Можно ли использовать факсимиле на отчетах

,

Р. Тимохин

Журнал «Главбух» № 15/2010

Чем поможет эта статья: Принять правильное решение, когда можно воспользоваться факсимиле взамен живой подписи, а в каких случаях лучше от этого воздержаться.

От чего убережет: От претензий налоговиков к первичным документам и счетам-фактурам. А значит, и от недоимок по налогу на прибыль и НДС.

Действующее законодательство позволяет вместо обычных подписей ставить на документах факсимиле. То есть воспроизводить подпись с помощью средств механического копирования, скажем штампов. Конечно, это удобно — документооборот компании существенно упрощается.

Но имеют ли силу документы, подписанные факсимиле? Увы, в большинстве случаев факсимильная подпись может стать причиной разного рода проблем.

Если ваша компания на «упрощенке»

Выводы, сделанные в данной статье, пригодятся и компаниям на «упрощенке».

Заверить договор с помощью факсимиле можно, если это отдельно прописано в соглашении сторон

Заключая сделки, контрагенты вправе использовать факсимиле, а не ставить собственноручные подписи на документах. Делать это можно в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон сделки (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ).

Таким образом, если ваша компания подписывает контракт с новым партнером, заверять договор факсимиле не следует. Ведь скорее всего никакого соглашения насчет аналога живой подписи еще нет. А законов, позволяющих подписывать договоры «автоматически», немного — как правило, это внутриведомственные нормативные акты.

Важная деталь

Сталкиваются ли Ваши коллеги на работе с документами, подписанными факсимиле, смотрите на сайте.

Пункт, предусматривающий соглашение о факсимиле, вы вправе включить в подписываемый контракт — тогда все последующие документы можно будет заверять быстрее.

Если же первоначальный договор будет заверен посредством факсимиле, то впоследствии он может быть признан ничтожным. Данный вывод подтверждается в постановлении ФАС Московского округа от 10 сентября 2004 г. № КГ-А40/5987-04.

Ставить факсимиле на платежных документах и «первичке» опасно

Не допускается ставить факсимиле на платежных документах. На этом акцентируют внимание специалисты Минфина России в письме от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13.

Такой же запрет распространяется и на «первичку», на основании которой ведется бухгалтерский учет. Обоснование простое — в силу статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» на первичной документации должны стоять именно личные подписи.

Осторожно!

Если на первичной документации стоит факсимиле, то списывать расходы при расчете налога на прибыль опасно.

«Первичка», подписанная факсимиле, довольно часто становится причиной того, что инспекторы снимают расходы компании. Отстоять затраты в такой ситуации можно только в суде. Пример положительного исхода дела — постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 апреля 2008 г. по делу № А56-13616/2007. Впрочем, бывают случаи, когда судьи поддерживают налоговиков. В качестве примера можно привести постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19 июля 2007 г. № Ф04-4926/2007(36480-А67-25).

Кроме того, документы, заверенные «автоматически», могут стать причиной спора с партнером. А в таких делах судьи, как правило, признают, что «первичка» с факсимиле не доказывает факт хозяйственной операции (см. определение ВАС РФ от 7 февраля 2008 г. № 653/08).

Вычет НДС на основании счета-фактуры с факсимиле налоговые инспекторы не признают

Обязательным реквизитом счета-фактуры в силу пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ является подпись продавца. Воспользоваться вычетом по НДС на основании «факсимильного» счета-фактуры можно, но это неминуемо приведет к спору с налоговиками. При этом положительный исход разбирательства совсем не гарантирован. Поэтому, получив счет-фактуру с факсимиле, попросите контрагента вашей компании перевыставить документ. Образец соответствующего запроса вы найдете здесь.

