Можно использовать в письме ли

Мы постоянно пишем письма, и на карантине многие стали писать их в разы больше – уже нельзя дойти до стола коллеги или собраться на обед с партнерами. Какие ошибки часто возникают в деловых письмах, и как их избежать? «Цех» попросил Анастасию Ландер, автора курса «Пишем сами» в InLiberty, разобраться в тонкостях переписки. По промокоду ПИШЕМЦЕХ вы можете записаться на курс со скидкой 10%.

Вика Шибаева / ЦЕХ

Невнятная тема письма

Вы наверняка получали письма с темой “Документы”, “Счет” или “IMG_4703”. Удобно ли в них ориентироваться? Нет. Тема письма должна помогать адресату работать с почтой, а не сбивать с толку. Обязательно укажите в теме важную дату или время, если в самом письме вы говорите об этом. Если вы назначаете встречу, озаглавьте письмо так: “Встреча с Имяреком 10 сентября”. Если присылаете мотивационное письмо работодателю или эйчару, укажите, на какую вакансию претендуете, например: “Вакансия графического дизайнера в “Я и сыновья” – резюме Семена Петрова”. Если же вы отправляете те самые документы, счета или хайрезы картинок, то смело пишите: “Закрывающие документы к договору WY01 от 13 июня 2020 года”, “Счет LC015 от 7 августа” или “Иллюстрации для материала о медитации”. 

Потрудитесь писать слова целиком. Так ли много времени вы экономите на каждом пжлст? 

Фамильярное или слишком выспренное приветствие

Как вы обычно приветствуете адресата – и приветствуете ли? “Привет, Ирин,”? “Многоуважаемая Ирина Сергеевна, позвольте засвидетельствовать вам свое почтение”? Или используете ставшее знаменитым и лингвистически неправильное “Доброго времени суток?” 

Чтобы поздороваться, выбирайте “Здравствуйте” или “Добрый день”, если вы не слишком близко знакомы с адресатами. Постарайтесь выяснить, зовут вашу адресатку Наталья или Наталия – это разные имена. Если Ирина Сергеевна любит обращение по имени и отчеству – отлично, вы все правильно пишете. Но витийства вроде “многоуважаемая” и прочая оставьте для дипломатической переписки. В деловом письме будет достаточно просто “Уважаемый / уважаемая”.

Отсутствие контекста

Вы впервые пишете адресату и сразу переходите к делу: 

“Здравствуйте, Николай,

мне нужна презентация вашего выступления на маркетинговой конференции три года назад. Пришлите, пож-ста.

С приветом,

Михаил”.

С таким подходом шансов получить от Николая заветную презу маловато. Подложите контекст!

“Здравствуйте, Николай,

позвольте напомнить о себе: меня зовут Михаил Марков, мы познакомились на конференции Red Apple три года назад и обедали вместе в перерыве. Я был впечатлен вашим выступлением, и мы обсуждали кейсы, которые вы упоминали в презентации.”

А дальше уже можно вежливо высказывать просьбу.

Шаблонный текст

Вы пишете так называемое “холодное письмо”, предлагая свои услуги потенциальному партнеру, и, чтобы сберечь свое время, вставляете в текст описание деятельности вашей компании, взятое с вебсайта. Получается нечто подобное:

“Мы имеем достаточный опыт работы как с крупными федеральными компаниями, так и с небольшими местными компаниями. Нашими Клиентами являются предприятия различных отраслей из разных уголков нашей страны, а также ближнего и дальнего зарубежья.”

Читателя тянет зевать. Чтобы ваше предложение все же изучили, придется потратить время и сформулировать прелести вашего предложения так, чтобы они были важны именно этому адресату.

Суть вопроса не раскрыта

Вы написали отличный текст о себе и своих услугах, но ответа нет. Посмотрите на свои письма критически – есть ли в них формулировки того, что вы хотите получить? Адресаты должны понимать, почему вы им пишете. Если вы хотите предложить услугу, подать свою кандидатуру на вакансию, получить смету или уточнить детали встречи, обязательно сформулируйте это четким и емким предложением. Дайте адресату понять, что ему нужно сделать по прочтении вашего письма. 

Много букв

Вы пишете отличные, но уж очень длинные письма. А как иначе? Ведь ваш стартап такой уникальный, ваши услуги дешевле рынка, а ваш послужной список затмевает всех звезд индустрии. Что делать? Оставляйте в письме самое главное, а подробности распишите в презентации, которую приложите к письму. Только не забудьте упомянуть, что вы приложили документ с подробной информацией о сути вашего вопроса. 

Сокращения, заискивание, канцелярит

У вас столько дел, что нет времени объяснять. Поэтому в ваших письмах нет заглавных букв, запятых, и полно сокращений наподобие “Спс”, “пжлст”, “кот” вместо “который”. Если письмо писать долго, лучше достаньте телефон. 

В противном случае потрудитесь писать слова целиком. Так ли много времени вы экономите на каждом пжлст? 

