Кофе офис можно ли принять на расход

• Главная
• Консультация эксперта
• Налоговые изменения
• НДФЛ

278617 октября 2019

Как учесть при налогообложении расходы на бесплатное питание сотрудников по инициативе организации? Как удержать НДФЛ со стоимости бесплатного питания сотрудников по инициативе организации? Ответ читайте в статье.

Вопрос: На предприятие купили кофе для кофемашины за наличный расчет с ндс, есть накладная и счет-фактура как провести в бух. учете? Как учитывать приобретение воды питьевой для сотрудников?

Ответ: По вопросу отражения расходов в бухучете. Кофе и воду отразите в составе материалов. Такие операции можно отразить проводками:

Дебет 10 Кредит 71 (60) — отражена стоимость приобретенного кофе и воды;

Дебет 19 Кредит 71 (60) — отражен входной НДС;

Дебет 23 (25, 26, 44, 91-2…) Кредит 10 — списана стоимость воды и кофе;

Дебет 68 Кредит 19 — принят к вычету НДС со стоимости воды;

Дебет 91 Кредит 19 — списан за счет собственных средств входной НДС со стоимости кофе.

Подробнее об этом в рекомендациях Системы Главбух:

https://www.1gl.ru/#/document/11/13262/, https://www.1gl.ru/#/document/11/15517/tit8/

По вопросу отражения операций в налоговом учете. Затраты на приобретение питьевой воды для сотрудников можно учесть в составе расходов на обеспечение нормальных условий труда (п. 1 ст. 252, подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 16 ноября 2015 г. № 03-03-06/1/65965). При наличии счета-фактуры входной НДС со стоимости воды можно принять к вычету.

Но расходы на приобретение кофе для сотрудников при расчете налога на прибыль более безопасным будет не учитывать. В письме Минфина России от 11.06.2015 № 03-07-11/33827 даны разъяснения, что расходы на приобретение для сотрудников организации продуктов питания (в том числе чая, кофе, сахара и т.д.) не могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль организаций.

Если организация приобретает кофе и воду для совместного потребления сотрудниками, без персонификации, НДС с его стоимости начислять не нужно. Раз приобретенное имущество не используется в облагаемых НДС операциях, то у организации нет оснований предъявлять входной НДС по этому имуществу к вычету. В этом случае начислять НДФЛ и страховые взносы со стоимости кофе так же не придется.

Если организация готова к спору с проверяющими, при расчете налога на прибыль расходы на кофе можно учесть как расходы на бесплатное питание, в составе расходов на оплату труда. Но для этого условие о предоставлении кофе должно быть предусмотрено трудовыми (коллективным) договорами и должна быть возможность определить сумму дохода, полученного каждым сотрудником. В этом случае со стоимости переданного сотрудникам кофе нужно начислить НДС, а входной налог можно будет принимать к вычету.

Обоснование в материалах Системы Главбух: https://www.1gl.ru/#/document/11/15517/tit3/, https://www.1gl.ru/#/document/11/15517/tit4/, https://www.1gl.ru/#/document/11/19197/, https://vip.1gl.ru/#/document/189/289542/, https://www.1gl.ru/#/document/99/420287287/

Еще читайте: производственный календарь на 2020 год при пятидневной рабочей неделе

Обоснование

Как учесть при налогообложении расходы на бесплатное питание сотрудников по инициативе организации

Как удержать НДФЛ со стоимости бесплатного питания сотрудников по инициативе организации

Стоимость питания, которое предоставлено сотрудникам бесплатно, признается их доходом в натуральной форме. Такой вывод следует из подпункта 1 пункта 2 статьи 211 НК.

Когда персональный учет расходов на питание ведете с помощью талонов или иным способом, то с суммы такого дохода удержите НДФЛ. Налог удерживайте, даже если бесплатное питание предоставляете в силу производственной необходимости, например, в соответствии с требованиями биологической безопасности. Об этом сказано в письме Минфина от 04.12.2012 № 03-04-06/6-340.

База для начисления НДФЛ — стоимость предоставленного питания, которую определяют по правилам статьи 105.3 НК, с учетом НДС. НДФЛ удержите за счет любых денежных выплат в пользу сотрудника (п. 1 ст. 211, п. 4 ст. 226 НК).