Дело в том, что на счетах-фактурах должны стоять именно живые автографы, а не факсимиле. Такого мнения придерживаются эксперты Минфина России в письме от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33. Дескать, статьей 169 Налогового кодекса не предусмотрены «заменители» личных подписей на счетах-фактурах. Значит, и принять к вычету НДС на основании «факсимильного» счета-фактуры покупатель не вправе.

К слову сказать, данной позиции чиновники придерживаются на протяжении многих лет (см., например, письма Минфина России от 17 сентября 2009 г. № 03-07-09/48, от 4 июня 2008 г. № 03-07-11/214 и т. д.).

Мнение арбитражных судей по данному вопросу на данный момент неоднозначно. Некоторые из них разделяют позицию чиновников. Однако гораздо чаще суды исходят из того, есть ли соглашение сторон сделки об использовании факсимиле. Ведь прямой запрет применять аналоги живой подписи в Налоговом кодексе РФ отсутствует. Следовательно, принять «входной» налог к вычету в рассматриваемой ситуации все же можно. В частности, именно к такому выводу пришли судьи в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 2 марта 2010 г. по делу № А53-2634/2009.

Доверенность с факсимиле считается недействительной

Заверять доверенность от лица организации с применением факсимиле директора категорически запрещено. Ведь в данном случае речь идет об односторонней сделке. А значит, никакого соглашения сторон нет и быть не может в принципе. Именно поэтому нормы пункта 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ в данном случае не действуют.

Если же на доверенности все-таки будет стоять факсимильное воспроизведение подписи, то впоследствии при возникновении спора суд признает ее недействительной со всеми вытекающими последствиями. В частности, у организации не получится взыскать с контрагента задолженность по товару, отгруженному по доверенности. Свидетельство тому — постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29 апреля 2005 г. № А11-1742/2003-К1-10/164.

Налоговики «забракуют» отчетность с факсимиле

Нельзя использовать факсимиле и для того, чтобы подписать налоговую декларацию. Дело в том, что Налоговым кодексом РФ разрешено ставить только живые автографы либо электронно-цифровую подпись. Данная точка зрения изложена в определении Высшего арбитражного суда РФ от 2 июня 2008 г. № 6600/08.

Аналогичный запрет действует в отношении бухгалтерской отчетности. Причина проста: по общему правилу нормы гражданского законодательства не применяются к бухгалтерским и налоговым правоотношениям (п. 3 ст. 2 Гражданского кодекса РФ). Поскольку иной алгоритм действий прямо не предусмотрен ни Налоговым кодексом РФ, ни Законом № 129-ФЗ, применять факсимиле крайне опасно. Проще говоря, инспекторы сочтут «факсимильные» декларации и отчетность несданными и выпишут компании штраф.

Факсимиле можно ставить на документах, составляемых при внешнеэкономических сделках

На некоторых связанных с импортом и экспортом бумагах факсимиле вполне уместно. Речь идет о различных видах коносаментов и железнодорожных накладных международного сообщения. Об этом говорится в письме ФНС России от 21 августа 2009 г. № ШС-22-3/660@.

Если бы не международные договоры, заключенные РФ, то контролеры бы ни за что не разрешили ставить факсимиле. Однако нормы мирового права имеют приоритет над положениями отечественного законодательства. Именно поэтому для компаний, которые занимаются внешнеэкономической деятельностью, имеются некоторые послабления.

Важная деталь

Можно смело ставить факсимиле на документах, если это позволяет международный договор, заключенный РФ.

Инспекции не вправе «подписывать» факсимиле документы, направляемые налогоплательщикам

Что касается самих представителей налогового ведомства, то им применять факсимиле в основной деятельности запрещено. Это требование изложено в письме МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042@. Продублировал данное предписание и Минфин в письме от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13. Проще говоря, вся исходящая документация из инспекции должна быть с живыми подписями либо ЭЦП.