Вы очень боитесь доставить неудобство адресату или проявить недостаточное почтение, поэтому сдабриваете письма всякими “подскажите, пожалуйста, выдалась ли возможность ознакомиться с нашей презентацией”. Не надо так – вы ставите себя в слабую, заискивающую, неуверенную позицию. Нет ничего оскорбительного в вопросе: “Скажите, пожалуйста, видели ли вы мое предыдущее письмо и презентацию?”

Вы хотите, чтобы ваши письма звучали весомо и солидно, поэтому пишете только так: “Наши услуги являются уникальными на данном рынке, а я являюсь наилучшим специалистом, имеющим необходимый спектр квалификаций для наиболее оптимального решения данных проблем и вопросов”. Ваш диагноз – канцелярит. Его легко нагромоздить и сложно распутать. Используйте активный залог, дробите длинные предложения, добавляйте понятные подробности, чтобы сообщение приобрело ценность.

“Мы разработали шаблон делового письма, который легко адаптировать для мотивационных и холодных писем любого стиля. Я пишу деловые письма вот уже 20 лет и благодаря опыту работы в международных корпорациях нахожу правильные ответы на самые сложные запросы клиентов и агентств”. 

Неподходящая подпись

В ней только ваше имя и мобильный телефон без кода страны. Или только мейл. Или подписи нет совсем. Или она занимает восемь строк, включает почтовый адрес вашего офиса, ссылки на все аккаунты в соцсетях, вебсайт, логотип и миссию компании, а также пару цитат CEO.

У разных компаний могут быть разные стандарты подписи, и с некоторыми из них ничего нельзя поделать. Но если вы можете составить подпись самостоятельно, посмотрите на нее с точки зрения здравого смысла. В ней обязательно должны быть:

— ваши имя и фамилия;

— ваш мейл;

— должность – если она у вас есть;

— мобильный телефон – если вы готовы его давать;

— если вы инфлюэнсер – дайте ссылку на ключевую соцсеть;

— если ваш вебсайт – основная платформа бизнеса, укажите его.

Все остальное лучше опустить.

Неудобные ссылки, тяжелые приложения

Вы любите вставить длинную ссылку в тело письма так, что она занимает три строки? Прикладываете к письмам PDF весом больше 5 мегабайт? Любите вставить хайрезы фотографий прямо в тело письма? Не надо так делать, пожалуйста. Ссылки сокращайте специальными сервисами, большие файлы и фотографии заливайте в облако и давайте адресатам ссылку с нужными вам уровнями доступа.

Проблемы с ответом

Вы написали идеальное письмо, и – о, чудо! – вам ответили. И вы уже неделю не можете собраться с духом и продолжить переписку – нужно подготовить много данных, подумать о содержании письма, или вас затянула текучка. Что делать? Держите под рукой шаблон быстрого ответа на любое письмо. Он может быть, например, таким (выберите нужные элементы):

“Дорогой / дорогая Имярек,

благодарю вас за ответ. Я обязательно напишу вам подробное письмо / позвоню вам, чтобы обсудить детали завтра / через два рабочих дня / в течение недели.

С уважением,

Я и сыновья.”

Это даст вам поле для маневра. Непременно сдержите слово и ответьте или перезвоните собеседнику в обещанный срок. Иначе никакая переписка не спасет вашу репутацию. 

Толь­ко по­лез­ные по­сты и сто­рис — в на­шем In­sta­gram

«Цех» — медиа о непрерывном образовании взрослых людей. Мы целиком захвачены идеей постоянного развития личности — профессионального, интеллектуального, эмоционального и даже духовного. Мы исследуем, как, чему и где лучше всего учиться и, главное, зачем. Если вам понравился этот материал, подпишитесь, пожалуйста, на нашу почтовую рассылку.

Неслучайный анекдот

«Если бы я был хозяином кафе, я в меню написал бы: «вкуснОе кофе экспрессо – 50 рублей» и «вкуснЫй кофе эспрессо – 100 рублей». И смотрел бы, как эти грамотеи предают свои идеалы…»

Если самые популярные ошибки в устной речи порой просто «режут слух», то самые популярные ошибки в письменной речи могут иметь гораздо более серьёзные последствия. Письменный деловой этикет требует безупречной лексики, орфографии и грамматики. К сожалению, при ведении деловой перепискидовольно часто приходится сталкиваться с откровенной неграмотностью или стилистической глухотой.  Вот самые популярные ошибки, недопустимые в деловой переписке:

1. «Доброго времени суток!»

Эта фраза входит в число главных раздражителей для носителей грамотного русского языка. Конечно, есть люди, которые относятся к такому приветствию вполне нейтрально, но не стоит рисковать: никогда нельзя быть уверенным в том, что не наткнешься на ярого ненавистника такой «формулы», который, увидев ее в вашем письме, удалит навсегда ваши контакты.

Как правильно: «Добрый день», «Добрый вечер». 

2. «касаемо»

Хуже вышеописанного приветствия для многих может быть только употребление предлога «касаемо». Несмотря на то, что предлог «касаемо» входит в состав русского литературного языка, это слово отмечено в словарях как народно-разговорное. Филологи не рекомендуют его употреблять в официальной, деловой речи.