Исключение составляет стоимость питания для сотрудников, которых привлекаете для сезонных полевых работ, — НДФЛ не удерживайте (п. 44 ст. 217 НК).

Если персонифицированный учет вести невозможно (например, если организация приобретает питьевую воду, чай или кофе для сотрудников и возможность учета индивидуального потребления отсутствует), оценить экономическую выгоду каждого сотрудника нельзя. Следовательно, облагаемый НДФЛ доход не возникает (письма Минфина от 21.03.2016 № 03-04-05/15542, от 30.01.2013 № 03-04-06/6-29).

Как начислить страховые взносы на стоимость бесплатного питания сотрудников по инициативе организации

Если при предоставлении бесплатного питания можно определить сумму дохода, полученную каждым сотрудником, то со стоимости бесплатного питания нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Это следует из пункта 1 статьи 420 НК, пункта 1 статьи 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Базой для начисления страховых взносов будет являться стоимость предоставленного питания, рассчитанная исходя из рыночных цен с учетом НДС (п. 7 ст. 421 НК, п. 3 ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, письмо Минфина от 20.03.2019 № 03-15-06/18344).

Если организация выплачивает сотрудникам денежные компенсации на питание, то на данные суммы также начислите взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Сделайте это, даже когда обязанность организации-работодателя компенсировать стоимость питания сотрудника не указана в трудовом (коллективном) договоре. Такой вывод следует из пункта 1 статьи 420, статьи 422 НК, пункта 1 статьи 20.1 и статьи 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Аналогичные разъяснения в письме Минфина от 10.05.2018 № 03-04-07/31223, которое ФНС письмом от 16.05.2018 № БС-4-11/9257 разослала для сведения и разместила на сайте как обязательное разъяснение.

Начислите страховые взносы и когда вы перечисляете деньги на питание сотрудников на смарт-карты. Сотрудники оплачивают картами питание в сторонней организации. Такую выплату нельзя считать компенсацией, которая предусмотрена статьей 422 НК. Поэтому подобная выплата не относится к необлагаемым (письмо Минфина от 23.10.2017 № 03-15-06/69405).1Как учесть при налогообложении расходы на бесплатное питание сотрудников по инициативе организации

Подробнее об этом см.:

На какие выплаты нужно начислить взносы на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование;

На какие выплаты нужно начислить взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Если при предоставлении бесплатного питания невозможно определить сумму дохода, полученного каждым сотрудником (шведский стол, проведение корпоративных мероприятий), то со стоимости бесплатного питания начислять страховые взносы не нужно. Страховыми взносами облагаются выплаты и иные вознаграждения гражданам по трудовым (гражданско-правовым) договорам, то есть адресные выплаты конкретным сотрудникам. Это следует из положений пункта 1 статьи 420 НК, пункта 1 статьи 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Правильность данного подхода подтверждена пунктом 4 письма Минтруда от 24.05.2013 № 14-1-1061 и арбитражной практикой (см. определение ВАС от 09.09.2013 № 11907/13, постановление ФАС Поволжского округа от 29.04.2013 № А12-19716/2012). Хотя эти разъяснения и судебная практика основаны на положениях утратившего силу Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, они по-прежнему актуальны.

Как при расчете налога на прибыль учитывать расходы на бесплатное питание для сотрудников по инициативе организации

При расчете налога на прибыль стоимость бесплатного питания включается в состав расходов на оплату труда. Но для этого должны быть выполнены два условия:

затраты на бесплатное питание сотрудников предусмотрены трудовыми (коллективным) договорами. См. Фрагмент коллективного договора, предусматривающего бесплатное питание;

организация может определить сумму дохода (в виде бесплатного питания), полученного каждым сотрудником.

Если эти условия не выполняются, налогооблагаемую прибыль стоимость бесплатного питания не уменьшает. Такой порядок следует из положений пункта 25 статьи 255, пункта 25 статьи 270 НК (письма Минфина от 23.07.2018 № 03-03-07/51494, от 11.02.2014 № 03-04-05/5487).