Как ни странно, но контролеры на местах игнорируют столь однозначные рекомендации сверху. Причем делают это практически постоянно. В частности, весьма популярен среди налоговиков факсимильный автограф в уведомлениях об уплате транспортного налога. Оно и неудивительно, ведь обычный человек скорее заплатит указанную в документе сумму, чем станет спорить с ИФНС.

Однако иногда «факсимильная» корреспонденция из налоговой поступает на адреса компаний. Если «автоматически» подписано требование об уплате налога (пеней, штрафов), то его можно успешно оспорить — в вышестоящем налоговом органе. Если УФНС не удовлетворит жалобу, это наверняка сделает суд. Как, например, ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 6 марта 2009 г. по делу № А63-13896/2008-С4-30.

Что делать, если контрагент передал счет-фактуру с факсимиле

Объясняет юрист Дина СВЕРЧКОВА, юрист юридическойкомпании «Налоговик»:

— Позиция налоговиков непоколебима уже с 2005 года: вычет по «факсимильному» счету-фактуре неправомерен. По сути, единственный совет, который можно дать компаниям в такой ситуации: запросите у поставщика счет-фактуру с живыми подписями. При этом сошлитесь на требования инспекторов.

Если же счета-фактуры с факсимильными подписями обнаружены в ходе налоговой проверки, то сделайте еще кое-что. Во-первых, заключите с поставщиком дополнительное соглашение к договору, где пропишите возможность документального оформления операций с применением факсимиле. Во-вторых, попросите у поставщика приказ или иной распорядительный документ, устанавливающий перечень документов, подписываемых с применением факсимиле. Наличие этих бумаг поможет вам отстоять свою позицию в суде в случае, если инспектор вынесет решение о доначислении НДС.

Как отличить факсимиле от оригинальной подписи

1. Живая подпись каждый раз немного разная, а факсимиле всегда одинаковое. Так что если компания получила несколько документов, то автографы на них надо сравнить между собой. Идентичные подписи на всех бумагах (вплоть до того, что размер совпадает на 100%) — признак того, что они поставлены механически.

2. Если в наличии есть образцы с оригинальным автографом, то их надо сравнить с подписями, вызывающими сомнения. В клише, как правило, отсутствуют мелкие детали подписи, а также имеется утолщение по краям.

3. Изучить область вокруг подписи и с обратной стороны листа, на котором стоит автограф. При использовании факсимиле появляется рельеф штрихов от сильного давления.

4. Самый надежный способ — обратиться к специалисту. Высококачественное факсимиле бывает довольно трудно распознать визуально, особенно если нет подручных средств и особых навыков.

Частые вопросы о факсимильных подписях

Имеет ли юридическую силу кадровая документация с факсимиле подписи руководителя компании?

Нет. Одним из реквизитов кадровых бумаг является личная подпись руководителя. При этом факсимильное воспроизведение автографа таковой не считается. Соответственно, бумаги с факсимиле считаются недействительными.

Наша компания открывает расчетный счет. Можно ли в карточке с образцами подписей и оттиска печати ставить факсимиле?

Этого делать нельзя. Данный запрет четко прописан в инструкции Центробанка от 14 сентября 2006 г. № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».

Может ли организация-векселедатель поставить факсимиле вместо живой подписи на векселе?

Нет, не может. Если на векселе отсутствует собственноручная подпись векселедателя, то документ признается недействительным. Это подтверждает информационное письмо Президиума ВАС РФ от 25 июля 1997 г. № 18.

Компания подает заявку для участия в государственном тендере. Можно ли ставить факсимиле в конкурсной документации?

Конкретные требования к документации каждый заказчик устанавливает самостоятельно. Как правило, чиновники запрещают использовать факсимиле при подготовке заявки и приложений к ней.

Главное, о чем важно помнить

1. Применять факсимиле взамен живых подписей можно только по соглашению сторон.

2. Запрещено ставить факсимиле на платежных документах, «первичке» и доверенностях.

3. На основании «факсимильных» счетов-фактур нельзя принять НДС к вычету.

Источник