальника.

Кстати, если организация постоянно применяет факсимиле при подписании внутренних документов, то нужно отдельным приказом выделить только тех лиц, которые по своей служебной надобности имеют право воспользоваться данным штампом. Например, это может быть инспектор отела кадров, который печатает и выдает справки сотрудникам фирмы.

На каких документах можно ставить факсимиле, кроме внутренней документации? Очень часто такой оттиск используют при оформлении благодарностей сотрудникам, подписании характеристик и грамот.

Важное

Факсимиле необходимо применять только в случаях, когда это не запрещает законодательство. Например, в гражданском договоре есть пункт о том, что стороны имеют право на использование данного штампа при заключении соглашения.

Таким образом, факсимильную подпись разрешено применять в следующих случаях:

• для закрепления гражданско-правовых отношений;
• при наличии соглашения сторон о том, что они не возражают, чтобы при оформлении документов был использован штамп с оттиском подписи ответственного лица;
• если она приравнивается к личной подписи стороны сделки.

Эти моменты нужно учитывать руководителям организаций.

В том случае, если факсимильная подпись будет поставлена на документах, направленных в государственные органы, или на тех бумагах, которые являются документами первичного бухгалтерского учета, на товарных накладных или на доверенности, то данный штамп не будет иметь юридической силы. Это нужно запомнить.

Факсимиле на документах может заменить личную подпись уполномоченного лица только в том случае, когда это предусмотрено законом или определенным соглашением сторон при заключении сделки.

Например, если муниципальное учреждение оказывает образовательные услуги на безвозмездной основе, то при заключении соглашения исполнитель, как одна из сторон договора, может воспользоваться факсимиле.

В этом нет ничего противозаконного.

Тем не менее, если речь идет о подписании документов для налоговой службы или иных государственных органов, то использование факсимиле будет являться незаконным. Потому что в этом случае необходимо личная подпись руководителя организации.

Использование факсимиле при оформлении доверенностей также является недопустимым.

На каких документах можно ставить факсимиле? В законе ответ на этот вопрос не найти, однако компания может разработать и утвердить собственное положение о факсимиле. Во внутренних актах можно зафиксировать случаи законного применения оттиска, виды факсимиле, порядок разрешения спорных вопросов.

Факсимиле: необходимость, удобство и законность

В условиях высокой конкуренции и увеличении производительности организации создают и получают множество самых разных документов, требующих подписи руководителя.

Ввиду отсутствия руководителя или при большом объеме производственной, кадровой, бухгалтерской и другой документации настоящей палочкой-выручалочкой может стать аналог личной подписи руководителя организации — факсимиле.

Но каким правовым статусом будет обладать эта подпись?

На документах какого рода ее можно ставить, чтобы это было законно?

Ответы на подобные вопросы приведены в каждом пункте данной статьи.

Основные факторы, вызывающие необходимость использовать факсимиле:

• руководителя нет в данный момент на работе или его предельная занятость;
• большой объем документов, которые руководителю необходимо лично подписать;
• ускорение и упрощение процесса обмена документацией внутри организации;
• ускорение оформления и заключения сделок между организациями.

Вообще, любая организация имеет право сделать количество устройств факсимиле, соответствующим количеству персонала, который наделен правом заверять документы. На практике руководитель решает, какое количество факсимиле его подписи будет оптимальным.

О возможности негативных последствий

Предположим, договор купли-продажи либо другой договор гражданско-правового характера подписан факсимильной подписью, однако соглашения об использовании факсимиле стороны не заключали. Суд может признать такой договор:

Источник: https://kupit-krohe.ru/obrazets/faksimile-na-dokumentakh/

Можно ли использовать факсимиле на товарных накладных?

Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст. 160 ГК РФ).

Механический аналог собственноручно сделанной подписи (факсимиле) выполняет функции персонального визирования, идентифицируя при этом подписывающего гражданина.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.

Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.

Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.

Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов

Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.

Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).

Счета-фактуры и учетные документы

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя орг