Нужно ли начислить НДС на стоимость бесплатного питания, которое предоставляют сотрудникам по инициативе работодателя

НДС со стоимости бесплатного питания в натуральной форме начисляйте, если еду предоставляете сотрудникам персонифицированно. Такая операция признается безвозмездной передачей товаров и облагается НДС. Налоговой базой при этом является рыночная стоимость обеда без НДС. Входной налог, который предъявили продавцы соответствующих товаров, принимайте к вычету по общим правилам. Такие выводы следуют из подпункта 1 пункта 1 статьи 146, пункта 2 статьи 154, статьи 171 НК (письма Минфина от 08.04.2019 № 03-07-11/24632, от 11.02.2014 № 03-04-05/5487, ФНС от 04.03.2019 № СД-4-3/3817, п. 12 постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33).

Когда организация приобретает чай, кофе, печенье и другое питание для совместного потребления сотрудниками и посетителями без персонификации, НДС со стоимости такого питания начислять не нужно. Раз приобретенное имущество не используете в облагаемых НДС операциях, то у организации нет оснований предъявлять входной НДС по этому имуществу к вычету. Такие выводы приведены в письмах Минфина от 11.06.2015 № 03-07-11/33827 и от 13.12.2012 № 03-07-07/133. Подробнее об этом — в рекомендации>>>.

Начислять НДС не нужно, если организация по условиям трудовых договоров платит сотрудникам денежные компенсации на питание или перечисляет их на специальные смарт-карты. НДС облагают реализацию — передачу права собственности на товары, работы и услуги, в том числе и безвозмездно (подп. 1 п. 1 ст. 146, п. 1 ст. 39 НК, письма Минфина от 23.10.2017 № 03-15-06/69405 и от 02.09.2010 № 03-07-11/376).

Как отразить в бухучете и при налогообложении кулер и воду для него

Как отразить в бухучете питьевую воду для кулера

Бутилированную питьевую воду, которая необходима для работы кулера, примите к учету по стоимости ее приобретения (без учета налогов) и отразите по дебету счета 10 «Материалы» субсчет 10-1 «Сырье и материалы».

Передачу воды в подразделение оформите требованием-накладной по форме М-11 (или актом на списание питьевой воды по самостоятельно разработанной форме). На основании этого документа спишите стоимость воды на затраты:

Дебет 23 (25, 26, 44, 91-2…) Кредит 10 субсчет «Сырье и материалы»

— списана фактическая себестоимость воды.

Бутыли, в которых поставляется питьевая вода, являются многооборотной (возвратной) тарой. Подробно об учете тары см. Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение материалов (товаров) в таре.

Порядок отражения расходов на приобретение кулера и воды при расчете налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО: налог на прибыль

Как учесть расходы на кулер и питьевую воду при расчете налога на прибыль

Расходы на кулер и питьевую воду учтите при расчете налога на прибыль.

Трудовое законодательство обязывает организации создавать нормальные условия труда для работников (ст. 22, 163, 223, 224 ТК РФ). К таким мероприятиям относится приобретение и монтаж установок для обеспечения сотрудников питьевой водой, например, кулеров и самой питьевой воды (ст. 226 ТК РФ, п. 18 приказа Минздравсоцразвития РФ от 1 марта 2012 г. № 181н). Поэтому при наличии документов, подтверждающих затраты на приобретение кулера и питьевой воды, организация может учесть такие затраты в составе расходов на обеспечение нормальных условий труда (п. 1 ст. 252, подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 16 ноября 2015 г. № 03-03-06/1/65965).

Если первоначальная стоимость кулера превышает 100 000 руб., то для целей налогового учета учтите его в составе амортизируемого имущества (п. 1 ст. 256 НК РФ).

ОСНО: НДС

Входной НДС, уплаченный при покупке кулера и воды для него, примите к вычету (ст. 171 НК РФ).