Как правильно: во всех случаях разговорное «касаемо» можно заменить стилистически нейтральным «касательно» или оборотом «что касается».

3. «Дорогой, Иван Иванович!»

Удивительно, но запятая в этом, казалось бы, неподходящем месте встречается довольно часто. Все объясняется просто: пишущий думает, что обращение – это Иван Иванович. А ведь все еще со школы помнят: обращение надо выделять запятыми! Логика неверная.

Как правильно: обращение в данном случае – это все сочетание целиком, то есть «Дорогой Иван Иванович». Так что внутри никаких знаков нет.

4. Местоимение «вы», написанное не с той буквы

Люди, которые допускают эту ошибку, делятся на две категории. Первые в порыве гипертрофированной вежливости везде и всем пишут «Вы», даже если речь идет о группе людей, а не об одном человеке. Вторые, напротив, не утруждают себя прописной буквой и все пишут со строчной (маленькой). И то и другое – ошибки. И то и другое раздражает. Так же, как «возвышение» местоимения «ты» – никакой большой буквы оно не требует ни при каких обстоятельствах. Исключение составляют лишь религиозные тексты.

Как правильно. Чтобы избежать ошибок, просто запомните: если пишете одному человеку, то обращайтесь к нему на «Вы», если же речь идет о нескольких людях, то им надо писать «вы». 

5. «Согласно плана и устава»

Ничего не надо придумывать, просто загляните в словарь «Управление в русском языке» (под редакцией Розенталя). Там ясно сказано, что правильный вариант управления — именно «согласно (чему?) планУ». Предлог «согласно» управляет дательным падежом.

Как правильно: «согласно плану, уставу, рассказу»

6. «ДоговорА»

Борцы за чистоту языка больше всего боятся, что когда-нибудь в словарь попадет этот вариант множественного числа существительного «договор». Пока можно спать спокойно – ни один словарь так говорить и писать не разрешает. Правильно только «договоры». А в Большом орфоэпическом словаре даже есть строгое примечание в скобках: «Не договорА!»

Как правильно: «договоры, редакторы, секторы»

7. «2-х сотрудников»

Вы спросите, где же тут ошибка? Все просто: она в числительном, точнее, в том, что за ним следует. В этом случае так называемое наращение (-х) использовать не надо. Точно так же, как не нужно его использовать и еще в нескольких случаях: при записи календарных чисел (не надо писать «22-го марта»); в компании с римскими цифрами (никаких Людовиков XIV-ых, пожалуйста); при номерах страниц или томов, если родовое слово стоит ПЕРЕД числительным («на странице 196-ой» – так писать нельзя); 50-тилетие. Поздравлять коллег с 50-тилетием, 50 летием или 50-ти летием ни в коем случае ненужно. Если коллеги грамотные, нарветесь на неприятности. Правильный вариант написания такого сочетания — 50-летие. И никак иначе.

Как правильно: «2 сотрудников, 22 марта, Иван IV, на странице 196, 50-летие»

8. «впоследствиЕ» и «вследствиИ»

Эти слова, нужные в деловой переписке, на самом деле пишутся наоборот: наречие «впоследствии» и предлог «вследствие». Но их часто путают. Попробуйте запомнить так: чем длиннее слово, тем больше в конце букв «и» (впоследствии). И чем короче слово, тем «и» меньше (вследствие).

Как правильно: «вследствие, впоследствии»

9. «счет-фактуры»

Вы скажете, что тут все в порядке? Не совсем. Счет-фактура – составное существительное, и склоняться должны обе его части.

Как правильно: «Есть счет-фактура, нет счетА-фактуры, подумать о счетЕ-фактуре» – и так далее. Не ленитесь изменять обе части!

10. «С уважением, Иванов.»

Точка после подписи. Запомните, что в деловом письме точка после подписи не ставится! Все дело в том, что подпись выступает в функции так называемого реквизита (обязательного элемента), а он законченного предложения собой не представляет.

Как правильно: «С уважением, Ваши 5 Лучших Советов»

11. «Достаточно много»

Вместо «довольно» нельзя употреблять наречие «достаточно»!

Как правильно: «Довольно много хороших слов» или «Достаточно хороших слов»

12. имеет место быть

Употребление слова «быть» здесь абсолютно излишне.

Как правильно: «Имеет место».

13. вообщем

В русском языке нет слова «вообщем».  Есть слова «вообще» и «в общем».

Значения слова «вообще»: совсем, абсолютно, при любых условиях, обычно, в целом, всегда, постоянно, во всём, то же, что «вообще говоря» (вводное слово, выделяется знаками препинания, обычно запятыми).

Значения выражения «в общем»: не касаясь частностей, подробностей, вообще. Вводное слово, которое употребляется для обобщения предшествующих высказываний.

Как правильно: «Вообще это верно, но бывают исключения», «В общем, мы призываем вас к грамотности!»

Пишите грамотно, чтобы самые популярные ошибки случайно не поставили точку в Вашей карьере!

Читать и комментировать на сайте

Читайте другие материалы с тэгом #СилаСлова — https://big5.ru/tag/sila-slova/