Шесть способов тратить деньги на сотрудников с выгодой для компании

В офисе есть бесплатная вода, чай, кофе и печеньки

Придерутся ли налоговики, если их не угостить

Директор попался гаишникам и получил штраф

Что с налогом на прибыль, если компенсировать сотруднику расходы

Сотрудники на тренинге не учатся, а отдыхают

Налоговики это сразу раскроют. А что если обучение настоящее

Работники занимаются спортом за счет компании

Случай, когда к этим затратам не будет претензий

Работникам дают премию к праздникам

Есть шанс отстоять такие расходы

Приезжие сотрудники живут в съемной квартире

Что скажут на это проверяющие

Теперь можете смело списывать расходы на питьевую воду, которую покупаете в офис для сотрудников. Недавно Минфин сообщил, что такие расходы обоснованны (письмо от 17 июля 2017 г. № 03-03-06/1/45286). Но у компаний бывают и другие затраты на работников: чай и кофе, праздничные премии, тренинги и т. д. В этой статье — шесть частых расходов, с которыми сталкиваются коллеги. Узнайте, что об этих затратах сейчас думают в Минфине и как их учесть.

В офисе есть бесплатная вода, чай, кофе и печеньки

Компания приобрела кулеры, чтобы обеспечить сотрудников питьевой водой. А еще в офисе всегда есть бесплатные чай, кофе и сладости, которыми работники в любой момент могут угоститься. Можно ли списать такие расходы в налоговом учете? Минфин разрешает учесть только стоимость воды (письмо от 17 июля 2017 г. № 03-03-06/1/45286). Это расходы на нормальные условия труда, которые компания обязана обеспечить сотрудникам (ст. 163 ТК РФ, п. 18 приказа Минздравсоцразвития России от 1 марта 2012 г. № 181н). А вот с чаем, кофе и продуктами ситуация обратная — Минфин против таких расходов, это не затраты на нормальные условия труда (письмо от 11 июня 2015 г. № 03-07-11/33827).

Совет редакции. Чтобы подтвердить расходы на воду, достаточно сохранить первичку от поставщика и платежки. Есть шанс учесть и стоимость чая-кофе как расходы на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). Определите, сколько примерно расходов приходится на каждого сотрудника. Условие об этой сумме запишите в трудовых или коллективном договорах — это будет компенсация на питание. Минфин разрешает списывать такие затраты (письмо от 9 января 2017 г. № 03-03-06/1/80065).

Письмо Минфина России от 11.06.2015 № 03-07-11/33827

Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость признаются операции по реализации товаров (работ, услуг), а также передача имущественных прав.

В соответствии с пунктом 1 статьи 39 Кодекса реализацией товаров, работ, услуг признается, соответственно, передача на возмездной основе права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, а в случаях, предусмотренных Кодексом, передача права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, оказание услуг одним лицом другому лицу — на безвозмездной основе.

В связи с этим при предоставлении сотрудникам организации, персонификация которых не осуществляется, указанных продуктов питания объекта налогообложения налогом на добавленную стоимость и права на вычет налога, предъявленного по данным товарам, не возникает.

Что касается налога на прибыль организаций, то согласно пункту 1 статьи 252 Кодекса расходами в целях налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 264 Кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством Российской Федерации, расходы на гражданскую оборону в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также расходы на лечение профессиональных заболеваний работников, занятых на работах с вредными или тяжелыми условиями труда, расходы, связанные с содержанием помещений и инвентаря здравпунктов, находящихся непосредственно на территории организации. При этом пунктом 29 статьи 270 Кодекса установлено, что при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату путевок на лечение или отдых, экскурсий или путешествий, занятий в спортивных секциях, кружках или клубах, посещений культурно-зрелищных или физкультурных (спортивных) мероприятий, подписки, не относящейся к подписке на нормативно-техническую и иную используемую в производственных целях литературу, и на оплату товаров для личного потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников.

Учитывая изложенное, расходы на приобретение для сотрудников организации продуктов питания (в том числе чая, кофе, сахара и т.д.) не могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль организаций.

Отвечает Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

«Не храните в личном деле копии личных документов сотрудника, которые не связаны с его работой, хранение которых обосновать нельзя. Так, нельзя хранить в личном деле копии документов, которые содержат персональные данные сотрудника: паспорта, карточки СНИЛС, военного билета и т. д. Эти документы кадровый работник проверяет, вносит данные в личную карточку и возвращает сотруднику. Роскомнадзор назначит штраф, если работодатель оставил в личных делах копии документов, которые нельзя хранить. Подробнее об этом в рекомендации».

Из рекомендации Как оформить личное дело сотрудника

Статьи по теме в электронном журнале

Источник